Qu'est-ce que le contrôle des stocks et quels systèmes d'inventaire existent?

Le contrôle des stocks, définition et les différents systèmes existants

La définition du contrôle des stocks est celle d'un système qui permet de réaliser une gestion des stocks d'un entrepôt, tant à l'entrée qu'à la permanence ou à la sortie. L'objectif final est l'optimisation des coûts et de faire en sorte que l'utilisation des stocks soit la meilleure.

La gestion conduit à l'optimisation, de sorte qu'il est indispensable de disposer de pratiques pour atteindre vos objectifs. C'est ici qu'intervient le concept de système d'inventaire, qui est celui qui fournit l'ordre. Il existe plusieurs systèmes d'inventaire en fonction des caractéristiques de chaque entreprise.

Il faut penser que, selon la complexité de chaque situation, la meilleure méthode sera l'une ou l'autre. Ce qu'il convient de garder à l'esprit, c'est qu'aujourd'hui, il est possible de réaliser un contrôle des stocks complexe en moins de temps. En effet, les ERP permettent de traiter automatiquement une quantité énorme de données et, de plus, de travailler depuis un emplacement périphérique pour effectuer les modifications d'informations.

Aujourd'hui, nous pouvons distinguer trois systèmes d'inventaire : global, analytique et perpétuel. Prenez note, cela vous intéressera pour décider du système qui vous convient le mieux :

Système d'inventaire global

Le système d'inventaire global se distingue par sa fonctionnalité et sa simplicité. Dans ce cas, ce que l'on fait, c'est d'inclure dans un même compte, appelé "marchandises", toutes les opérations de l'inventaire. Si vous n'avez pas de connaissances spécialisées, c'est une façon de commencer et de maintenir un minimum d'enregistrement.

Les étapes à enregistrer sont plusieurs, mais toujours dans le même compte. Tout d'abord, la situation de départ des marchandises. Ensuite, les achats. Troisièmement, les ventes de marchandises. D'autre part, il faut enregistrer les retours et les frais d'achat. Toutes ces informations peuvent être centralisées de manière à ne pas perdre de temps ni se disperser. Ce type de système est propre aux anciennes boutiques, en raison de sa simplicité de calcul et, évidemment, il est analogique.

La vertu du système d'inventaire global est, à son tour, son principal inconvénient. Comme il n'y a pas de ventilation, vous ne pourrez pas connaître la quantité de marchandises que vous avez déplacée, ni les coûts ou la valeur finale de ce qui a été vendu. Ce système oblige également à faire un inventaire physique. Par conséquent, bien qu'il s'agisse d'un système de base, il finit paradoxalement par entraîner une duplication des efforts.

Système analytique ou par mémorisation

Le système analytique est celui qui se concentre sur la connaissance de la valeur de tous les éléments inclus dans les opérations. Cela implique l'ouverture d'un compte spécifique pour chaque élément, de sorte que la comptabilisation se fera ainsi. Cela apporte des avantages tels que connaître la valeur de chaque compte et les pertes et profits.

Et quels sont les éléments à prendre en compte ? Tout d'abord, le compte des inventaires. Ensuite, il faut ajouter un compte d'achats. En troisième lieu, il conviendra d'inclure une section de dépenses pour les achats. Par la suite, un compte de retours sur ventes sera inclus. En cinquième lieu, il faut ajouter un compte de remises sur ventes. Le sixième compte à inclure est celui des ventes. En septième lieu, une section de retours sur achats sera incluse. Et enfin, il y aura un compte de remises sur achats.

Ce système présente le grand inconvénient de ne pas connaître la quantité de marchandises ni s'il y a eu des pertes de celles-ci. Et cela vous obligera, pour le savoir, à faire un inventaire physique.

Système d'inventaire perpétuel

Le système d'inventaire perpétuel est celui de mise en œuvre la plus complexe, mais, en même temps, le plus efficace. La mécanique consiste à effectuer un contrôle des informations d'entrée et de sortie des marchandises à tout moment.

Cette mécanique permet de connaître combien vous avez vendu, les gains ou pertes et la valeur finale de l'inventaire. En général, pour obtenir cette information, ce que l'on fait est d'inclure tous les mouvements, de sorte que la consultation que vous pouvez faire est exacte et vous servira à prendre des décisions avec plus de certitude. C'est la raison pour laquelle, ces dernières années, c'est une typologie qui a gagné en importance grâce au développement des nouvelles technologies et du Big Data.

Ce système a l'avantage évident de l'exactitude et, si vous disposez de moyens techniques, c'est le meilleur. Le principal inconvénient est que, en général, vous aurez besoin d'un ERP spécialisé qui vous permette d'enregistrer toutes les étapes.

Comment un ERP aide-t-il à vos tâches de contrôle des stocks ?

Les ERP sont le logiciel qui vous permet de réaliser un contrôle des stocks de bout en bout. Aujourd'hui, il est possible de disposer des informations sur l'entrée des marchandises, des achats, des ventes, des retours et de contrôler toute perte.

Comment cela est-il possible ? Tout d'abord, en choisissant la solution adéquate qui inclut tous les modules nécessaires. Ensuite, en effectuant les modifications en temps réel, ce qui est possible avec notre ERP dans le cloud. Enfin, en permettant l'accès à toute personne autorisée depuis n'importe quel appareil. Cela évitera d'avoir à effectuer les opérations plusieurs fois et, par conséquent, la perte de temps habituelle. Il n'est pas nécessaire d'être à un point fixe pour contrôler les entrées et sorties de marchandises, ce qui facilite le travail.

Pour toutes ces raisons, il est aujourd'hui conseillé de disposer d'un ERP pour contrôler les stocks. De plus, cela permettra de suivre un système d'inventaire perpétuel, même dans les PME.

Conclusion

Le contrôle des stocks est un élément indispensable pour une gestion intelligente de vos marchandises et pour en tirer le meilleur parti. Vous cherchez un logiciel spécialisé pour garantir les meilleurs résultats ? Chez SEIDOR Business One, nous vous fournissons des solutions ERP qui vous permettront de réaliser une gestion des stocks correcte. Il est possible d'obtenir un logiciel pour tous types d'entreprises, qu'elles soient de production, de distribution ou de services. Contactez-nous si vous souhaitez en savoir plus !