Novetats en la facturació electrònica després de la publicació de l'esborrany

Llei “Crea i Creix”

La Llei “Crea i Creix” ha fet un pas més, el passat 15 de juny el Ministeri d'Afers Econòmics i Transformació Digital, i el Ministeri d'Hisenda i Funció Pública, feien públic l'esborrany del Reglament de Factura Electrònica i s'iniciava el tràmit d'audiencia pública del reglament. Això significa que totes les entitats (Ministeris i Organismes Públics) que intervenen en la viabilitat d'aquesta llei s'han posat d'acord en com dur a terme el projecte. Amb aquesta publicació realitzada per part d'ambdós Ministeris s'obre la porta perquè tots aquells afectats (Empreses i professionals), puguin indicar aquells aspectes del compliment de la Llei que més els impactarà suposant un problema a l'hora d'aplicar-la.

¿Amb aquesta última publicació ja es tenen els detalls tècnics de la Llei? No, encara no. Aquesta publicació per ara és l'Esborrany del Reglament, els detalls es publicaran en els pròxims mesos. ¿Ja comença a comptar el termini d'1 any per començar a ser obligatòria la seva aplicació? No, encara no, ja que el termini comença a comptar des del moment en què es facin públics els detalls tècnics, sent la seva aprovació i publicació al BOE la que iniciarà el termini que marca la llei de 12 mesos, que marca la pròpia llei, per a la seva entrada en vigor.

Hem de recordar que hi ha dos terminis: 1 any per a totes aquelles empreses que facturen més de 8 milions i 2 anys per a les altres.

Com a principal novetat, la publicació de l'Esborrany del Reglament ens presenta la Solució Pública de Facturació Electrònica, que és un conjunt de serveis proporcionats per la Agència Estatal d'Administració Tributària. Aquests serveis conformaran la infraestructura per a l'emissió i recepció de factures electròniques, per a tots aquells empresaris i professionals que decideixin utilitzar aquest sistema. A més, la Solució Pública de Facturació Electrònica actuarà com un repositori universal i obligatori per a totes les factures electròniques. També ofereix serveis generals per al seguiment del cobrament (període mitjà de pagament), d'acord amb les regulacions establertes, així com opcions per descarregar factures en línia, ja sigui de forma individual o en lots, tant per als emissors com per als destinataris i els seus autoritzats.

Les empreses i professionals tindran l'obligació d'emetre i enviar factures electròniques als seus clients, empresaris i professionals, complint amb la nova legislació vigent en matèria de facturació electrònica sobre aquesta plataforma resident de l'AEAT, a part dels altres mitjans que estiguin utilitzant o desitgin utilitzar. L'AEAT defineix la seva plataforma de facturació electrònica com el sistema que garanteix la integritat, seguretat i fidelitat de les dades de facturació a nivell estatal.

La recepció d'aquestes factures es podrà continuar realitzant a través dels diferents canals del sistema espanyol de factura electrònica, incloent-hi des de la seva posada en marxa, la Solució Pública de Facturació Electrònica. A més, es requerirà que s'informi sobre l'estat de la factura, ja sigui la seva acceptació o rebuig comercial, juntament amb la data corresponent. Així mateix, quan es realitzi, s'haurà d'indicar si s'ha realitzat el pagament complet de la factura, juntament amb la data corresponent.

Un altre punt destacable són els requisits tècnics i contingut d'informació que han de complir les factures electròniques, com són els formats de factura electrònica acceptats, i els mitjans d'intercanvi permesos, i especificacions tècniques que hauran d'incorporar les factures, com per exemple la signatura electrònica i la utilització de certificats per a la comunicació i transmissió dels documents electrònics.

Els formats que seran admesos: S'entendrà per factura electrònica als efectes d'aquest Reial decret aquell missatge informàtic de caràcter estructurat, ajustat al model semàntic de dades EN16931 del Comitè Europeu de Normalització i sota una de les següents sintaxis:

Missatge XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a tota la indústria tal com es especifica en els esquemes XML 16B (SCRDM — CII).
Missatges UBL de factura i nota de crèdit tal com es defineixen a la norma ISO/IEC 19845:2015
Missatge EDIFACT de factura d'acord amb la norma ISO 9735
Missatge Facturae, en la versió per a facturació entre empresaris i professionals vigent en cada moment

Un dels aspectes més rellevants del reglament és que no seran obligatòries les plataformes privades de comunicació: l'article 9 especifica que la facturació electrònica podrà realitzar-se mitjançant plataformes privades de facturació electrònica, mitjançant la solució pública de facturació electrònica o mitjançant la combinació d'ambdues vies. En el cas que l'intercanvi de factures electròniques es produeixi íntegrament mitjançant plataformes privades de facturació electrònica, una còpia generada automàticament de cada factura electrònica haurà de ser dipositada en la solució pública de factura electrònica. Aquesta premissa, permet plantejar el lliurament de factures directament en la solució pública de facturació electrònica, en aquells casos que el programari de facturació electrònica que disposem en el nostre sistema disposi de la capacitat d'integrar amb ella.

En cap cas, podrà l'operador de plataforma electrònica privada receptora de la sol·licitud d'interconnexió cobrar cap quantitat a la plataforma sol·licitant per resoldre aquestes sol·licituds d'interconnexió en els terminis establerts, ni per altres serveis d'integració que pugui tenir pactats amb el destinatari final de la factura electrònica.

Repositori de factures: el futur sistema espanyol de factura electrònica estarà conformat per les plataformes d'intercanvi de factures electròniques de caràcter privat i per la Solució pública de facturació electrònica, aquesta última complirà a més la funció de repositori de factures, i que serà gestionada per l'Agència Estatal d'Administració Tributària. Per tant, gràcies a la solució pública de facturació electrònica podem complir amb el requeriment que incloïa la llei de “crea i creix”, on demandava facilitar un accés a les factures per als nostres clients durant 4 anys.

Interoperabilitat: la interoperabilitat entre plataformes de factura electrònica privades, els seus operadors hauran de tenir capacitat per transformar el missatge de la factura a tots els formats admesos. Així mateix, estaran obligats a interconnectar-se amb qualsevol altra plataforma electrònica privada i a acceptar totes les sol·licituds d'interconnexió que es dirigeixin des d'alguna d'elles.

Serà l'Agència Estatal de l'Administració Tributària l'encarregada d'extreure informació estadística de les factures electròniques remeses al sistema públic de facturació electrònica i dels informes d'informació sobre el pagament d'aquestes que permeti monitoritzar el compliment de la normativa sobre morositat comercial, fent-la arribar, almenys, a l'Observatori Estatal de la Morositat Privada i al Ministeri d'Assumptes Econòmics i Transformació Digital.

Durant els primers dotze mesos, les empreses que estiguin obligades a emetre factures electròniques en les seves transaccions amb empresaris i professionals hauran d'acompanyar aquestes factures electròniques d'un document en format PDF que asseguri la seva llegibilitat per a les empreses i professionals per als quals encara no hagi entrat en vigor l'obligació de rebre factures electròniques.

Alguns temes a tenir en compte que ens permetin anticipar les actualitzacions dels nostres sistemes, i que es necessitaran per complir amb els requisits són:

Preparar la implementació: hem de preparar el nostre sistema de facturació per complir amb els requeriments tècnics requerits en l'emissió electrònica.

Considerar el tractament d'estats: És essencial definir com es tractaran i reportaran els diferents estats relacionats amb les factures. Aquests estats poden incloure pendent de pagament, pagada, cancel·lada, entre altres. Hem d'assegurar-nos de comprendre els requisits legals i fiscals relacionats amb cada estat i adaptar el sistema de facturació per gestionar-los adequadament.

Finalment, aprofitar l'avantatge de les factures electròniques: Les factures electròniques ofereixen nombrosos avantatges en comparació amb les factures en paper. Aprofitar l'oportunitat per automatitzar el procés de recepció i processament de factures és clau en aquesta nova etapa per considerar la implementació de solucions de digitalització i automatització que et permetin agilitzar la recepció, validació i emmagatzematge de les factures electròniques.

A SEIDOR comptem amb una solució de facturació electrònica des de fa més de 10 anys que compleix la legislació actual, i la qual estem adaptant a la nova normativa.