És obligatori fer factura electrònica a Espanya? Descobreix com fer-la amb SAP Business One

Avui dia, les companyies estan obligades a facturar de manera electrònica a altres empreses o autònoms, una cosa que ja succeïa des de 2015 amb els proveïdors que havien de realitzar un enviament de factures a l'administració pública.

Existeixen diverses i diferents eines per executar aquestes signatures electròniques, en aquest article veurem com de senzill i útil és fer-ho mitjançant SAP Business One.

En què consisteix la factura electrònica?

Una factura electrònica és un document digital amb els mateixos efectes pel que fa a legalitat que una factura tradicional o física. La diferència entre ambdues és que és emesa i rebuda pel seu destinatari en format digital. La regulació de les factures digitals va quedar reflectida en el Reial decret 1619/2021.

La velocitat d'implantació de la factura electrònica al nostre país s'ha anat desenvolupant a bon ritme i hem estat, juntament amb els països nòrdics, els més avançats en aquest sentit. Des de 2021, va créixer exponencialment el nombre de pimes i empreses de major mida que van començar a emetre factures electròniques.

Establiment de la Llei de Creació i Creixement d'Empreses per a la implantació de la factura electrònica

Des de l'aprovació de la Llei 18/2022 de 28 de setembre, es va posar en marxa la obligatorietat de la facturació electrònica a Espanya.

Empreses que tenen facturacions de més de 8 milions d'euros, van haver d'adaptar-se per emetre factures digitals obligatòriament. Per a això, tenen un termini màxim de 12 mesos des de la data de publicació d'aquesta Llei. Per al cas de la resta de companyies, es va establir un període de 2 anys.

Però a més d'aquesta obligatorietat, s'haurà de permetre a les empreses:

• Que facilitin la visualització i la descàrrega d'aquests documents en format digital als receptors.
• Permetre aquest accés durant un mínim de 4 anys, independentment que el receptor ja no sigui client de l'empresa que emet la factura.

Paral·lelament a aquest fet, el Govern ha desenvolupat un pla per estandarditzar l'ús de la factura electrònica en totes les transaccions comercials. Per aconseguir-ho, l'Administració facilitarà una infraestructura bàsica pública a les pimes perquè aquestes puguin accedir a la factura electrònica.

Beneficis d'utilització de factures electròniques

• Menor risc en la pèrdua del document, ja que es troba en repositoris digitals i hi ha poques probabilitats que es traspassi.

• Estalvi considerable de temps i costos, ja que s'elimina el format paper, enviament, material, etc. Això implica a més una major cura del medi ambient, ja que s'evita l'ús de tinta, paper, etc.

• Major control i reducció de la morositat o frau.

Avantatges de fer la factura electrònica amb SAP Business One

Ja són molts els documents que es gestionen diàriament dins d'un ERP, entre els quals hi ha les factures, ordres de compra, acords amb proveïdors, contractes. A més de documentació pròpia del departament de recursos humans amb els empleats. La integració de les signatures electròniques de VIDsigner amb SAP Business One és total i això dóna lloc a una gran funcionalitat, ajudant els clients a aconseguir aquest anhelat paper zero.

• Els avantatges d'aquesta integració són moltes i molt destacades, ja que tot ocorre dins del SAP Business One. D'aquesta manera, no és necessari un entrenament afegit o la gestió de canvis.

• Les persones que reben els documents que han de signar, no necessiten certificat digital.

• Els treballadors que envien documents a signar no necessiten afegir informació addicional ni gestionar res afegit. La enorme flexibilitat en els processos dóna lloc al desenvolupament de qualsevol tipus de funcionalitat de manera integrada.

• Per als managers i gestors, és tot un avantatge, ja que accelera la gestió dels recursos.

• Es disposa d'un ampli rang de tipus de signatura, la qual cosa dóna lloc a una major possibilitat d'utilització.

• Es resol la custòdia dels arxius amb la gestió de la documentació de l'ERP de manera automàtica.

• Els enviaments són automatitzats completament, així doncs, es realitza l'emissió, la signatura i la custòdia sense necessitat d'un control exhaustiu de personal.

• Es pot fer un seguiment global del procés de signatura en el propi ERP, amb la notificació del final d'aquest, amb la qual cosa el control és absolut.

SEIDOR One: la solució per integrar les firmes digitals en SAP Business One

Així doncs, en conclusió, la implantació de la factura digital ja és un fet al nostre país. La necessitat d'una major eficiència en els processos de treball passa per utilitzar cada vegada més i millor les tecnologies. Per a això, una solució perfecta és integrar les firmes digitals VIDsigner amb SAP Business One.

La simplificació dels processos i agilitat de gestions, acceleraran la velocitat de crear negoci i amb això la productivitat de les companyies. Aspectes com reducció de despeses, minimitzar riscos, complir legalment i eliminació d'errors seran els objectius per complir per a aquesta major eficiència.

A SEIDOR One tenim una gran experiència en la implantació de sistemes ERP, així com la integració de VIDsigner amb SAP Business One per a les firmes electròniques. Els nostres consultors personalitzen el nostre programari per donar amb la solució exacta sigui quin sigui el teu negoci i sector.

T'oferim la possibilitat d'integrar a la teva companyia un dels ERP més sòlids i potents del mercat amb les eines de gestió necessàries. Contacta amb nosaltres i el nostre equip de consultors es posarà a la teva disposició per ajudar-te i aclarir tots els dubtes.

A SEIDOR One sabem com és d'important avui dia la digitalització de les companyies i per això, et donarem tot el suport necessari perquè estiguis en primera línia pel que fa a tecnologia.