Le succès dans la gestion du changement dans un projet de numérisation

Comme dans la plupart des projets technologiques au sein d'une organisation, nous pouvons diviser cela en deux étapes : le développement du projet et la mise en œuvre de la plateforme avec son impact sur l'organisation. Ici, nous présentons les principales recommandations pour aborder la gestion du changement de manière efficace. Vous trouverez également des conseils pour introduire de nouveaux outils numériques rapidement et sans affecter les processus actuels de votre entreprise.

Une nouvelle stratégie numérique

Toutes les entreprises doivent établir leurs objectifs finaux pour leur stratégie numérique. Pour certaines, cela peut être quelque chose de temporaire et tactique, comme créer de nouveaux canaux de vente en raison de la situation actuelle. Pour la plupart, ce sera une stratégie plus profonde, cherchant une unification des canaux à l'avenir et de cette manière atteindre l'omnicanalité. Évidemment, cela peut être abordé sous différents points de vue. Dans tous les cas, il y aura toujours des limites en termes de budget et de temps.

En SEIDOR, nous conseillons d'appliquer ce que nous appelons le Produit Minimum Viable, même dans la partie organisationnelle. Cela signifie non seulement lancer une plateforme avec les fonctions de base qui apportent rapidement de la valeur, mais le faire de manière efficace. En d'autres termes : il ne s'agit pas seulement de mettre en œuvre rapidement (quick-win). Nous faisons plutôt référence à l'adaptation des processus de manière agile et efficace (lean management), en les faisant fonctionner dès le premier jour. Cela est crucial dans la gestion du changement.

Critères de démarrage à établir

L'organisation doit évaluer si elle peut gérer les nouveaux processus du canal numérique. Dans la stratégie du projet, des concepts de base tels que les Facteurs clés de succès doivent être identifiés. Cette expression fait référence aux résultats souhaités du projet de transformation (par exemple, augmenter les ventes, obtenir une plus grande fidélité des clients, réduire les coûts du service client, etc.) et comment nous mesurerons s'ils sont atteints.

Il est également important de considérer comment ces changements affecteront les processus actuels de l'entreprise afin d'éviter de surcharger les équipes actuelles. Par exemple, les responsables de produits et de catalogues devraient pouvoir s'adapter au nouveau canal numérique sans difficultés excessives.

Nous ne devons pas oublier le coût en termes d'organisation, en plus du coût technologique, qui inclut la plateforme et les services de mise en œuvre. Ce coût organisationnel ne se réfère pas seulement au temps nécessaire pour établir le nouveau canal, mais aussi au coût d'opportunité de mettre de côté les tâches habituelles du quotidien.

Les clés pour un MVP organisationnel

Lorsqu'on introduit de nouveaux canaux dans une organisation et que ceux-ci changent la manière de travailler, il est crucial de bien gérer le processus d'adaptation. Cela est encore plus pertinent si des changements importants sont effectués dans notre entreprise. En tout cas, il est indispensable de trouver un équilibre, car passer trop de temps à analyser peut aller à l'encontre de l'objectif d'obtenir des résultats rapides. Autrement dit, on recherche un lancement précoce avec le moindre impact et coût organisationnel.

Concernant cela, voici quelques clés :

• L'externalisation. Parfois, lorsqu'on essaie de gérer un changement profond pour adopter de nouvelles méthodes et outils, on peut tomber dans la “paralysie par analyse”. C'est là qu'une société de conseil expérimentée peut aider. Ce type de sociétés facilite aux entreprises l'adaptation de leur organisation pour tirer parti des outils choisis, au lieu d'essayer de faire en sorte que les outils s'adaptent à notre façon actuelle de faire les choses. Il ne faut pas oublier que la réponse la plus immédiate est que les processus impliqués dans le MVP seront ceux qui nécessitent le moins d'impact organisationnel.
• Disposez de l'équipement nécessaire. Il est également nécessaire d'impliquer les personnes clés dès le début, en particulier celles qui seront les plus affectées par les changements. Cela devrait commencer dès la conception et se poursuivre pendant les tests et les validations. Ces personnes clés aideront à définir comment nous utiliserons les outils et ce dont nous avons besoin pour nous assurer que tout fonctionne correctement. Cela aidera également tous les équipes à accepter les changements et à se préparer à travailler différemment.
• Le bon choix des nouveaux outils. La participation des employés et la conception adéquate des solutions sont essentielles. Lorsque nous adoptons de nouveaux canaux numériques, nos employés doivent apprendre à les utiliser correctement et adapter leurs anciennes méthodes de travail. Les solutions numériques doivent être conçues de manière à ce que les employés les trouvent naturelles et faciles à utiliser. Cela affecte également l'expérience des employés, qui est similaire à l'expérience client.
  

Comment gérer le changement dans un processus de digitalisation ?

Depuis SEIDOR, nous recommandons vivement de sous-traiter beaucoup de ces processus numériques, du moins au début, lors de la mise en œuvre de la transformation. Il ne faut pas oublier que la gestion du changement dans les projets numériques est complexe. Bien qu'il soit vrai qu'il y a des travaux difficiles à remplacer, comme ceux qui impliquent un contact direct avec les clients, il y a d'autres tâches qui peuvent être facilement déléguées à une agence ou à un intégrateur.

Nous parlons de processus liés à la gestion des catalogues et des produits en ligne, des stratégies commerciales, du suivi de la logistique, de la coordination des équipes, du contrôle financier, des systèmes de paiement, du marketing digital et du design graphique, entre autres. Externaliser des tâches de ce type est très bénéfique. Le principal avantage de cela est que il n'est pas nécessaire d'apprendre tout depuis le début pour tirer le meilleur parti des outils.

De plus, en externalisant ces processus, il est possible de superviser une équipe temporaire fournie par le prestataire, et en même temps, de lui déléguer les tâches les plus répétitives. Pendant ce processus, l'équipe interne de l'entreprise apprend des experts sans arrêter le travail dans les premières étapes. Pendant qu'une autre entité gère notre nouvelle plateforme, nous pouvons continuer à définir comment nos rôles internes changeront et quels nouveaux postes seront nécessaires pour que tout fonctionne de manière fluide.

La durée de l'externalisation

Nous avons discuté de ce qui est important pour qu'un projet fonctionne et comment savoir s'il est sur la bonne voie. Pour bien comprendre un projet de changement déterminant, nous devons avoir un bon système de contrôle, des rapports et des analyses constants. Cela nous aide à mesurer comment les choses se passent et nous donne une idée de la manière dont elles pourraient s'améliorer. Lorsqu'on a une stratégie transformationnelle, on a déjà décidé où nous voulons aller. Cependant, le chemin pour y arriver aura différentes étapes, en fonction des décisions que nous prendrons et de ce que pensent nos clients et employés des nouvelles idées.

Atteindre la maturité prendra du temps, surtout si nous apportons de nombreux changements et si ces changements sont profonds. Mais une fois que les différentes parties de l'entreprise travailleront bien ensemble, il sera possible de ne plus dépendre autant de l'aide externe pour certains processus. Au contraire, ces procédures pourront être intégrées et exécutées au sein de l'entreprise elle-même. En revanche, il est possible que, pour diverses raisons, comme un coût inférieur, la collaboration externe se maintienne à long terme.

SEIDOR, votre partenaire fiable pour la gestion du changement

Nous sommes une équipe qui sait comment gérer différentes situations, comme celles mentionnées dans cet article. Les deux entreprises sont spécialisées dans la gestion du changement et l'externalisation des processus. Ensemble, nous offrons des services qui incluent l'aide pour effectuer de grands changements dans une entreprise, aider l'entreprise à s'adapter à ces changements, superviser le processus et faire en sorte que certains travaux soient effectués par des personnes extérieures à l'entreprise, comme dans des agences.

Cela peut également inclure travailler sur des plateformes numériques. Ils peuvent le faire en utilisant des outils qu'ils possèdent déjà ou en utilisant des outils d'autres entreprises. Ils peuvent également aider avec la stratégie et le plan pour promouvoir des choses en ligne. De plus, ces services peuvent être pour une période longue ou courte, selon ce dont l'entreprise a besoin et ce qu'elle souhaite faire. Contactez-nous dès maintenant !