L'èxit en la gestió del canvi en un projecte de digitalització

Igual que en la majoria dels projectes tecnològics dins d'una organització, podem dividir això en dues etapes: el desenvolupament del projecte i la implementació de la plataforma amb el seu impacte en l'organització. Aquí, presentem les principals recomanacions per abordar la gestió del canvi de manera eficient. També trobaràs consells per introduir noves eines digitals de forma ràpida i sense afectacions en els processos actuals del teu negoci.

Una nova estratègia digital

Totes les empreses han d'establir els seus objectius finals per a la seva estratègia digital. Per a algunes, això pot ser una cosa temporal i tàctica, com crear nous canals de venda a causa de la situació actual. Per a la majoria, serà una estratègia més profunda, buscant una unificació de canals en el futur i d'aquesta manera aconseguir l'omnicanalitat. Evidentment, això es pot abordar des de diferents punts de vista. En qualsevol cas, sempre hi haurà límits pel que fa a pressupost i temps.

En SEIDOR, aconsellem aplicar el que anomenem el Producte mínim viable, fins i tot en la part organitzativa. Això significa no només llançar una plataforma amb les funcions bàsiques que aportin valor ràpidament, sinó fer-ho de manera efectiva. Dit d'una altra manera: no es tracta només d'implementar ràpidament (quick-win). Més aviat, ens referim a adaptar els processos de manera àgil i eficient (lean management), fent que funcionin des del primer dia. Això és crucial en la gestió del canvi.

Criteris d'inici que cal establir

L'organització ha de avaluar si pot gestionar els nous processos del canal digital. En l'estratègia del projecte, s'han d'identificar conceptes bàsics com Factors clau d'èxit. Aquesta expressió fa referència als resultats desitjats del projecte de transformació (per exemple, augmentar vendes, aconseguir més lleialtat dels clients, reduir costos en atenció al client, etc.) i com mesurarem si s'aconsegueixen.

També és important considerar com aquests canvis afectaran els processos actuals de l'empresa per evitar sobrecarregar els equips actuals. Per exemple, els responsables de productes i catàlegs haurien de poder adaptar-se al nou canal digital sense dificultats excessives.

No hem d'oblidar el cost en termes d'organització, a més del cost tecnològic, que inclou la plataforma i els serveis d'implementació. Aquest cost organitzatiu no només es refereix al temps necessari per establir el nou canal, sinó també al cost d'oportunitat de deixar de banda les tasques habituals del dia a dia.

Les claus per a un MVP organitzatiu

Quan s'introdueixen nous canals en una organització i aquests canvien la forma en què es treballa, és crucial gestionar bé el procés d'adaptació. Això és encara més rellevant si es fan canvis grans a la nostra empresa. Amb tot, es fa indispensable trobar un equilibri, ja que passar massa temps analitzant pot anar en contra de l'objectiu d'obtenir resultats ràpids. És a dir, es busca un llançament primerenc amb el menor impacte i cost organitzatiu.

Pel que fa a això, aquí van algunes claus:

• L'externalització. De vegades, quan s'intenta una gestió del canvi profunda per adoptar nous mètodes i eines, es pot caure en la “paràlisi per anàlisi”. Aquí és on una consultora amb experiència pot ajudar. Aquest tipus de companyies faciliten a les empreses adaptar la seva organització per aprofitar les eines triades, en lloc d'intentar fer que les eines s'ajustin a com fem les coses actualment. No s'ha d'oblidar que la resposta més immediata és que els processos partícips del MVP seran els que menor impacte organitzatiu requereixen.
• Compta amb l'equip necessari. També és necessari involucrar les persones clau des del principi, especialment aquelles que es veuran més afectades pels canvis. Això hauria de començar des del disseny i continuar durant les proves i validacions. Aquestes persones clau ajudaran a definir com utilitzarem les eines i què necessitem per assegurar-nos que tot funcioni correctament. Això també ajudarà que tots els equips acceptin els canvis i es preparin per treballar de manera diferent.
• La tria correcta de les noves eines. Tant la participació dels empleats com el disseny adequat de les solucions són essencials. Quan adoptem nous canals digitals, els nostres empleats han d'aprendre a utilitzar-los correctament i adaptar les seves formes de treball antigues. Les solucions digitals han de ser dissenyades de manera que els empleats les trobin naturals i fàcils d'usar. Això també afecta l'experiència de l'empleat, que és similar a l'experiència del client.
  

Com afrontar la gestió del canvi en un procés de digitalització?

Des de SEIDOR, recomanem encaridament subcontractar molts d'aquests processos digitals, almenys al principi, quan es posa en marxa la transformació. No s'ha d'oblidar que la gestió del canvi en projectes digitals és complexa. Si bé és cert que hi ha treballs que són difícils de reemplaçar, com aquells que impliquen tractar directament amb els clients, hi ha altres tasques que sí que es poden delegar amb facilitat a una agència o implementador.

Parlem de processos relacionats amb la gestió de catàlegs i productes en línia, estratègies comercials, seguiment de la logística, coordinació d'equips, control financer, sistemes de pagament, màrqueting digital i disseny gràfic, entre d'altres. Externalitzar tasques d'aquesta classe és molt beneficiós. El major avantatge d'això és que no cal aprendre tot des de zero per treure el màxim profit de les eines.

A més, en externalitzar aquests processos, es pot supervisar un equip temporal proporcionat pel proveïdor, i al mateix temps, delegar-hi les tasques més repetitives. Durant aquest procés, el propi equip de l'empresa aprèn dels experts sense aturar el treball en les primeres etapes. Mentre una altra entitat maneja la nostra nova plataforma, nosaltres podem continuar definint com canviaran els nostres rols interns i quins nous llocs seran necessaris perquè tot funcioni de manera fluida.

La durada de l'externalització

Hem parlat sobre què és important perquè un projecte funcioni i com saber si va pel bon camí. Per entendre bé un projecte de canvi determinant, necessitem tenir un bon sistema de control, informes i anàlisis constants. Això ens ajuda a mesurar com van les coses i ens dóna una idea de com podrien millorar. Quan es té una estratègia transformacional ja s'ha decidit a on volem arribar. No obstant això, el camí per arribar-hi tindrà diferents etapes, depenent de les decisions que prenguem i del que pensin els nostres clients i empleats sobre les noves idees.

Aconseguir la maduresa prendrà temps, especialment si estem fent molts canvis i si són canvis de gran abast. Però una vegada que les diferents parts de l'empresa estiguin treballant bé juntes, es pot deixar de dependre tant de l'ajuda externa per a certs processos. Més aviat, aquests procediments es poden integrar i executar des de la pròpia empresa. Per contra, és possible que, per diferents motius, com un cost inferior, la col·laboració externa es mantingui a llarg termini.

SEIDOR, el teu soci fiable per a la gestió del canvi

Som un equip que sap com tractar diferents situacions, com les que es mencionen en aquest article. Ambdues companyies són especialistes en la gestió del canvi i l'externalització de processos. Junts, oferim serveis que inclouen ajuda per fer grans canvis en una empresa, ajudar a que l'empresa s'adapti a aquests canvis, supervisar el procés i fer que certes feines es facin per persones fora de l'empresa, com en agències.

Això també pot incloure treballar en plataformes digitals. Poden fer això utilitzant eines que ja tenen o utilitzant eines d'altres empreses. També poden ajudar amb l'estratègia i el pla per promocionar coses en línia. A més, aquests serveis poden ser per un període llarg o curt, depenent del que l'empresa necessiti i vulgui fer. Contacta ara amb nosaltres!