Què ens espera la facturació electrònica a Espanya?

Aquesta nova legislació comporta canvis que afecten el procés de facturació de les empreses i els autònoms. Principalment establirà l'obligació de realitzar facturació electrònica entre totes les empreses.

Després de la lectura de l'Article 12, es plantegen diversos dubtes sobre les obligacions que haurem de complir amb la nova regulació de la facturació, i sobretot com posar-la en marxa.

Per aclarir els dubtes plantejats, hem d'esperar a la publicació completa d'aquesta Llei prevista per a finals del Q1/2023. En aquell moment, es proporcionarà el detall tècnic a seguir. Un altre termini rellevant és l'inici de l'obligatorietat de la facturació electrònica a Espanya, que serà per a finals Q1/2024, únicament per a aquelles empreses que facturin més de 8 milions. El 2025 l'obligatorietat serà per a la resta de companyies.

Motiu del canvi

La motivació i intencions per desenvolupar aquesta nova Llei, per part del Ministeri d'Hisenda, són la cerca de l'eficiència i transparència. És de tots conegut que digitalitzar el procés de facturació millora l'eficiència, aportant valor afegit a tots els sectors de l'economia. En segon lloc, busca una major transparència per al compliment de la Llei de morositat, l'objecte de la qual és combatre la morositat i prevenir abusos en la fixació dels terminis de pagament. Encara que aquesta Llei està vigent des de fa més de 10 anys, no és de compliment generalitzat i per tant es busquen mesures per facilitar la seva aplicació.

Per tant, la implantació del nou reglament permetrà automatitzar l'intercanvi electrònic de factures entre empreses, donar visibilitat als terminis de pagament, disposar de traçabilitat i transparència per validar el compliment de la normativa actual de morositat.

Punts que ja podem tenir en compte

A Espanya ja es disposa d'un procés de facturació electrònica amb l'Administració Pública. Aquest procés es basa en el format de factura FacturaE 3.2.x i el lliurament de factures telemàtiques en un punt general d'entrada anomenat FACE.

Podríem pensar que el nou procés de facturació per al sector privat fos un procés igual o similar, tanmateix, ja ens han avançat que no se seguirà aquest model.

D'altra banda, actualment, la factura en format "pdf" és acceptada com a factura original, i per tant, sent un document "digital", aquest es podria arribar a considerar com a factura electrònica, però, un altre punt que ha estat avançat és que la factura electrònica haurà de ser un document electrònic estructurat, i per tant el document electrònic similar al paper no serà acceptat com a factura electrònica.

Molts altres països, dins i fora de la Unió Europea, ja disposen de facturació electrònica, i molts altres estan immersos en la seva implantació. Existeixen diversos models de desplegament possible, en el cas d'Espanya, s'utilitzarà la sinergia de l'actual xarxa de proveïdors d'intercanvi electrònic de documents. D'aquesta manera, es busca proporcionar amb la suma de totes les infraestructures la interoperabilitat necessària per a l'intercanvi de factures B2B a Espanya.

El principal motiu d'aquesta decisió és poder conservar la facturació electrònica vigent en el sector privat que opera actualment a través d'aquestes xarxes, com en els sectors d'automoció o distribució, entre d'altres. Això ens porta a interpretar que, igual que ara es permet, amb la nova Llei existirà més d'un format de factura electrònica.

Com preparar-nos per a la facturació electrònica

Encara hi ha moltes coses per definir, i hem d'esperar a la publicació del reglament a finals del Q1/2023 de la nova Llei. Aquest reglament especificarà com compartir la informació de l'estat de la factura, a més de: qui haurà de resoldre la identificació dels destinataris, com es gestionaran els annexos i qui seran els responsables de mapar al format de factura entre l'emissor i receptor, entre molts altres punts.

Del que sí que podem estar segurs és que se'ns exigirà un format estructurat, i podem preparar el nostre sistema ERP en l'emissió d'un format reconegut i que fàcilment puguem mapar a altres formats del mercat.

Un gran oblidat a tenir en consideració amb el canvi per la nova Llei és la recepció de factures, on realment podem aconseguir una millora en la productivitat.

La obligatorietat per a la major part d'empreses de facturar mitjançant documents estructurats proporciona una oportunitat de implementar l'automatització del procés de recepció de factures de forma més simple.

Per a això, haurem de preparar els nostres sistemes informàtics amb el tractament i la comptabilització automàtica de les factures electròniques, agilitzar el tractament d'incidents en factura, digitalitzar el procés d'aprovació intern amb la finalitat d'aconseguir un procés d'entrada més ràpid i menor esforç de tractament.

SEIDOR disposa en la solució e-Invoicing for SAP by SEIDOR, tot el necessari per complir amb les bones pràctiques i normativa vigent, i té previst incloure les especificacions necessàries per complir amb les futures, de manera senzilla i segura directament des d'un sistema SAP.

En conclusió, ens trobem davant d'un canvi rellevant en el tractament de la facturació B2B, el qual afectarà a mitjà termini a la majoria de les empreses amb les quals actualment tenim relació, és per això que hem d'estar atents a la informació que s'anirà alliberant aquest any i planificar els canvis necessaris per arribar a temps als terminis convinguts.