Business One i la reconciliació en tancaments de períodes

SAP Business One ofereix una utilitat per al tancament d'exercici financer que ens permet saldar els comptes tant de balanç, com de pèrdues i guanys cada exercici.

Aquest procés, per una banda, ens calcula el resultat de l'exercici i ens deixa a zero els comptes de pèrdues i guanys per al següent període. Per altra banda, ens tanca i obre cada compte de balanç amb el seu saldo de fi de l'exercici i obre el nou exercici fiscal pel mateix import.

Però aquest article no tracta de com realitzar aquest procés i els seus passos, sinó d’‘eliminar’ certes incomoditats en veure els majors dels comptes, conseqüència de realitzar aquest procés cada any.

Cada vegada que traiem un llibre major, veiem els moviments d’un compte, interlocutor comercial o fins i tot informes de deutes, entre totes les partides obertes, veurem els apunts cada any corresponent al tancament i l’obertura si aquests no han estat reconciliats.

Està clar que podem anar compte a compte, per cada client i per cada proveïdor realitzant aquesta conciliació perquè no es mostrin, però quan el volum és gran es converteix en una tasca feixuga.

Per automatitzar aquest procés de conciliació, proposem l'ús dels assistents de conciliació, tant de comptes de major com d'Interlocutors Comercials.

Perquè l'ús d'aquests assistents sigui eficient i ens realitzi una conciliació òptima sense reconciliar partides que no hauria, proposem la realització dels següents passos:

El primer i essencial és ser previsors del que posteriorment realitzarem i sota quines circumstàncies. Per a això establirem una regla mnemotècnica i única que ens permeti identificar el tancament i l'obertura de manera conjunta.

En el següent exemple proposem establir la regla Tancament + Any + Obertura + Any tant per al seient de tancament com per al d'obertura.

Com a resultat d'aquest tancament obtindrem aquest resultat:

Com veurem, en la línia de l'assentament, tant de tancament com d'obertura, ens ha establert a la REF1 la regla mnemotècnica que anteriorment vam establir i que farem servir a continuació.

El següent pas és reconciliar els Interlocutors comercials (comptes associades) per una banda i per altra banda el resteig de comptes comptables. Per a això anirem als assistents de reconciliació interna i fixarem els següents paràmetres:

Exemples per període anual natural de l'exercici 2018.

Data de comptabilització: De 31/12/2018 a 01/01/2019

Regles d'ajust:

Regla 1: Data comptabilització – 1 dia de desviació.

Amb això aconseguim que només es reconciliïn apunts amb un dia de diferència. Entre l'últim dia del període i el primer del nou, sempre hi ha un dia.

Regla 2: Codi de compte associada.

Amb això aconseguim que no ens conciliï partides de diferents comptes associades d'IC. Per exemple la de cartera.

Regla 3: Ref.1 (línia) - 6 últims caràcters.

En aquesta última regla apliquem la regla mnemotècnica anterior i li diem que ens reconciliï apunts on coincideixi aquest valor en els seus 6 últims caràcters. Recordarem que en l'exemple descrit vam establir la mateixa per a tots dos assentaments, C18A19.

Tots dos assistents els podem trobar a:

Interlocutors comercials>Reconciliacions Internes>Reconciliacions.

Finances>Reconciliacions Internes>Reconciliació

En tots dos casos haurem de seleccionar l'opció automàtica.

Esperem que hàgiu après molt amb aquest truc!