5 claus per implantar amb èxit un programari ERP a la teva empresa

Implantar software ERP corporatiu amb èxit, 5 claus irrenunciables

El ERP (Enterprise Resource Planning) és la solució de programari clau per a la teva feina quotidiana. No obstant això, la implementació és un procés complex que rarament pots realitzar sol.

SAP és el programari més utilitzat, amb diferència, per tot tipus d'empreses, grans i petites. La seva versatilitat i capacitat de treball al núvol fan que el 91 % dels usuaris cloud usïn alguna de les seves solucions. A més, és líder en partners, amb més de 200.000 a tot el món.

Els motius pels quals necessites ajuda són diversos. En primer lloc, la pròpia complexitat del sistema, que requereix d'una instal·lació i aprenentatge d'ús. D'altra banda, i en alguns casos, cal migrar la informació des de l'antiga plataforma. Per tant, és bo comptar amb un suport pràctic com el que proporciona SEIDOR Business One.

El procés d'implementació d'un ERP té un període de temps variable. En qualsevol cas, un període de 6 mesos serà raonable quan es tracta d'una PIME de serveis.

1. Tria l'ERP que s'adapti a la teva empresa

L'elecció de l'ERP adequat és un aspecte central i, per a això, has de tenir presents els següents aspectes:

• Mida de l'empresa: l'ERP serà més complex com més gran sigui la mida de l'empresa. Per a una PIME, una solució de mòduls com SAP Business és la més adequada perquè ofereix marge d'evolució. Tingues clar quants mòduls necessites per evitar una infrautilització.
• Sector d'activitat de l'empresa: el sector d'activitat genera unes necessitats diferents. Per exemple, no és el mateix dedicar-se a la producció de béns que fer-ho a la distribució o als serveis. No és el mateix un programari per produir que una gestió d'inventaris, per exemple.
• Qualificació del personal: la qualificació del personal és un factor tangencial, però també a tenir en compte. Si el encarregat de la implementació té una titulació específica, millor que millor. Pensa que els períodes d'implementació es poden prolongar o reduir en funció d'aquesta qüestió.

Aquests elements t'ajudaran a prendre una decisió encertada perquè no te'n penedeixis a mitjà termini. De vegades, pot haver-hi un producte molt bo però que la teva empresa no pugui utilitzar. I està bé l'escalabilitat, però quan realment la necessitis.

2. Estableix un calendari d'implementació

El calendari d'implementació és un element fonamental perquè tinguem una referència. No en va, no es pot treballar a cegues, sinó que cal establir unes dates realistes.

El ideal és que aquesta qüestió es consulti amb el partner, que t'indicarà quines són les possibilitats en funció de la teva empresa. Pensa que, quants més treballadors i mòduls a implantar, més temps necessitaràs. En conseqüència, establir aquesta referència facilitarà molt més la feina i obligarà a totes les parts implicades en el procés.

Això sí, un cop s'estableixi el calendari amb dates concretes, cal complir-lo. I aquesta és una funció que hauràs de dirigir des de dalt i conjuntament amb el teu responsable informàtic.

3. Sé serio con la configuración y despliegue

El procés de configuració i desplegament és, probablement, el més delicat. En primer lloc, perquè determinarà la resta del procés. D'altra banda, perquè si el desplegament és defectuós tindràs problemes en el futur.

La idea és que tinguis establerta una pauta d'execució. Dins del calendari que s'ha decidit prèviament, cal dividir diverses fases. Això facilitarà una comprovació, amb tots els avantatges que això comporta per realitzar modificacions. Això sí, la pauta ha d'estar prèviament verificada perquè no hi hagi pèrdues de temps innecessàries.

El desplegament és una qüestió que afecta a tots els membres de l'empresa. Has de comprovar que funciona i que els teus empleats saben utilitzar-lo. Per tant, has d'assegurar-te que cada part té clara la seva funció.

4. Assegura't de l'estabilització

La estabilització suposa la implantació total del sistema i el seu normal funcionament. Has de comprovar que tots els mòduls funcionen correctament i que les funcionalitats que has activat van correctament.

Hi ha una altra raó per la qual la estabilització és crucial; evitar la baixada de rendiment. Les dificultats en adaptar-se o els colls d'ampolla poden alentir els processos. És evident que convé fugir d'aquesta situació i prendre una velocitat de creuer. Per tant, et convindrà estar a sobre per estar segur que, efectivament, ha funcionat bé el procés.

Aquesta és una funció que s'ha de realitzar des de la gerència de l'empresa, en col·laboració amb la persona encarregada d'implementar el programari.

5. Realitza una correcció d'errors

Els errors en la implementació del programari es poden donar abans, durant i després. Això implica realitzar una correcció d'errors en qualsevol moment, sigui interna o externa.

Els errors interns s'hauran de repassar prenent com a referència la pauta i els terminis establerts. Això pot ajudar a saber on s'ha fallat, solucionar el problema i evitar que es torni a donar. És bo que es solucioni el problema in situ, de manera que es guanyi temps i estalviïs diners. No en va, la diferència és significativa.

En cas que hi hagi algun problema, el proveïdor del programari t'ha de proporcionar solucions. Aquesta és la raó per la qual treballar amb un proveïdor oficial de SAP és important. Si tens problemes, es solucionaran i podràs seguir amb la implementació.

Conclusió

El programari ERP està concebut per solucionar problemes i, encara que a la llarga és molt rendible, requereix un temps d'implementació. És per això que conèixer les diferents fases i ser curós en elles és crucial per aconseguir l'èxit en el procés.

Implantar programari ERP és molt avantatjós per a qualsevol PIME, però és fonamental utilitzar una solució adequada, de qualitat i comptar amb un suport logístic. Això és el que ofereix Seo Business One. Contacta'ns si necessites més informació sobre les diferents opcions.