Aprèn a utilitzar un quadre de comandament integral amb SAP Business One

En els següents apartats t'explicarem la importància dels quadres de comandament integrals per a la gestió empresarial. A més, analitzarem què és SAP Business One, un programari indispensable que cada vegada més PIMES estan adoptant per millorar la seva competitivitat, i com el seu quadre de comandament integral ajuda a controlar amb precisió tots els aspectes d'un negoci.

Una vegada hàgim analitzat tot això, serà el moment de descobrir quines són les funcions d'un quadre de comandament integral en SAP Business One i el funcionament de cadascuna d'elles. Farem un repàs pels KPI, els objectius estratègics, la mesura de rendiment i moltes altres de les utilitats que aporta un quadre de comandament integral. Fins i tot t'explicarem quins passos seguir per configurar-les.

En definitiva, aquí t'expliquem tot sobre el quadre de comandament integral en SAP Business One. No t'ho perdis!

Què és un quadre de comandament integral en un ERP?

Un quadre de comandament integral (CMI) és una eina que ve en alguns ERP per millorar la gestió dels recursos d'una empresa. Amb el conjunt de funcions que ofereix, els responsables departamentals d'un negoci poden mesurar i controlar el rendiment d'una organització en relació amb els seus objectius estratègics. Amb el quadre de comandament integral s'obtenen diferents visions i perspectives de l'empresa, com la financera, la de clients, la de processos interns o la de creixement.

En cada una de les seccions es mostra informació en forma d'indicadors clau de rendiment. Aquest concepte és àmpliament conegut en el món dels negocis per les seves sigles en anglès, KPI (Key Performance Indicator). Gràcies als indicadors clau, és possible conèixer l'èxit que s'ha aconseguit en cada acció de l'empresa.

Si unim el concepte "quadro de comandament integral" amb "ERP", un programari de gestió de recursos empresarials, s'obté una interessant combinació. Les dades que aporta l'aplicatiu es traslladen al quadre de comandament integral i es transformen en informació substancial per al seguiment i l'avaluació de l'estratègia. De cada perspectiva o secció és possible extreure gràfics i informes que milloren la presa de decisions.

En resumides comptes, el quadre de comandament integral en un ERP s'ha convertit en una eina molt útil per millorar el rendiment global d'una empresa, aconseguir un avantatge competitiu en el mercat i explorar nous camins per al creixement. No obstant això, perquè sigui efectiu, cal definir bé quins són els KPI i els objectius que cal assolir. Aquesta és una qüestió que analitzarem més endavant, així que queda't amb nosaltres fins al final.

Per què és important disposar d'aquesta funció?

¿Realment és tan necessari comptar amb una funció com el quadre de comandament integral? És evident que moltes empreses desenvolupen la seva activitat econòmica sense aquesta eina i sense ni tan sols un ERP. Però aquelles que busquen potenciar la seva competitivitat en el mercat i assolir objectius de rendiment trobaran en els ERP i el quadre de comandament dos aliats indiscutibles.

De fet, aquí va un llistat amb els avantatges més notables d'integrar-lo en una PIME:

• Obtenir un seguiment de l'estratègia establerta i de compliment en el rendiment del negoci. Això permet tenir una visió més completa i equilibrada del rendiment de l'empresa.
• Simplificar la consulta de la informació, facilitant la presa de decisions. El quadre de comandament integral mostra les dades més rellevants i les presenta de manera clara i concisa. Així és més fàcil girar el rumb del negoci en el menor temps possible, si cal.
• Detectar oportunitats per perfeccionar els processos. Cada perspectiva aporta visibilitat a les possibles desviacions dels objectius pautats.
• Millorar el rendiment a tots els nivells i en totes les unitats organitzatives de la companyia, en fomentar l'alineament dels objectius, la comunicació i la col·laboració entre els diferents actors involucrats. El quadre de comandament es tradueix en una alta productivitat.
• Afavorir el disseny, implantació, control i avaluació de noves estratègies que fomentin el desenvolupament i creixement del negoci, en permetre adaptar-se als canvis de l'entorn i a les necessitats dels clients.
• Integrar la informació de la base de dades de l'ERP amb una estratègia concreta en el quadre de comandament integral. Així s'optimitza l'ús dels recursos i s'evita la duplicació o inconsistència de les dades.

Què és SAP Business One?

SAP Business One és un ERP. Si no tens gaire clar què s'amaga darrere d'aquestes sigles, has de saber que provenen de l'anglès Enterprise Resource Planning. En espanyol entenem una cosa així com planificació de recursos empresarials. Per tant, es tracta d'un programari dissenyat perquè les empreses gestionin, analitzin i automatitzin el seu negoci.

Aquest no és un concepte nou. La realitat és que els ERP acompanyen a les empreses des de fa dècades. De fet, una de les empreses desenvolupadores de solucions de gestió integral, SAP, va ser fundada l'any 1972. Amb tot, els ERP han evolucionat de tal manera que ara són capaços de controlar els processos de diferents àrees, com finances, recursos humans, fabricació, cadena de subministrament, serveis, compres i més.

Què aconsegueixen les empreses en integrar un programari d'aquestes característiques en el seu dia a dia? Doncs és ben simple. Amb un ERP és possible vincular la informació de tots els departaments, unificant-la en una sola base de dades. Amb això s'aconsegueix facilitar l'accés a les dades en temps real per millorar l'eficiència, la productivitat i la presa de decisions. L'optimització dels processos desemboca en una productivitat millorada, una cosa que s'aconsegueix gràcies a la col·laboració entre els equips. També allisa el camí cap a la reducció dels costos operatius i el millor aprofitament dels recursos.

SAP Business One és, precisament, l'ERP per excel·lència per a PIMES. S'adapta a les necessitats de les petites i mitjanes empreses amb una solució única i assequible per a gestionar les pimes, a través de quadres de comandament i aplicacions molt intuïtives, des de la comptabilitat i les finances fins a les vendes i les relacions amb els clients. La versatilitat d'aquesta opció no queda aquí. De fet, un altre punt destacable d'aquest programari és que es pot implementar al núvol o a les instal·lacions de l'empresa.

Dins de SAP Business One, entre moltes altres coses, et trobaràs amb el quadre de comandament integral, una manera d'obtenir una visió global de l'estat del negoci i controlar els aspectes més importants. D'això ja t'hem parlat al principi de la guia i ho continuarem fent més endavant. No obstant això, primer coneguem una mica millor l'ERP de SAP per a PIMES.

SAP Business One. Programari líder en PIMES

Les xifres no donen lloc al dubte. SAP Business One és el programari de gestió empresarial líder en les PIMES. Alguns informes afirmen que ja està present en més de 150 països i que la seva base de clients és de 60.000. No obstant això, hi ha altres que afirmen que aquestes xifres podrien quedar curtes.

Sigui com sigui, la qüestió és que apostar per SAP Business One no només vol dir comptar amb un quadre de comandament integral solvent, sinó obtenir les característiques del líder indiscutible dels ERP per a PIMES.

Aquest fet no és insubstancial o anecdòtic. En realitat, escollir una solució que any rere any encapçala la classificació dels ERP més usats del món té enormes beneficis, com tenir al teu costat una comunitat gegantina, un potent ecosistema de proveïdors certificats i un desenvolupament actiu amb actualitzacions constants.

Funcionalitats clau per a tots els sectors de SAP Business One.

Ja saps que SAP Business One és el programari que han escollit milers i milers de petites i mitjanes empreses com a ERP. Això ha ajudat els seus propietaris a augmentar la fiabilitat de les operacions. Ara bé, és possible que et preguntis quines eines aporta un programari de gestió tan potent com SAP Business One.

A més del quadre de comandament integral, que és l'eix central d'aquesta guia, amb la solució de SAP obtens les següents funcionalitats:

• Gestió de compres i distribució. Gaudeix d'una administració avançada per controlar tot el procés de compres i distribució. L'eina de SAP abasta tot el procés, des de la creació de comandes de compra fins a la recepció de mercaderies, la gestió d'inventaris, la facturació i el pagament a proveïdors.
• CRM. SAP Business One és un programari camaleònic que s'adapta a pràcticament qualsevol tasca dins d'una empresa. Has de saber que compta amb una secció CRM que serveix per gestionar tot el que té a veure amb els clients i les vendes. T'ajuda a fer seguiment de les oportunitats de negoci, emprendre accions de fidelització o revisar les vendes i els contactes. També facilita el seguiment del cicle de vida del client des del primer contacte fins al servei postvenda i el suport. Finalment, proporciona informes útils sobre el rendiment de cada client i comercial.
• Finances. L'ERP de SAP per a PIMES compta amb una secció de comptabilitat general. En ella s'administren qüestions fonamentals, com ara pressupostos, tresoreria, conciliació bancària i impostos. Com succeeix amb el CRM, addicionalment proporciona eines per a l'anàlisi financer i la generació d'informes.
• Producció. Les indústries amb una cadena de producció treuen molt partit a les opcions específiques per a elles de SAP Business One. L'ERP resol el procés de fabricació de productes, permetent gestionar des de la definició de llistes de materials fins a l'emissió d'ordres de fabricació, el càlcul de costos i la gestió de recursos.
• Inventaris. Les utilitats per a inventaris són molt pràctiques en aquelles PIMES on és necessari emmagatzemar productes o matèries primeres. Per què? Principalment, perquè permet gestionar els articles que es venen, compren i inclouen en inventari, així com els seus preus, descomptes, lots, sèries i ubicacions. També compta amb una funció per a realitzar moviments d'estoc, ajustos i inventaris físics. Tot el necessari per a fer una gestió d'estoc eficient.
• Business Intelligence. La intel·ligència de negoci és un concepte cada vegada més rellevant per als propietaris d'una empresa. Es tracta d'extreure, gràcies a les dades que es manegen, informes sobre el negoci mitjançant eines analítiques integrades. SAP Business One és capaç de generar anàlisis, gràfics i fulls de Microsoft Excel. Així, és molt més senzill verificar com estan funcionant els diferents departaments i obtenir avisos en temps real sobre el seu rendiment.

Totes aquestes eines integrades s'adapten a qualsevol tipus de negoci, sense importar el sector o l'estructura empresarial que hi hagi darrere.

Com funciona el quadre de comandament integral a SAP Business One?

Fins aquí, hem analitzat totes les qüestions relacionades amb el quadre de comandament integral, els ERP i SAP Business One. Amb totes aquestes explicacions sobre la taula, és moment de respondre una qüestió fonamental. Com funciona el quadre de comandament integral de SAP Business One?

Tenir clares quines són les característiques principals d'aquesta eina t'ajuda a tenir una visió clara de com podria integrar-se a la teva empresa per millorar l'eficiència i la competitivitat del negoci. Aquests són els elements més destacables d'un quadre de comandament integral:

• Indicadors clau de rendiment (KPI)
• Objectius estratègics
• Plans d'acció
• Mesura del rendiment

Ara vegem les seves principals funcionalitats:

Taulers predefinits

Els taulers predefinits de SAP Business One permeten crear un quadre de comandament integral completament personalitzat sense tenir coneixements avançats de programació. Com a conseqüència, la informació es mostra gràcies a diversos formats, com taules, diagrames, mapes o gràfics. A més del propi ERP, també és possible importar dades des d'altres plataformes gràcies a les integracions.

Monitoritzar els resultats

Tenir una perspectiva global sobre com van les coses a la teva empresa és possible gràcies al CMI. SAP Business One i el seu quadre de comandament digerixen i transformen grans quantitats de dades per mostrar informació accessible que ajuda a complir amb els objectius marcats.

Localitzar dades

Un altre aspecte del funcionament del CMI de SAP Business One és el seu potent motor de cerca. Gràcies a l'ús de paraules clau és molt senzill localitzar les dades més imprescindibles en cada moment.

Comunicació entre departaments

Facilitar la comunicació i la coordinació entre els departaments és un altre dels punts forts de SAP Business One. El seu quadre de comandament integral està disponible per a aquells empleats autoritzats. Això els permet desenvolupar les seves tasques de manera ràpida i encertada. I com tot queda sota el paraigua de l'ERP, les diferents seccions de l'empresa col·laboren entre elles, manejant la mateixa base de dades.

Adaptar-se al mercat

És evident que el mencionat anteriorment té un efecte molt positiu en el rendiment del negoci. Aquest es torna més rendible perquè els processos s'executen de forma productiva i eficient. A més, propicia que la PIME sigui competitiva en el mercat i assoleixi els objectius establerts amb celeritat.

Com configurar el quadre de comandament integral a SAP Business One pas a pas

L'últim apartat d'aquesta guia en profunditat sobre el quadre de comandament integral de SAP Business One el dediquem al procés de configuració. És complicat configurar els diferents KPI en el quadre de comandament? Quina informació podràs visualitzar? En quins dispositius està disponible el CMI de SAP Business One?

Resolem totes aquestes qüestions a continuació.

Secció de widgets

El quadre de comandament de SAP Business One està format per widgets. És en aquesta secció de la configuració on trobaràs els diferents mòduls que pots afegir a la pantalla principal de l'ERP.

Com funcionen els widgets? Per dir-ho així, són petites aplicacions que mostren informació dinàmica o permeten executar accions. Per exemple, configura un widget si vols conèixer l'estat de les teves oportunitats de venda o consultar l'estat del procés de fabricació d'un producte.

Crear quadres de comandament personalitzats

Quan et disposis a crear un quadre de comandament personalitzat, podràs afegir els indicadors de rendiment més convenients. Tota la informació que apareix en el CMI prové dels mòduls de SAP Business One. Aquests es classifiquen en les següents categories:

• Gestió. Informació relacionada amb els paràmetres del sistema, com la importació de dades o els tipus de canvi de moneda.
• Finances. Inclou les dades relacionades amb la comptabilitat, els informes i els pressupostos, entre altres. A més, mostren les despeses de l'empresa en temps real.
• Oportunitats de vendes. Administració de les oportunitats de venda i l'anàlisi d'aquestes. Indica quines són la previsió d'oportunitats guanyades i una visualització dinàmica de les etapes de venda.
• Vendes i compres. Inclou els apartats relacionats amb l'emissió de factures, les transaccions per adquirir matèries primeres, reclamació d'impagaments i molt més.
• Gestió de bancs. Permet conciliar els comptes bancaris de l'empresa amb l'ERP per automatitzar processos com els pagaments a proveïdors i molt més.
• Recursos humans. L'ERP també compta amb una secció dedicada a la gestió dels empleats i les contractacions en els diferents departaments.

Prenent com a punt de partida aquests i altres mòduls de SAP, és possible afegir widgets a un quadre de comandament que inclogui la següent informació:

• Beneficis bruts.
• Marge de beneficis.
• Flux de caixa.
• Articles més venuts.
• Comandes pendents.
• Clients amb majors ingressos.

En fer clic a cada perspectiva, s'ofereix més informació. El contingut del quadre de comandament s'actualitza en temps real.

Accés des de tots els dispositius

Els quadres de comandament integrals de SAP Business One estan disponibles en tots els dispositius. Hi ha diferents maneres d'accedir-hi, fent d'aquesta solució una de les més versàtils per gestionar l'empresa:

• Client web. Funciona completament amb els estàndards actuals com HTML5, és compatible amb qualsevol navegador modern. No cal instal·lar res, ni al mòbil ni al PC.
• Aplicacions mòbils. Les aplicacions de SAP Business One són una solució per consultar els quadres de comandament des del telèfon. La companyia ha llançat els seus clients en forma d'aplicació tant en Android com iOS. L'experiència està optimitzada per a panells tàctils i proporciona una connexió segura al servidor.
• Equips d'escriptori. L'última possibilitat, com no podia ser d'una altra manera, és accedir a totes les dades de l'empresa des d'un PC o Mac. Aquesta és la versió del programari més completa i fàcil d'utilitzar a causa de la major mida de la pantalla.

Tota la potència de SAP Business One al teu negoci amb SEIDOR

Si has arribat fins aquí, significa que el quadre de comandament integral de SAP Business One et resulta molt atractiu. Com has pogut comprovar, aquesta funció és tan sols la punta de l'iceberg. En realitat, la solució de SAP és una suite completa per gestionar les operacions de la teva PIME.

És possible que ja disposis d'aquest programari a la teva empresa i no n'estiguis traient el màxim profit. També hi ha la possibilitat que el teu negoci encara no gaudeixi dels en matèria de productivitat i eficiència. En ambdós casos, què hauries de fer?

La nostra recomanació és planera i senzilla: busca un soci fiable, especialista en la plataforma SAP. Encara que el funcionament d'aquest ERP és simple de cara a l'usuari, no oblidis que la seva implementació en cada empresa és una qüestió delicada que ha d'executar-se amb la màxima destresa. És crucial que SAP Business One i el seu quadre de comandament integral s'adaptin a la perfecció a la teva organització.

En SEIDOR portem dècades ajudant les empreses a implementar, adaptar i treure profit d'eines com les que hem esmentat en aquesta publicació. L'experiència en el sector i la feina ben feta ens avalen. Contacta ara amb nosaltres per començar a gaudir de la millor integració de SAP Business One, el quadre de comandament integral i la resta de les seves eines en el teu negoci. Porta el teu negoci al següent nivell!