Intégrez Microsoft Teams avec Microsoft Project et améliorez la gestion de projets

Surtout, dans des environnements où toutes les parties impliquées dans chaque projet ont accès à l'application avec différents objectifs, notamment : pour être au courant des tâches assignées, imputer des heures ou des dépenses, mettre à jour des activités, partager des calendriers / diagrammes de Gantt, signaler des incidents, ainsi qu'incorporer les avancées ou tout détail pertinent pour avoir une vision globale de chaque projet.

Sans aucun doute, disposer d'outils de gestion de projets est essentiel pour planifier, assigner, contrôler et mesurer l'exécution de tout projet, permettant aux organisations de gérer de manière centralisée un plus grand nombre d'entre eux.

Internet a été une avancée importante, mais ce n'est pas tout

La disponibilité d'Internet, de n'importe où et à tout moment, a permis de mettre à jour les informations presque en temps réel là où les activités se déroulent réellement. Il n'est plus nécessaire d'attendre de retourner au bureau pour mettre à jour les systèmes de gestion. Ainsi, il est possible de prendre des décisions via des workflows pour l'approbation des demandes en temps réel, et les projets avancent plus fluidement.

Tout cela contribue à un meilleur respect des délais, à des économies de coûts et à une augmentation de la productivité. Et si le logiciel de gestion de projets est intégré à l'ERP pour automatiser la gestion des clients, des entrepôts, des commandes, de la facturation et de la comptabilité, la charge administrative quotidienne est considérablement réduite.

En outre, si les deux sont hébergés dans le cloud, ils permettent un accès continu, éliminant ainsi les limitations potentielles inhérentes aux infrastructures sur site : connectivité, disponibilité, évolutivité en termes de capacité de stockage et de nombre d'utilisateurs, sécurité accrue, etc. Et même fournir un accès à des tiers (fournisseurs, sous-traitants ou clients), sans compromettre la sécurité des infrastructures de l'entreprise.

Et qu'en est-il des autres scénarios de collaboration ?

En parallèle à cette famille de solutions de gestion, dans pratiquement tous les environnements de travail, nous utilisons des outils de collaboration tels que le courrier électronique, le chat et de plus en plus la vidéoconférence, qui nous permettent d'interagir les uns avec les autres pour gagner en efficacité lors de la réalisation de nos activités, en évitant les retards et les déplacements inutiles. Certaines entreprises configurent également des référentiels de documentation en tant que gestion documentaire, destinés à partager des fichiers vitaux pour le lancement, le suivi et la clôture de chacun d'eux.

Mais malheureusement, ces outils de collaboration sont presque toujours déconnectés des systèmes de gestion de projets. Ce manque d'intégration oblige à consulter en parallèle diverses sources ou outils, à effectuer des recherches à la volée pour localiser certaines informations pertinentes, à copier et coller des données, à devoir transcrire des textes... au final, des pertes de temps qu'il serait souhaitable d'éviter.

Est-il possible d'améliorer la collaboration dans la gestion de projets avec un outil intégré ?

Solution : Microsoft Teams intégré avec Microsoft Project

Eh bien, aujourd'hui, c'est déjà possible. Et c'est grâce à l'intégration de Microsoft Teams avec Microsoft Project, ce qui fait de ce duo d'outils un ensemble imbattable.

Pour ceux qui ne le connaissent pas, Microsoft Teams est un membre relativement récent de la famille Office 365 (il a été lancé en mars 2017), qui surprend chaque jour par sa capacité à regrouper des éléments de collaboration. Il est capable de fournir des salles de chat, la gestion des équipes, des réunions vidéo, des appels, des calendriers, des fichiers et bien plus encore, dans une seule application intégrée. Avec Microsoft Teams, il est possible de collaborer en toute sécurité entre différentes équipes de travail (composées de personnes internes et externes à l'organisation), plateformes (Windows, MacOS, Android et iOS) et dispositifs (PCs, tablettes ou smartphones).

Si Microsoft Teams est déjà vraiment utile pour toute organisation et secteur d'activité en tant que partie d'Office 365, grâce à sa capacité d'intégration avec d'autres solutions d'affaires -tant de tiers que de gestion de Microsoft elle-même- la productivité s'élève au plus haut niveau.

À cet égard, à la fin du mois d'octobre dernier lors de l'événement Microsoft Ignite, une étape importante a été annoncée pour atteindre la nouvelle vision de l'entreprise en matière de gestion de projets, en dévoilant la disponibilité générale du nouveau Microsoft Project. La nouvelle version de Project offre une expérience utilisateur repensée, plus simple et intuitive ; de telle manière que les équipes de travail peuvent ajouter rapidement de nouveaux membres et configurer des tâches, puis passer facilement entre les graphiques de grille, de tableau ou de chronologie (Gantt) pour suivre les progrès.

Et ce qui nous intéresse le plus maintenant… comme Project fait partie de la famille Microsoft 365, les équipes de projet peuvent gagner du temps et être plus productives grâce à des connexions intégrées et directes avec des applications comme Teams, ce qui permet à l'information de circuler entre les outils sans changer d'environnement de travail.

Ce que la société de Redmond a très bien compris, c'est que Microsoft Teams continuera d'être le noyau central pour renforcer le travail d'équipe sur la plateforme de Microsoft, et Project est une pièce supplémentaire de ce puzzle impressionnant de collaboration intégrée.

Si vous souhaitez approfondir l'un de ces aspects, nous vous encourageons à nous contacter pour plus d'informations sans engagement. Chez SEIDOR, nous sommes convaincus que l'intégration de Microsoft Teams avec Microsoft Project vous permettra de porter la gestion de projets à un niveau supérieur de collaboration.