Coneix les etapes de la implementació ERP amb SAP Business One

1.- Fase d'organització

A l'hora de dur a terme la implementació d'un ERP existeix una primera fase d'organització. Aquesta és la fase en la qual s'han de disposar tots els recursos tècnics i de caràcter humà que són requerits per al projecte d'implementació d'un ERP. Per fer-ho, és necessari estar en contacte amb el proveïdor del servei i, al mateix temps, planificar totes les activitats que es realitzaran durant el procés en el qual el programari s'integrarà en la infraestructura de l'empresa.

En aquest punt és bo establir un organigrama en el qual s'ordenin les activitats que es realitzaran, així com preparar una agenda amb cadascuna de les fases del projecte. Aquesta és una bona forma d'inaugurar aquesta nova etapa amb totes les garanties i amb la màxima eficiència possible.

2.- Fase d'anàlisi per a la implementació d'un ERP

La segona fase és anomenada d'anàlisi. En aquesta etapa d'implementació d'un ERP s'ha de tenir en compte la planificació d'un equip, així com la seva organització per poder implementar correctament l'eina en el si de l'empresa. Per a això, s'ha de dur a terme una anàlisi de cadascuna de les funcions que té cada departament dins de l'empresa. Per fer-ho, es pot confeccionar una llista de cadascun dels seus processos i de cadascuna de les tasques on l'ERP sigui rellevant.

També és en aquesta fase en la qual es defineix l'abast del projecte i quan es generen diagrames per a cadascuna de les àrees d'operació de l'empresa. Sempre s'ha de tenir en compte que cal enfocar totes les tasques per a un treball conjunt amb el qual es puguin implementar polítiques comunes. Elles són precisament les que permetran complir amb un projecte a mitjà i llarg termini en la fase d'integració de l'ERP.

3.- Fase d'implementació de l'ERP

Podríem definir les dues etapes anteriors com etapes de preparació per introduir l'ERP a l'empresa. No obstant això, aquesta tercera fase és pròpiament la indicada per implementar-lo a l'empresa. El que es fa en ella és instal·lar-lo i configurar-lo per a les funcions i tasques desitjades dins de l'empresa. Hem de complir amb la configuració que requereix la nostra empresa per a les seves tasques i, al mateix temps, adaptar aquesta configuració a la naturalesa i característiques de la nostra companyia. Aquesta fase s'ha de fer independentment de la mida de l'empresa. Per a això, és sempre recomanable comptar amb l'assessorament del proveïdor. D'aquesta manera ens assegurarem de treure-li el màxim partit al programa per poder donar cobertura a les necessitats que té la companyia i els seus equips.

4.- Arrencada de l'ERP

La quarta fase és aquella en la qual inicia el seu funcionament dins de l'empresa l'ERP. És una fase en la qual la principal tasca consisteix a fer vàlides totes les accions i comprovar que totes funcionen d'acord amb el desitjat i l'esperat. Per això, podríem definir aquesta fase com aquella en la qual es veuen els resultats de forma pràctica sobre les estimacions que havíem fet prèviament.

En aquesta fase és fonamental que cadascun dels membres de cada equip participin a l'hora de validar cadascun dels processos en els quals està involucrat l'ERP. Naturalment, en aquesta fase és fonamental la formació del personal que estarà en contacte amb l'ERP ja que són ells qui des del primer moment han de ser capaços de treure-li el màxim partit. Aquest punt també passa per obrar en ells un canvi de mentalitat amb el qual puguin entendre i aprofitar el rendiment potencial d'un ERP.

5.- Formació específica per a l'ERP

Tot i que en diversos moments hem esmentat la formació i l'assessorament en relació amb la implementació de l'ERP en una empresa, hi ha una fase específica per a això. És aquesta cinquena fase que podríem definir com de formació: es tracta de donar capacitat a tots els equips perquè siguin capaços de dominar i treure profit de l'ERP.

En aquesta fase la comunicació pren un paper essencial no només entre els diferents membres d'una companyia, sinó també amb el propi proveïdor del servei ERP. Amb aquesta comunicació es podrà comprendre quins són els processos i funcions que té el sistema. Durant aquesta cinquena fase és fonamental establir sistemes de pràctiques perquè els treballadors puguin comprovar l'avanç dels seus coneixements.

6.- Consolidació de la implementació de l'ERP

L'última fase es pot definir com de consolidació. En ella l'ERP està instal·lat a l'empresa i es passa a comprovar quin està sent el seu rendiment. Cal dir que, tot i ser l'última fase d'implementació no és ni molt menys la última. Consisteix, això sí, en la fase en què els diferents usuaris d'un ERP el coneixen i manegen i també la fase en què de forma contínua es va millorant l'experiència que es té del programa. També es prova la seva compatibilitat amb altres programes com MRP. L'objectiu final d'aquesta fase coincideix amb el del projecte d'implementació d'un ERP en general: treure el màxim rendiment d'ell i comptar amb una eina global que millori l'eficiència empresarial.

Cal dir que, tot i que aquestes són les fases d'implementació d'un ERP, no acaba aquí la tasca d'instal·lar-lo. En efecte, un cop s'han completat totes les fases queda la supervisió contínua del programa per anar introduint les millores i canvis que siguin necessaris. Precisament per ser una eina modular, un ERP admet canvis i ampliacions que de forma contínua reforcen el seu potencial.

A SEIDOR som especialistes en millorar el rendiment de la teva empresa. Prova el nostre ERP per a empreses i comprova-ho per tu mateix.