Com evitar trencaments d'estoc amb un ERP

Hi ha molts riscos derivats d'un mal control d'inventaris, la ruptura d'estoc és un d'ells. En els següents apartats et donem les respostes a aquestes i altres qüestions.

Què és una ruptura d'estoc i per què es produeix?

Comencem analitzant què és exactament una ruptura d'estoc. Utilitzem aquesta expressió quan una empresa no és capaç de satisfer les demandes dels seus clients per a un o diversos productes determinats. Dit d'una altra manera, encara que el consumidor desitja adquirir el producte, les existències estan esgotades.

Es tracta d'un error important de la cadena de subministrament, que repercuteix en la rendibilitat del negoci i en la imatge de la marca. El més cridaner de les ruptures d'estoc és que solen produir-se per una alta demanda d'algun bé comercialitzat. En conseqüència, i malgrat que el consumidor està decidit a comprar el producte, l'empresa no aconsegueix monetitzar aquest interès perquè no compta amb estoc.

I quines són les causes per les quals es produeix una ruptura d'estoc? Quan un producte deixa d'estar disponible, el més habitual és que la responsabilitat sigui de la pròpia empresa i la gestió que aplica a la seva cadena de subministrament. Ara bé, en ocasions també es trenca l'estoc per factors externs que no són controlables. En qualsevol cas, aquí et deixem alguns motius freqüents:

• Comandes no efectuades a temps. Quan la cadena de subministrament es controla de manera rudimentària o fins i tot manual, les comandes als proveïdors es veuen afectades. Si no es fan a temps, es corre el risc d'haver d'aturar la producció parcialment o totalment. La ruptura d'estoc, per aquesta raó, és responsabilitat de l'empresa.
• Fluctuacions de la demanda. Els consumidors canvien d'opinió ràpidament i el mercat és molt volàtil. És possible que una empresa que treballa basant-se en una demanda estable d'un producte es vegi desbordada quan el pic de comandes es dispara. Evidentment, aquesta és una causa externa, que la companyia no pot controlar. Però, com veurem més endavant, hi ha eines per predir aquests canvis.
• Inventari de subministraments inexacte. Les dades inexactes de l'inventari potser arribin a aturar la producció completament. Per què? Tenir una previsió poc fiable d'un subministrament provoca que les comandes no es facin a temps i que components fonamentals del producte no estiguin disponibles. Aquesta és una causa que té a veure directament amb la gestió que fa l'empresa de la seva cadena de subministraments.
• Retards en l'enviament de matèries primeres. La recepció de les mercaderies de vegades es demora. Encara que és un problema difícil d'evitar, els seus efectes es pal·lien si es disposa d'estoc de seguretat.

Les ruptures d'estoc no són una cosa nova. Però, hi ha alguna manera d'afrontar-les o evitar-les?

Previsió de demanda, la clau per evitar ruptures d'estoc

La previsió de demanda és una tècnica que permet a les empreses saber amb antelació si necessitaran reduir o augmentar la producció. S'aconsegueix gràcies a les dades històriques i altra informació crítica de la companyia.

Aquestes tasques són possibles de realitzar amb un ERP. En aquest cas, l'aplicatiu de gestió abasta moltes altres àrees del negoci, a més de generar informes sobre la demanda futura. Disposar d'aquesta previsió evita les ruptures d'estoc, però també porta a prendre millors decisions sobre compres i optimització d'inventari.

Altres conceptes relacionats amb les ruptures d'estoc

A més de la previsió de demanda, hi ha altres conceptes relacionats amb la ruptura d'estoc que has de conèixer. Heus aquí els més bàsics:

• Estoc màxim. És una expressió que s'empra per referir-se al límit de quantitat que es produirà. La disponibilitat d'un producte mai estarà per sobre d'aquest màxim. És bo recordar que superar l'estoc màxim es tradueix en despeses innecessàries relacionades amb l'emmagatzematge.
• Estoc mínim. És el contrari de l'estoc màxim. L'estoc mínim és la quantitat de producte que ha d'haver-hi sempre al magatzem. La xifra és l'idònia perquè l'empresa atengui amb èxit les peticions dels clients. La línia de producció ha de funcionar de tal manera que sempre es compleixi el mínim de disponibilitat del producte.
• Estoc de seguretat. Interessant concepte per evitar ruptures d'estoc. Fa referència a una quantitat extra de producte que hi haurà al magatzem per fer front a imprevistos o a un augment sobtat de la demanda.
• Punt d'aprovisionament. Defineix el moment en què s'ha de proveir d'existències novament el magatzem.

Evitar ruptures d'estoc és possible definint amb encert aquestes variables. Sens dubte, és una tasca complicada que es simplifica gràcies a solucions digitals amb els ERP.

SAP Business One i SEIDOR, evitant les ruptures d'estoc amb un ERP

Un ERP és un sistema de gestió de processos integral que unifica totes les tasques d'una empresa en un sol lloc. Així mateix, proporciona informació útil que millora la presa de decisions i, com dèiem a l'inici d'aquest article, permet planificar els inventaris de forma senzilla i evitar les ruptures d'estoc.

Amb SAP Business One obtens control absolut de la producció en el teu negoci. Gràcies a la implementació d'analítica basada en el Big Data, disposes d'una previsió de la demanda fiable per determinar quin ha de ser l'estoc mínim i màxim. Fins i tot podràs gestionar les comandes realitzades als proveïdors!

A SEIDOR t'ajudem a implementar SAP Business One en la teva PYME. Evita les ruptures d'estoc amb l'ERP líder a tot el món. Milers i milers d'empreses l'han escollit com la seva plataforma de gestió de processos. Ara és el moment de la teva empresa.