Comment gérer une entreprise de distribution avec un logiciel ERP ?

L'utilisation d'un ERP pour les entreprises de distribution, comment le gérer

La première chose à prendre en compte est que les ERP pour la distribution vous permettent de réaliser un contrôle intégral des différents départements. Et, ce qui est plus important, vous n'aurez pas à répéter les opérations car elles seront enregistrées dans tous les modules que vous avez souscrits.

Il est vrai que la distribution peut avoir des casuistiques différentes. Par exemple, les besoins de la distribution alimentaire peuvent varier par rapport à ceux du commerce de détail, car dans ce dernier cas, ils s'adressent au client final.

Un ERP pour les entreprises de distribution doit pouvoir être utilisé par tous les agents de la société. En ce sens, l'outil doit être intuitif pour qu'il puisse être utilisé aussi bien par un opérateur que par un gestionnaire. Aujourd'hui, il est vrai qu'il existe des systèmes d'accès par mot de passe qui améliorent la sécurité.

Quoi qu'il en soit, la gestion d'une entreprise disposant d'un ERP spécifique pour la distribution doit prendre en compte les aspects suivants. Prenez note :

1. Contrôler les stocks

Le contrôle des stocks est l'un des aspects centraux d'une entreprise de distribution. En effet, nous parlons de son activité principale.

L'ERP permet de connaître l'état de l'entrepôt, mais aussi les entrées et sorties de marchandises. Ce que l'on cherche, dans tous les cas, c'est de pouvoir surveiller les processus et éviter les erreurs dans la chaîne de distribution. L'un des avantages des ERP de distribution actuels est qu'ils peuvent être utilisés sur n'importe quel appareil.

Par exemple, la traçabilité devient un processus critique. Un stock a une entrée, un séjour en entrepôt et une sortie. Le contrôle de tout le cycle vous permet de savoir où se trouvent les éventuels problèmes.

L'utilisation de ce type d'outils en ce qui concerne les stocks vous facilitera le travail. Pour cette raison, il est conseillé de les avoir à portée de main.

2. Gestion des finances

Les flux financiers sont une question clé dans toute entreprise et les outils automatisés vous permettent de connaître la situation exacte.

Par exemple, grâce à un ERP intégré à vos comptes bancaires, vous connaîtrez l'état de ces derniers. Dans le secteur de la distribution, qui fonctionne avec des marges réduites, cet élément est central. Heureusement, avec un outil spécialisé, il vous sera plus facile de suivre.

D'autre part, ce département contrôle également l'état des paiements et leurs dates, ainsi que les encaissements. Cela est indubitablement important si vous souhaitez contrôler vos flux de trésorerie. En fin de compte, il s'agit d'éviter les tensions de trésorerie dues à des encaissements tardifs.

La comptabilité de l'entreprise est également importante, notamment pour des raisons légales. Les modules actuels de gestion financière vous permettent de réaliser des écritures en temps réel conformément à la réglementation du Plan Général de Comptabilité. Par conséquent, lorsque vous souhaiterez réaliser un bilan ou un compte de résultat, cela sera plus facile.

3. Gestion des dépenses et des fournisseurs

La gestion des dépenses et des fournisseurs est l'une des questions clés de toutes les entreprises et la distribution ne fait pas exception. Les modules d'un ERP sont adaptés aux achats mais aussi à la gestion des Ressources Humaines.

L'idée est que vous puissiez connaître la situation à tout moment, en connaissant les achats précédents des fournisseurs et leur volume. Quelque chose de similaire se produit également lorsque l'on travaille avec le personnel. Il est donc évident que disposer de ces informations est indispensable dans toute négociation.

La gestion des dépenses et des fournisseurs est facile à contrôler avec un ERP et cela se remarquera dans votre entreprise.

4. Gestion des clients

La gestion des clients dans la distribution est l'une des parties les plus complexes, surtout dans des sous-secteurs comme la messagerie.

Un CRM dispose de plusieurs outils pour rendre la gestion plus efficace. D'une part, la base de données des clients avec leur historique correspondant. Deuxièmement, le ticket moyen et ses préférences pour améliorer les campagnes de marketing. De plus, vous pouvez connaître l'état des contrats. D'autre part, vous saurez si un suivi correct du service client est effectué. Enfin, l'état de leurs paiements.

Ces informations sont décisives à tous égards, mais surtout pour le département commercial ou des ventes. Une bonne gestion de vos clients apporte de la valeur.

5. Réaliser des rapports périodiquement

Les rapports sont importants pour deux raisons. Tout d'abord, pour connaître l'état réel de votre entreprise à un moment donné. D'autre part, parce que ces informations vous permettent de réaliser une planification préalable.

En temps de Big Data, il y a une utilisation accrue des données et, dans ce cas, pour une bonne gestion d'entreprise, il est nécessaire de savoir discriminer. C'est pourquoi savoir générer des rapports de qualité est déterminant.

Quelle est la meilleure option logicielle pour une PME de distribution ?

Les PME de distribution peuvent opter pour une solution qui se répand, l'ERP par modules. Cela permet de choisir et d'activer les domaines dont vous avez besoin à chaque moment.

Quel est l'avantage ? Que si vous avez souscrit un module et que vous souhaitez en ajouter un autre plus tard, les informations seront intégrées. Et, par conséquent, vous économiserez du temps et de l'argent dans votre entreprise. Les professionnels ayant une connaissance moyenne en informatique n'auront pas de problème à utiliser l'ERP s'ils bénéficient d'un conseil spécialisé.

Cependant, il est indispensable de compter sur une entreprise expérimentée pour s'occuper de la mise en œuvre. Les entreprises spécialisées peuvent étudier le cas de votre PME et vous proposer la solution adaptée. Cela, avec le support qu'elles fourniront, facilitera la transition.

Conclusion

L'utilisation d'un ERP pour les entreprises de distribution doit suivre certaines lignes directrices. Et, bien sûr, vous devez compter sur un fournisseur qui vous propose des solutions de confiance. SEIDOR Business One vous propose des modules ERP adaptés aux besoins de votre entreprise de distribution.