Com gestionar una empresa de distribució amb un programari ERP?

L'ús d'un ERP per a empreses de distribució, com gestionar-la

El primer que has de tenir en compte és que els ERP per a distribució et permeten realitzar un control integral dels diferents departaments. I, el que és més important, no hauràs de repetir operacions perquè aquestes quedaran registrades en tots els mòduls que hagis contractat.

És cert que la distribució pot tenir casuístiques diferents. No és el mateix, per exemple, les necessitats de la distribució en alimentació poden variar respecte a les de retail, ja que en aquest últim cas es dirigeixen al client minorista.

Un ERP per a empreses de distribució ha de poder ser utilitzat per tots els agents de la companyia. En aquest sentit, l'eina ha de ser intuïtiva perquè pugui ser utilitzada per igual un operari i un gestor. Avui dia, és cert que hi ha sistemes d'accés a través de contrasenya que milloren la seguretat.

Sigui com sigui, la gestió d'una empresa que tingui un ERP específic per a la distribució ha de tenir en compte els següents aspectes. Pren nota:

1. Controlar els estocs

El control dels estocs és un dels aspectes centrals en una empresa de distribució. No en va, estem parlant de la seva principal activitat.

L'ERP permet conèixer l'estat del magatzem, però també les entrades i sortides de mercaderia. El que es busca, en qualsevol cas, és aconseguir monitoritzar els processos i evitar errors en la cadena de distribució. Un dels avantatges dels actuals ERP de distribució és que es poden utilitzar en qualsevol dispositiu.

Per exemple, la traçabilitat es converteix en un procés crític. Un estoc té una entrada, una estada en magatzem i una sortida. El control de tot el cicle et permet saber on són els possibles problemes.

L'ús d'aquest tipus d'eines pel que fa als estocs et facilitarà la feina. Per aquest motiu, et convé tenir-les a mà.

2. Gestió de les finances

Els fluxos financers són una qüestió clau en tota empresa i les eines automatitzades et permeten conèixer quina és la situació exacta.

Per exemple, gràcies a un ERP integrat amb els teus comptes bancaris sabràs l'estat d'aquestes. En el sector de la distribució, que es mou en marges reduïts, aquest element és central. Afortunadament, amb una eina especialitzada et serà més fàcil realitzar un seguiment.

D'altra banda, aquest departament també controla l'estat dels pagaments i les seves dates, així com els cobraments. Això és indubtablement important si el que vols és fer un control dels teus fluxos de caixa. Al final, es tracta d'evitar tensions de tresoreria per no cobrar quan correspon.

La comptabilitat de l'empresa és igualment important, ja per qüestions legals. Els actuals mòduls de gestió financera et permeten realitzar assentaments en temps real ajustats a la normativa del Pla General de Comptabilitat. Per tant, quan vulguis realitzar un balanç o un compte de pèrdues i guanys, ho tindràs més fàcil.

3. Gestió de despeses i proveïdors

La gestió de despeses i proveïdors és una de les qüestions clau de totes les empreses i en la distribució no és una excepció. Els mòduls d'un ERP estan adaptats a les compres però, també, a la gestió dels Recursos Humans.

La idea és que puguis conèixer quina és la situació de cada moment, coneixent les compres anteriors de proveïdors i el seu volum. Una cosa similar succeeix també quan es treballa amb la plantilla. És evident, doncs, que disposar d'aquesta informació és imprescindible en tota negociació.

La gestió de despeses i proveïdors és fàcil de controlar amb un ERP i es notarà a la teva empresa.

4. Gestió de clients

La gestió de clients en distribució és una de les parts més complexes, sobretot en subsectors com la missatgeria.

Un CRM compta amb diverses eines perquè la gestió sigui més efectiva. D'una banda, la base de dades dels clients amb el seu corresponent historial. En segon lloc, el tiquet mitjà i les seves preferències per millorar les campanyes de màrqueting. A més, pots saber quin és el estat dels contractes. D'altra banda, sabràs si s'està realitzant un seguiment correcte del servei d'atenció al client. Finalment, l'estat dels seus pagaments.

Aquesta informació és decisiva en tots els sentits, però sobretot per al departament comercial o de vendes. Una bona gestió dels teus clients aporta valor.

5. Realitzar informes periòdicament

Els informes són importants per dues raons. En primer lloc, per saber quin és l'estat real de la teva empresa en un moment determinat. D'altra banda, perquè aquesta informació et permet realitzar una planificació prèvia.

En temps de Big Data, hi ha un major ús de dades i, en aquest cas, per a una bona gestió empresarial es fa necessari saber discriminar. És per això que saber generar informes de qualitat és determinant.

Quina és l'opció de programari més recomanable per a una PIME de distribució?

Les PIMES de distribució poden optar per una solució que s'està estenent, l'ERP per mòduls. Això fa que puguis triar i activar aquelles àrees que necessites en cada moment.

Quina és l'avantatge? Que si has contractat un mòdul i més tard vols incorporar-ne un altre, la informació s'integrarà. I, en conseqüència, estalviaràs temps i diners a la teva empresa. Aquells professionals que tinguin un coneixement mitjà d'informàtica no tindran problema en utilitzar l'ERP si compten amb un assessorament especialitzat.

Això sí, es fa imprescindible comptar amb una empresa amb experiència que s'encarregui de la implementació. Les empreses especialitzades poden estudiar el cas de la teva PIME i proposar-te la solució ajustada. Això, juntament amb el suport que donaran, facilitarà la transició.

Conclusió

L'ús d'un ERP per a empreses de distribució ha de considerar unes pautes de criteri. I, per descomptat, has de comptar amb un proveïdor que et proporcioni solucions de confiança. SEIDOR Business One et facilita mòduls ERP adaptats a les necessitats de la teva empresa de distribució.