Com afecta la llei antifrau al programari ERP de la teva empresa

La Llei Antifrau: què és i com t'afecta

El text de la Llei Antifrau 11/2021 introdueix novetats i té, com a principal objectiu, impedir el frau fiscal. En aquest sentit, s'inclouen obligacions per a particulars i empreses, així com penalitzacions. Hi ha, doncs, una afectació de la Llei Antifrau al programari ERP.

Aquesta legislació és la transposició d'una directiva europea (2016/1164) que unifica les mesures de lluita contra el frau. En aquest sentit, es busca evitar que les noves tecnologies es converteixin en una porta per falsejar la comptabilitat de les companyies. Per tant, és molt important que puguis saber si el teu ERP és compatible amb les noves exigències. No en va, les sancions per incompliment de la legislació arriben als 50.000 euros en casos extrems.

En conseqüència, si tens una empresa i treballes amb un ERP, aquesta llei t'afectarà. I ni que dir té que, en el cas de les PIMES, això comporta una major complexitat. Això sí, encara està pendent un desenvolupament reglamentari. Aquí detallem de quina manera afecta la Llei Antifrau al programari ERP.

Com afecta la Llei Antifrau al programari ERP de la teva companyia

El software ERP ha de complir una sèrie de condicions perquè no es vegi afectat negativament per la llei. Ara bé, cal assenyalar que la plena obligatorietat s'implementarà a partir de l'1 de gener de 2024. De totes maneres, avui ja és convenient seguir aquestes normes. Les més importants són les següents:

Sistema verificat i que no es pugui manipular

La primera condició que ha de complir el teu programari ERP és que estigui certificat i que no es pugui manipular. Cal pensar que un dels objectius de la lluita antifrau se centra contra els programes que poden ocultar o modificar assentaments comptables o factures amb la finalitat de defraudar.

Aquesta condició bàsica només s'aconsegueix si es compta amb uns protocols definits en el programari. Cal assenyalar que, antigament, els programes de comptabilitat o facturació no comptaven amb la verificació. No obstant això, avui és possible enviar informació tributària i pagar impostos mitjançant el SII (Subministrament Immediat d'Informació). En el cas que se segueixi aquesta pauta, no hauria d'haver-hi problema.

En conseqüència, i com a element general, convindrà assegurar-se que el teu ERP compleix amb aquesta condició. Si hi ha alguna bretxa de seguretat que permeti que es pugui manipular, t'exposaràs a sancions.

Accessibilitat controlada

La accessibilitat és una altra de les condicions bàsiques. I això té sentit si recordem que l'Agència Tributària ha de fer comprovacions. No es tracta que a aquesta informació pugui accedir qualsevol de qualsevol manera, però sí que sigui prou transparent com per comparar.

Un exemple seria el següent: un empleat pot accedir a l'ERP prèvia introducció de la contrasenya. Aquí tindríem una accessibilitat controlada, però no per això hi hauria opacitat en la informació. No en va, en cas que hi hagués un requeriment de l'Administració, el programari funcionaria igual i es podria accedir a les dades.
Això és summament important perquè, si es compleix amb el criteri d'accessibilitat, es podran aconseguir les certificacions. Per tant, no s'ha de menysprear.

Garantia de pervivència dels registres

La pervivència dels registres d'operacions és una altra de les condicions que exigeix aquesta nova legislació. Això té sentit, si recordem que la documentació de factures s'ha de guardar durant un període de 5 a 10 anys, segons el cas. Per tant, és necessari que es garanteixi que aquests registres es conserven.

Aquest concepte està relacionat amb les idees d'integritat i inalterabilitat. D'una banda, perquè, per disposar de la informació completa, es requereix que la informació de balanços i facturació estigui íntegra. La segona idea, relacionada amb altres, és que aquesta informació s'ha de mantenir tal com es va registrar en el seu moment.

L'altra cara de la moneda, encara que està relacionada, és el compliment de la Llei de Protecció de Dades. De la mateixa manera que cal mantenir la documentació durant uns anys, quan aquest temps passi, cal eliminar-la.

Controlar la traçabilitat del programari

La traçabilitat del programari és una altra de les condicions de l'ERP amb la nova normativa. No es tracta només de tenir una bona seguretat, sinó, també, el fet que es puguin controlar tots els moviments. I no només el que fa referència a la facturació, de manera que és un tema irrenunciable.

La idea de traçabilitat va molt més enllà de la lluita contra el frau. També es tracta de poder comprovar on són les fallides de seguretat per prendre decisions si és necessari. En conseqüència, aquest és un punt fonamental.

Certificació

Una de les condicions per utilitzar un ERP és que aquest estigui certificat per l'Administració, concretament per treballar amb l'Agència Tributària. L'avantatge que aporta SAP és que és un proveïdor de programari contrastat i que ofereix aquesta certificació.

En conseqüència, SAP Business One és un producte que compleix amb la nova normativa. Això, evidentment, proporciona tranquil·litat i seguretat. A més, la certificació garanteix, també, un suport per part del proveïdor en cas d'incidència.

Llegibilitat única

La llegibilitat única és imprescindible per a la nova legislació. No en va, i això ja consta en els Plans Generals de Comptabilitat, aquesta ha de representar correctament l'estat patrimonial de l'empresa. Per tant, qualsevol ERP haurà d'estar adaptat a aquesta circumstància.

Cal pensar que la llegibilitat ha d'estar estandarditzada. Per què? Perquè, d'aquesta manera, l'Administració Pública podrà fer les seves comprovacions quan així ho requereixi.

Conclusió

L'afectació de la Llei Antifrau al programari ERP és múltiple. I això t'obligarà a triar una solució que compleixi amb la normativa. A SEIDOR One t'oferim SAP Business One, un ERP d'última generació amb diferents mòduls configurables i actualitzats. Contacta'ns per contractar-lo!