Est-il obligatoire de faire une facture électronique en Espagne ? Découvrez comment la faire avec SAP Business One

Aujourd'hui, les entreprises sont obligées de facturer de manière électronique à d'autres entreprises ou travailleurs indépendants, quelque chose qui se produisait déjà depuis 2015 avec les fournisseurs qui devaient envoyer des factures à l'administration publique.

Il existe divers et différents outils pour exécuter ces signatures électroniques, dans cet article nous verrons à quel point il est simple et utile de le faire via SAP Business One.

En quoi consiste la facture électronique ?

Une facture électronique est un document numérique ayant les mêmes effets en termes de légalité qu'une facture traditionnelle ou physique. La différence entre les deux est qu'elle est émise et reçue par son destinataire au format numérique. La réglementation des factures numériques est reflétée dans le Décret Royal 1619/2021.

La vitesse d'implantation de la facture électronique dans notre pays s'est développée à bon rythme et nous avons été, avec les pays nordiques, les plus avancés en ce sens. Depuis 2021, le nombre de PME et d'entreprises de plus grande taille qui ont commencé à émettre des factures électroniques a augmenté de manière exponentielle.

Établissement de la Loi de Création et Croissance des Entreprises pour la mise en œuvre de la facture électronique

Depuis l'approbation de la Loi 18/2022 du 28 septembre, l'obligation de la facturation électronique a été mise en place en Espagne.

Les entreprises ayant un chiffre d'affaires de plus de 8 millions d'euros ont dû s'adapter pour émettre des factures numériques obligatoirement. Pour cela, elles disposent d'un délai maximum de 12 mois à compter de la date de publication de ladite Loi. Pour les autres entreprises, une période de 2 ans a été établie.

Mais en plus de cette obligation, les entreprises devront permettre :

• De faciliter la visualisation et le téléchargement de ces documents en format numérique aux destinataires.
• De permettre cet accès pendant un minimum de 4 ans, indépendamment du fait que le destinataire ne soit plus client de l'entreprise émettrice de la facture.

Parallèlement à ce fait, le Gouvernement a développé un plan pour standardiser l'utilisation de la facture électronique dans toutes les transactions commerciales. Pour y parvenir, l'Administration fournira une infrastructure publique de base aux PME afin qu'elles puissent accéder à la facture électronique.

Avantages de l'utilisation des factures électroniques

• Moins de risque de perte du document, car il est stocké dans des dépôts numériques et il y a peu de chances qu'il soit égaré.

• Économie considérable de temps et de coûts, car le format papier, l'envoi, le matériel, etc. sont éliminés. Cela implique également une plus grande protection de l'environnement, car l'utilisation d'encre, de papier, etc. est évitée.

• Meilleur contrôle et réduction de la délinquance ou fraude.

Avantages de faire la facture électronique avec SAP Business One

De nombreux documents sont déjà gérés quotidiennement au sein d'un ERP, parmi lesquels les factures, les bons de commande, les accords avec les fournisseurs, les contrats. En plus de la documentation propre au département des ressources humaines avec les employés. L'intégration des signatures électroniques de VIDsigner avec SAP Business One est totale et cela donne lieu à une grande fonctionnalité, aidant les clients à atteindre ce désiré zéro papier.

• Les avantages de cette intégration sont nombreux et très remarquables, car tout se passe au sein de SAP Business One. De cette manière, aucune formation supplémentaire ou gestion des changements n'est nécessaire.

• Les personnes qui reçoivent les documents à signer n'ont pas besoin de certificat numérique.

• Les employés qui envoient des documents à signer n'ont pas besoin d'ajouter des informations supplémentaires ni de gérer quoi que ce soit. La grande flexibilité des processus permet le développement de tout type de fonctionnalité de manière intégrée.

• Pour les managers et les gestionnaires, c'est un avantage, car cela accélère la gestion des ressources.

• Un large éventail de types de signature est disponible, ce qui permet une plus grande possibilité d'utilisation.

• La garde des fichiers est résolue avec la gestion automatique de la documentation de l'ERP.

• Les envois sont entièrement automatisés, ainsi l'émission, la signature et la garde sont effectuées sans besoin d'un contrôle exhaustif du personnel.

• Il est possible de faire un suivi global du processus de signature dans l'ERP lui-même, avec la notification de la fin de celui-ci, ce qui permet un contrôle absolu.

SEIDOR One : la solution pour intégrer les signatures numériques dans SAP Business One

Ainsi, en conclusion, la mise en œuvre de la facture numérique est déjà une réalité dans notre pays. La nécessité d'une plus grande efficacité dans les processus de travail passe par une utilisation accrue et améliorée des technologies. Pour cela, une solution parfaite est d'intégrer les signatures numériques VIDsigner avec SAP Business One.

La simplification des processus et l'agilité des gestions accéléreront la vitesse de création d'entreprise et, par conséquent, la productivité des entreprises. Des aspects tels que la réduction des coûts, la minimisation des risques, le respect des obligations légales et l'élimination des erreurs seront les objectifs à atteindre pour une plus grande efficacité.

Chez SEIDOR One, nous avons une grande expérience dans la mise en œuvre de systèmes ERP, ainsi que dans l'intégration de VIDsigner avec SAP Business One pour les signatures électroniques. Nos consultants personnalisent notre logiciel pour trouver la solution exacte, quel que soit votre entreprise et votre secteur.

Nous vous offrons la possibilité d'intégrer dans votre entreprise l'un des ERP les plus solides et puissants du marché avec les outils de gestion nécessaires. Contactez-nous et notre équipe de consultants se mettra à votre disposition pour vous aider et clarifier toutes vos questions.

Chez SEIDOR One, nous savons à quel point la numérisation des entreprises est importante aujourd'hui et, pour cette raison, nous vous fournirons tout le support nécessaire pour que vous soyez à la pointe de la technologie.