Découvrez les étapes de la mise en œuvre ERP avec SAP Business One

1.- Phase d'organisation

Lors de la mise en œuvre de l'implémentation d'un ERP, il existe une première phase d'organisation. C'est la phase où il faut disposer de toutes les ressources techniques et humaines nécessaires pour le projet d'implémentation d'un ERP. Pour ce faire, il est nécessaire d'être en contact avec le fournisseur de services et, en même temps, de planifier toutes les activités qui seront réalisées pendant le processus d'intégration du logiciel dans l'infrastructure de l'entreprise.

À ce stade, il est bon d'établir un organigramme dans lequel les activités à réaliser sont ordonnées, ainsi que de préparer un agenda avec chacune des phases du projet. C'est une bonne façon d'inaugurer cette nouvelle étape avec toutes les garanties et avec la plus grande efficacité possible.

2.- Phase d'analyse pour la mise en œuvre d'un ERP

La deuxième phase est appelée phase d'analyse. À ce stade de la mise en œuvre d'un ERP, il faut tenir compte de la planification d'une équipe ainsi que de son organisation pour pouvoir implémenter correctement l'outil au sein de l'entreprise. Pour cela, il est nécessaire de réaliser une analyse de chacune des fonctions de chaque département de l'entreprise. Pour ce faire, une liste de chacun de ses processus et de chacune des tâches où l'ERP sera pertinent peut être établie.

C'est également à cette phase que l'on définit la portée du projet et que l'on génère des diagrammes pour chacune des zones d'opération de l'entreprise. Il faut toujours garder à l'esprit que toutes les tâches doivent être orientées vers un travail d'équipe permettant de mettre en œuvre des politiques communes. Ce sont précisément ces politiques qui permettront de mener à bien un projet à moyen et long terme lors de la phase d'intégration de l'ERP.

3.- Phase de mise en œuvre de l'ERP

Nous pourrions définir les deux étapes précédentes comme des étapes de préparation pour introduire l'ERP dans l'entreprise. Cependant, cette troisième phase est proprement celle indiquée pour le mettre en œuvre dans l'entreprise. Ce qui est fait ici, c'est l'installer et le configurer pour les fonctions et tâches souhaitées au sein de l'entreprise. Nous devons respecter la configuration requise par notre entreprise pour ses tâches et, en même temps, adapter cette configuration à la nature et aux caractéristiques de notre société. Cette phase doit être réalisée indépendamment de la taille de l'entreprise. Pour cela, il est toujours recommandé de bénéficier des conseils du fournisseur. De cette manière, nous nous assurerons de tirer le meilleur parti du programme afin de répondre aux besoins de l'entreprise et de ses équipes.

4.- Démarrage de l'ERP

La quatrième phase est celle où l'ERP commence à fonctionner au sein de l'entreprise. C'est une phase où la tâche principale consiste à valider toutes les actions et à vérifier que tout fonctionne comme souhaité et attendu. Par conséquent, nous pourrions définir cette phase comme celle où les résultats pratiques des estimations que nous avions faites précédemment sont visibles.

Dans cette phase, il est essentiel que chaque membre de chaque équipe participe à la validation de chacun des processus dans lesquels l'ERP est impliqué. Naturellement, dans cette phase, il est fondamental de former le personnel qui sera en contact avec l'ERP car ce sont eux qui, dès le début, doivent être capables d'en tirer le meilleur parti. Ce point implique également de provoquer chez eux un changement de mentalité afin qu'ils puissent comprendre et exploiter le potentiel de performance d'un ERP.

5.- Formation spécifique pour l'ERP

Bien que nous ayons mentionné à plusieurs reprises la formation et le conseil en relation avec la mise en œuvre de l'ERP dans une entreprise, il existe une phase spécifique pour cela. C'est cette cinquième phase que nous pourrions définir comme de formation : il s'agit de donner la capacité à toutes les équipes pour qu'elles soient capables de maîtriser et de tirer parti de l'ERP.

Dans cette phase, la communication joue un rôle essentiel non seulement entre les différents membres d'une entreprise, mais aussi avec le fournisseur du service ERP lui-même. Grâce à cette communication, il sera possible de comprendre quels sont les processus et les fonctions du système. Au cours de cette cinquième phase, il est essentiel d'établir des systèmes de pratiques pour que les travailleurs puissent vérifier l'avancement de leurs connaissances.

6.- Consolidation de la mise en œuvre de l'ERP

La dernière phase peut être définie comme une phase de consolidation. Dans celle-ci, l'ERP est installé dans l'entreprise et on passe à vérifier quelle est sa performance. Il faut dire que, bien que ce soit la dernière phase de mise en œuvre, ce n'est en aucun cas la fin. Elle consiste, en effet, en la phase où les différents utilisateurs d'un ERP le connaissent et le manipulent, et aussi la phase où l'expérience du programme est continuellement améliorée. On teste également sa compatibilité avec d'autres programmes comme le MRP. L'objectif final de cette phase coïncide avec celui du projet de mise en œuvre d'un ERP en général : tirer le meilleur parti de celui-ci et disposer d'un outil global qui améliore l'efficacité de l'entreprise.

Il faut dire que, bien que ce soient les phases de mise en œuvre d'un ERP, le travail d'installation ne s'arrête pas là. En effet, une fois toutes les phases complétées, il reste la supervision continue du programme pour introduire les améliorations et les changements nécessaires. Précisément parce que c'est un outil modulaire, un ERP admet des changements et des extensions qui renforcent continuellement son potentiel.

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