Com implantar un programari ERP en una empresa de fabricació?

Els passos per implantar software ERP en una empresa de fabricació

Abans de res, convé recordar que la implantació d'un software té un cost elevat i, encara que a la llarga compensa (i molt) hi ha aspectes que el poden encarir, com una implementació tardana o ineficient.

Aquest problema s'engrandeix, més si cap, quan es tracta d'una empresa de fabricació. Cal tenir present que, en aquests casos, el software s'utilitza per a tots els processos, també per a la fabricació perquè avui està automatitzada o robotitzada. Per tant, qualsevol error d'enfocament que es cometi té conseqüències. Un Enterprise Resource Planning (ERP) ha de triar-se bé i el procés d'implementació ha d'ordenar-se.

Cal destacar que els següents passos ajudaran, doncs, a que el procés de implantació del teu ERP sigui més senzill i eficaç. Pren nota, perquè això t'interessa:

1. Elecció de l'ERP adequat

És evident que el primer pas que hauràs de fer és triar un ERP específic. I, com això condicionarà tot el procés, val la pena que comparis els diferents avantatges i inconvenients. Per regla general, convindrà que facis una avaluació prèvia. No en va, aquesta és la manera de prendre una decisió conscient. Avui existeixen ERP per a empreses de fabricació.

Els ERP per a empreses de fabricació tenen unes característiques pròpies. I, a més, el proveïdor és fonamental, tant per la qualitat i funcionalitats com pel suport al client. Totes aquestes qüestions són decisives per evitar problemes futurs.

2. Planificació del timing

La planificació del timing, un cop t'has decidit, és crucial. En aquest cas, es tracta que valoris quant de temps trigaràs a implementar l'ERP. I, sobretot, un cop tinguis aquest calendari, caldrà proposar-se el compliment d'aquest.

L'ideal, per regla general, és que el temps d'implementació sigui el menor possible. No obstant això, no ens podem enganyar, perquè aquesta tasca té una complexitat. Per tant, quan plantegis un timing has de ser realista.

3. Consultoria i anàlisi de funcionalitats

L'ERP ha de complir una sèrie d'objectius i, en ocasions, s'han de instal·lar algunes funcionalitats específiques per a empreses de fabricació. Per tant, és recomanable que facis una revisió prèvia per prendre decisions sobre quines funcions instal·laràs. Això permetrà que el programari doni tot el que pot donar de si.

Per exemple, cal assenyalar que el control de les mercaderies i subministraments és fonamental a les fàbriques. I aquest concepte cal entendre'l com a control del magatzem i d'unitats, amb la finalitat de comptar amb el flux de mercaderies adequat i evitar la ruptura d'estocs.

Moltes vegades hi ha una infrautilització del programari. I és una llàstima perquè no s'exploten al màxim les possibilitats que té. Com que cal fer una inversió prèvia d'una certa quantia, efectuar aquesta comprovació i estudi és fonamental.

4. Configuració i parametrització

La configuració és ja el pas d'introducció, ja que implica la instal·lació del programari i la seva correcta configuració. Arribats a aquest punt, has de comprovar si la parametrització s'ajusta al que necessites. Per tant, aquest pas permetrà que, si hi ha un error, puguis revisar-lo i reiniciar el procés.

Per descomptat, la configuració ha d'estar adequada al maquinari que utilitzis. I això és rellevant perquè, en ocasions, un equip obsolet o amb poca capacitat pot ser problemàtic per a una correcta implementació.

5. Migració de plataforma i dades

El procés de migració de la plataforma i les dades és sensible per dos motius. En primer lloc, perquè has d'assegurar-te que aquest canvi es fa de manera segura. D'altra banda, perquè t'has d'assegurar que la migració de les dades és completa. En conseqüència, hauries d'assegurar-te que aquest procés es fa de manera neta per a la teva empresa de fabricació; recorda, a més, que, si tens dades externes, la legislació de protecció de dades sanciona a qui no les gestiona correctament.

El que sí que et recomanem, d'altra banda, és que quan migrem les dades, comprovis que només tens a la teva base les estrictament necessàries. Això és important, a més, perquè et permetrà estalviar espai que utilitzaràs per a altres menesters.

6. Formació del personal en empreses de fabricació

La formació del personal ha de començar abans de la implementació del programari, però és usual que es faci també un cop en funcionament. No en va, l'objectiu és que els treballadors puguin treure el màxim profit d'aquest programari; a la llarga, això evitarà problemes. Per exemple, quan es tracta d'un programari per a la producció, això també afectarà els supervisors o obrers.

A les fàbriques, hi ha diferents funcions i, en aquest cas, es fa imprescindible que cada responsable sàpiga quina àrea utilitzar. Per exemple, en els processos productius, hi ha un supervisor que controla els inputs i outputs. En segon lloc, hi ha persones encarregades de les compres i de les vendes. I, finalment, hi ha un departament de comptabilitat. En conseqüència, cal donar la formació adequada a qui la necessita.

El convenient és que estableixis un calendari de formació per als treballadors de l'empresa. I, per descomptat, que aquesta formació sigui eminentment pràctica, perquè es tracta que aprenguin a emprar l'ERP.

7. Funcionament

Un cop tot estigui llest, cal engegar el programari i que aquest comenci a funcionar. Hi ha casos en què el funcionament pot realitzar-se de manera simultània, mentre que altres vegades s'haurà de fer per fases.

Quan es tracta d'una empresa de fabricació, és convenient assegurar-se que les parts fonamentals, directament relacionades amb el procés productiu, funcionen al mateix temps. La idea és que es pugui produir més en menys temps i amb un consum d'energia òptim. Per tant, es fa rellevant controlar que la implementació sigui l'adequada.

Aquest pas és crític perquè, si hi ha alguna fallada en l'engegada, s'hauria de comprovar quin és el problema. I, evidentment, és possible que s'hagués de retrocedir alguns passos.

8. Seguiment i avaluació

La tasca d'implantar programari ERP en una empresa de fabricació finalitza amb el procés de seguiment i avaluació. És cert que aquest període variarà segons el tipus de companyia, però has de tenir present que oscil·la entre els 6 mesos i l'any.

Cal assenyalar que la implementació suposa, no només que el programari funcioni bé, sinó que ho faci amb totes les seves capacitats. Això significa que, si has instal·lat 5 mòduls, haurien de funcionar tots a ple rendiment. I, a més, has de comprovar si s'han donat les millores esperades. Un exemple seria el del subministrament i gestió de matèries primeres, per comprovar si ha millorat o si s'han reduït costos; el mateix es pot mesurar en temps de productivitat, tant de les mercaderies com dels beneficis globals.

Per una banda, has de revisar que la implementació s'està complint segons la planificació que has establert i, per l'altra, passat un temps hauràs d'avaluar si els objectius que vas establir en el seu dia es van complir.

Conclusió

Implantar software ERP en una empresa de fabricació és un procés complex i val la pena conèixer les fases. Busques un ERP per a indústries de producció? SAP Business One és una bona solució perquè siguis més competitiu i eficient. No dubtis en contactar-nos si necessites més informació.