La teva guia ràpida per a l'Estructura de Desglossament del Treball (EDT)

Què és l'estructura de desglossament del treball (EDT)?

Segons el PMI, un WBS és una descomposició jeràrquica de l'abast total del treball que serà dut a terme per l'equip del projecte per assolir els objectius del projecte i crear els lliurables requerits.

Una mica més simplement, l'estructura de desglossament del treball, o EDT, és un sistema d'organització per a la gestió de projectes i la planificació de projectes. És un mètode específic per desglossar metes grans o complicades en objectius de projecte manejables per crear un pla de projecte manejable.

El WBS és per als gestors de projecte que desitgen planificar, programar i pressupostar cada component del seu projecte d'una manera que sigui completa però no excessivament detallada, fàcil de rastrejar i seguir durant la durada del projecte, i que faciliti la comunicació del seu progrés i necessitats de forma senzilla.

Quin és un exemple d'una estructura de desglossament de treball?

Els gestors de projecte en gairebé qualsevol camp poden utilitzar l'Estructura de Desglossament del Treball (WBS) per assolir els seus objectius, però per al propòsit d'aquest article, fem servir un exemple universal, mudança.

Hi ha molts tipus diferents de tasques que s'han de realitzar perquè una mudança sigui exitosa, i al final, has d'estar completament fora d'un lloc i completament instal·lat en el següent. En escriure les tasques involucrades en mudar-se d'un lloguer a un altre, la llista és llarga i aclaparadora com aquesta:

• Buscar un nou lloc per viure
• Enviar una sol·licitud i tarifa
• Pagar un dipòsit
• Signar un contracte de lloguer
• Notificar al teu arrendador que et mudaràs
• Organitzar una festa de comiat
• Transferir el teu assegurança de llogaters
• Activar els serveis públics a la nova casa
• Apagar els serveis públics a la casa actual
• Canviar la teva adreça postal i reenviar el teu correu
• Assegurar un mitjà de transport per moure les teves pertinences
• Empaquetar tot, desmuntar els mobles
• Contractar una empresa de mudances per organitzar i assegurar el procés de mudança
• Obligar els teus amics a ajudar-te a traslladar totes les teves pertinences a un camió de mudances
• Reparar parets, pintar i netejar
• Lliurar les teves claus antigues
• Recollir les noves claus
• Traslladar tot a la nova llar
• Desempaquetar

És possible que estiguis pensant, "Espera, hi ha més!" o potser, "Algunes d'aquestes tasques tenen diverses parts" i tens raó. Aquesta llista de verificació és llarga, desorganitzada i no cobreix tot el que necessita succeir, ni de lluny. Escriure cada tasca en una llista de verificació és una forma sòlida d'assegurar-se que tot es faci. No obstant això, una llista per si sola no tindrà en compte les dependències entre tasques, quant treball i recursos necessita cada tasca i, en conseqüència, no donarà una imatge clara de la totalitat del projecte.

Un WBS és una forma de resoldre aquests problemes. Un per un, repassarem els elements d'un WBS exitós en la gestió de projectes. O pots seguir endavant i provar la nostra Plantilla de WBS.

Elements WBS

Abans d'endinsar-nos en els components tècnics d'una eina específica per gestionar l'estructura de desglossament del treball (EDT), és bo familiaritzar-se amb els seus elements principals:

• Jerarquia
• Lliurables sobre accions
• Organització visual

1. Jerarquia

Recorda la llista de verificació per a la mudança. Algunes d'aquestes tasques depenen d'altres, cosa que significa que no es poden completar fins que s'hagin completat altres tasques primer. Per exemple, probablement carregaràs els teus mobles al camió de mudances abans de lliurar les claus, per tant, lliurar les claus depèn d'haver sortit de l'apartament.

Aquestes dependències començaran a donar forma a una jerarquia de tasques. No obstant això, les dependències no són l'únic factor que importa. Digues que escrivissis la teva llista de mudança en ordre de dependències. Carregar el camió de mudança vindria abans de lliurar les claus, però quan hauries d'encendre els serveis públics al nou lloc? Això vindria abans o després de lliurar les claus? O potser simultàniament?

Els elements de primer nivell són metes més grans, i dins de cada meta més gran, es agrupen les tasques dependents de segon nivell. Aquesta jerarquia pot continuar tant com sigui necessari.

En l'exemple de mudança, el primer nivell de tasques podria ser:

1. Assegurar un nou apartament
2. Transferir pertinences
3. Tancar l'antic apartament

Sota cadascun d'aquests elements de primer nivell, podem organitzar les seves tasques dependents.

1. Assegurar un nou apartament
2. Pagar dipòsit
3. Signar contracte de lloguer
4. Lliurar la sol·licitud i els documents associats
5. Encendre serveis públics
6. Començar reenviament de correu
7. Trucar a la companyia elèctrica
8. Transferir pertinences
9. Tancar l'antic apartament

Aquest és com es comença a crear una Estructura de Desglossament del Treball (WBS), però no és el final del WBS. Encara hi ha alguns factors crítics que fan que aquest sistema funcioni.

2. Lliurables, no accions

Si estàs familiaritzat amb WBS, és possible que hagis notat un error en la jerarquia anterior: cada element va ser llistat com un verb. És comú pensar en les llistes de tasques com accions, "Fes això" i "fes allò". WBS és diferent. En lloc de prescriure un mètode o procés, un WBS es descriu en lliurables. Observa com això canvia la nostra llista.

En enumerar els lliurables en lloc de les accions, es guanya més flexibilitat en el procés de com es realitza cada tasca. En un entorn tradicional de gestió de projectes, això permet que el teu equip sigui més àgil i et lliura de la microgestió. Com a gestor de projecte, és més important que els mobles siguin traslladats que planificar exactament com es carreguen al camió. Això significa que els amics que t'ajuden a mudar-te podran decidir com encaixar millor les teves pertinences, mentre tu tens més temps per gestionar el panorama general.

3. Organització visual

Pren-te un moment per considerar la importància de les imatges en la comunicació. És molt més fàcil entendre la informació quan està representada en una imatge que en paraules. Tornant al nostre exemple de mudança, diguem que has comprat tots els materials i eines que necessites per reparar uns quants forats de claus a les teves parets. Les instruccions escrites segurament et donaran els detalls que necessites, però unes quantes imatges que mostrin com reparar la paret seran molt més intuïtives i fàcils d'entendre.

Un WBS és visual per facilitar la gestió del teu projecte, així com la comunicació amb l'equip.

Si desitges obtenir aquesta mateixa facilitat de comunicació en la gestió de projectes, converteix la sofisticada jerarquia de lliurables en quelcom visual. Col·loca cada lliurable mútuament exclusiu en un requadre, superposa els requadres segons es relacionin en la jerarquia, connecta les variables dependents i aplica un esquema de colors que cridi l'atenció on sigui necessari.

Imagina mirant la llista de lliurables per mudar-te al teu nou apartament amb un esquema de colors simple que mostri que els elements acabats són verds, els elements pendents són grocs, els elements vermells necessiten ajuda i els elements grisos encara no han començat.

Els desafiaments inesperats estan destinats a ocórrer, però amb un WBS, és immediatament clar quin lliurable està endarrerint el projecte. En aquest cas, potser la pintura era del color incorrecte i necessites canviar-la per la correcta. En marcar el lliurable en vermell, tu i el teu equip podeu veure que la neteja de l'apartament i el lliurament de les claus poden endarrerir-se. L'estructura personalitzable i d'arrossegar i deixar anar de monday.com també inclou etiquetes de color i text personalitzables per fer un WBS visual.

Com crear un WBS

Quan comencis a organitzar la teva llista de tasques en una jerarquia de lliurables, assegura't que cada ítem sigui mútuament exclusiu. No hi ha d'haver superposició entre un lliurable i un altre. Aquests límits eviten el treball duplicat i fan possible assignar recursos clarament.

Durant el procés de planificació, probablement sàpigues quantes persones hi ha al teu equip, quin és el teu pressupost, i així successivament. Aquests recursos es divideixen entre els lliurables mútuament exclusius i en conjunt han de sumar el 100%.

1. Nou apartament assegurat 20% Temps i esforç 1000 $
2. Trasllat de pertinences 70% Temps i esforç 300 $
3. Tancament de l'apartament anterior 10% Temps i esforç 150 $

La divisió de recursos ha de reflectir la jerarquia, de manera que cada nivell sigui completat al 100% pels lliurables a sota d'ell. Observa com el segon nivell en la jerarquia suma un total del 100% dels recursos assignats a "Trasllat de pertinences".

1. Nou apartament assegurat 20% Temps i esforç $1000
2. Trasllat de pertinences 70% Temps i esforç 300$
2.a. Empaquetat de l'antic apartament 35% Temps i esforç $50
2.b. Càrrega del camió 30% Temps i esforç $175
2.c. Descàrrega del camió 30% Temps i esforç 25€
2.d. Agraïment a amics 5% Temps i esforç $50
3. Tancament de l'apartament anterior 10% Temps i esforç $150

Crea una Estructura de Desglossament del Treball amb monday.com

Amb totes aquestes consideracions, probablement t'estiguis preguntant com organitzar-ho tot. Abans de recórrer a qualsevol programari de gestió de projectes o plantilla antiga, considera monday.com Work OS. Fins i tot tenim una Plantilla Curada d'Estructura de Desglossament del Treball per ajudar-te a començar ràpidament amb:

• Importació fàcil des d'Excel
• Grups personalitzables
• Columna de línia de temps
• Columna de fórmula
• Colors i etiquetes d'estat únics
• Aplicació mòbil

Encara millor, pots afegir automatitzacions per a coses com recordatoris de terminis i assignar membres específics de l'equip als teus lliuraments.

Prepara els teus projectes per a l'èxit amb una plataforma WBS automatitzada i fàcil d'actualitzar. Incorpora els detalls més importants d'aquesta guia a la plataforma monday.com, amigable per a l'usuari i disponible en qualsevol moment i lloc.