Que nous réserve la facturation électronique en Espagne ?

Cette nouvelle législation entraîne des changements qui affectent le processus de facturation des entreprises et des travailleurs indépendants. Principalement, elle établira l'obligation de réaliser la facturation électronique entre toutes les entreprises.

Après la lecture de l'Article 12, plusieurs questions se posent concernant les obligations que nous devrons respecter avec la nouvelle réglementation de la facturation, et surtout comment la mettre en œuvre.

Pour clarifier les questions soulevées, nous devons attendre la publication complète de cette loi prévue pour la fin du T1/2023. À ce moment-là, les détails techniques à suivre seront fournis. Une autre échéance importante est le début de l'obligation de la facturation électronique en Espagne, qui sera pour la fin du T1/2024, uniquement pour les entreprises qui facturent plus de 8 millions. En 2025, l'obligation s'appliquera au reste des entreprises.

Raison du changement

La motivation et les intentions de développer cette nouvelle loi, de la part du Ministère des Finances, sont la recherche de l'efficacité et de la transparence. Il est bien connu que la numérisation du processus de facturation améliore l'efficacité, apportant une valeur ajoutée à tous les secteurs de l'économie. Deuxièmement, elle vise une plus grande transparence pour le respect de la loi sur les retards de paiement, dont l'objectif est de combattre les retards de paiement et de prévenir les abus dans la fixation des délais de paiement. Bien que cette loi soit en vigueur depuis plus de 10 ans, elle n'est pas généralement respectée et des mesures sont donc recherchées pour faciliter son application.

Par conséquent, la mise en œuvre du nouveau règlement permettra d'automatiser l'échange électronique de factures entre entreprises, de donner de la visibilité aux délais de paiement, de disposer de traçabilité et de transparence pour valider le respect de la réglementation actuelle sur les retards de paiement.

Points que nous pouvons déjà prendre en compte

En Espagne, un processus de facturation électronique avec l'Administration Publique est déjà disponible. Ce processus est basé sur le format de facture FacturaE 3.2.x et la livraison de factures télématiques à un point d'entrée général appelé FACE.

Nous pourrions penser que le nouveau processus de facturation pour le secteur privé serait un processus identique ou similaire, cependant, on nous a déjà informés que ce modèle ne sera pas suivi.

D'autre part, actuellement, la facture au format "pdf" est acceptée comme facture originale, et donc étant un document "numérique", celui-ci pourrait être considéré comme une facture électronique. Cependant, un autre point qui a été avancé est que la facture électronique devra être un document électronique structuré, et donc le document électronique similaire au papier ne sera pas accepté comme facture électronique.

De nombreux autres pays, à l'intérieur et à l'extérieur de l'Union européenne, disposent déjà de la facturation électronique, et beaucoup d'autres sont en train de l'implanter. Il existe plusieurs modèles de déploiement possibles, dans le cas de l'Espagne, on utilisera la synergie de l'actuelle réseau de fournisseurs d'échange électronique de documents. De cette manière, on cherche à fournir avec la somme de toutes les infrastructures l'interopérabilité nécessaire pour l'échange de factures B2B en Espagne.

La principale raison de cette décision est de pouvoir conserver la facturation électronique en vigueur dans le secteur privé qui opère actuellement via ces réseaux, comme dans les secteurs de l'automobile ou de la distribution, entre autres. Cela nous amène à interpréter que, tout comme c'est permis maintenant, avec la nouvelle loi, il y aura plus d'un format de facture électronique.

Comment devons-nous nous préparer à la facturation électronique

Il reste encore beaucoup de choses à définir, et nous devons attendre la publication du règlement à la fin du T1/2023 de la nouvelle loi. Ce règlement spécifiera comment partager les informations sur l'état de la facture, ainsi que : qui devra résoudre l'identification des destinataires, comment les annexes seront gérées et qui sera responsable de mapper le format de la facture entre l'émetteur et le récepteur, entre beaucoup d'autres points.

Ce dont nous pouvons être sûrs, c'est qu'un format structuré nous sera exigé, et nous pouvons préparer notre système ERP pour émettre un format reconnu que nous pourrons facilement mapper à d'autres formats du marché.

Un grand oublié à prendre en considération avec le changement de la nouvelle loi est la réception des factures, où nous pouvons réellement obtenir une amélioration de la productivité.

L'obligation pour la plupart des entreprises de facturer à l'aide de documents structurés offre une opportunité de mettre en œuvre l'automatisation du processus de réception des factures de manière plus simple.

Pour cela, nous devrons préparer nos systèmes informatiques avec le traitement et la comptabilisation automatique des factures électroniques, accélérer le traitement des incidents sur les factures, numériser le processus d'approbation interne afin d'obtenir un processus d'entrée plus rapide et un moindre effort de traitement.

SEIDOR dispose dans la solution e-Invoicing for SAP by SEIDOR, tout le nécessaire pour se conformer aux bonnes pratiques et à la réglementation en vigueur, et prévoit d'inclure les spécifications nécessaires pour se conformer aux futures, de manière simple et sécurisée directement depuis un système SAP.

En conclusion, nous sommes confrontés à un changement important dans le traitement de la facturation B2B, qui affectera à moyen terme la majorité des entreprises avec lesquelles nous avons actuellement des relations. C'est pourquoi nous devons être attentifs aux informations qui seront publiées cette année et planifier les changements nécessaires pour respecter les délais convenus.