SAP CONCUR : La solution qui répond à la Certification de Numérisation des Factures

Qu'est-ce que la numérisation certifiée des factures ?

La numérisation certifiée des factures est le processus technologique de transformation d'un reçu papier en un format numérique et légal, conformément à la réglementation définie par les autorités locales (en France, l'URSSAF, et en Espagne, l'Agence Tributaria, l'AEAT). Les autorités de chaque pays ont la responsabilité de déterminer ce qui constitue un document ou une copie électronique selon les exigences publiées. La plupart des pays acceptent les copies numériques des factures émises sur papier, à condition que certains critères soient respectés (authenticité de l'origine, intégrité du contenu, lisibilité et accessibilité). Les mesures techniques pour répondre à ces exigences varient d'un marché à l'autre. Pour l'instant, les pays pris en charge par SAP CONCUR sont le Japon, la France et l'Espagne. Le support pour des pays supplémentaires afin de convertir le "papier en numérique" est en cours de développement par la direction produit de SAP Concur.

SAP CONCUR a été reconnu comme logiciel de numérisation homologué en juin 2019 (réglementation principalement recueillie dans l'article 7 de l'Ordre EHA 962/2007). Grâce à cela, de nombreux clients mettent actuellement en œuvre SAP CONCUR en Espagne et le résultat est très positif. Le principal avantage détecté est l'automatisation du processus de gestion tant pour les administratifs que pour les utilisateurs sans avoir à stocker les copies papier. De plus, ils apprécient beaucoup la réduction des temps de gestion, les économies de coûts en matériel et le respect de la norme ISO 14001 de gestion environnementale.

Comment fonctionne le processus de numérisation des factures ?

Une fois compris ce que c'est et avant de prendre la décision de cette transformation, la plupart des entreprises se demandent : comment ça fonctionne ?

1. Capture : Les utilisateurs ajoutent les reçus avec Cancur Expense ou ExpenseIT
2. Confirmation : Les règles locales de numérisation s'appliquent (conversion en PDF, métadonnées et signature numérique)
3. Archivo: La copie numérique certifiée a été créée avec le sceau "certifiée" une fois le processus terminé.

Le processus de numérisation automatisé consiste essentiellement en trois phases de traitement de document pour assurer la continuité afin que l'image ne puisse pas être modifiée : capture de la copie numérique, conformité de la copie numérique aux règles du marché (numérisation) et archivage de la copie dans le système.

Pour l'Espagne, la solution garantit la reproduction complète et exacte des documents, détaillée ci-dessous :

• Garantir qu'aucune donnée ne soit perdue
• Format PDF ou PDF/A-3 (ISO 19005-3)
• Le fichier converti inclut une signature électronique basée sur un certificat électronique qualifié. Le fournisseur du certificat doit utiliser une liste de prestataires de services de confiance de l'UE (EU TSL; EU Trust-Service List).
• Enregistrer la date de création de la copie électronique et l'identification du document et l'homologation.
• Enregistrement des modifications apportées au document après la conversion
• Chaque document scanné doit être sauvegardé avec un enregistrement de données contenant tous les champs nécessaires pour être enregistré dans le livre des logs de la TVA.

En conclusion, nous pouvons affirmer que cette transformation favorisera positivement de nombreux secteurs dans votre entreprise grâce à l'économie de coûts, l'élimination des erreurs manuelles, la vérification automatique des politiques de dépenses de l'entreprise et le stockage des reçus papier, entre autres.

Chez SEIDOR, nous vous aidons à implémenter SAP CONCUR et à numériser les factures dans votre entreprise. Si vous êtes déjà utilisateur de SAP CONCUR, le chemin est encore plus facile, et chez Seidor, nous vous guidons pour réussir la transition vers cette merveilleuse numérisation dans votre entreprise.