O que nos espera a faturação eletrônica na Espanha?

Esta nova legislação traz mudanças que afetam o processo de faturamento das empresas e dos autônomos. Principalmente, estabelecerá a obrigação de realizar faturamento eletrônico entre todas as empresas.

Após a leitura do Artigo 12, surgem várias dúvidas sobre as obrigações que deveremos cumprir com a nova regulamentação do faturamento, e principalmente como colocá-la em prática.

Para esclarecer as dúvidas levantadas, devemos aguardar a publicação completa desta Lei prevista para o final do Q1/2023. Nesse momento, será fornecido o detalhe técnico a ser seguido. Outro prazo relevante é o início da obrigatoriedade do faturamento eletrônico na Espanha, que será para o final do Q1/2024, apenas para aquelas empresas que faturam mais de 8 milhões. Em 2025, a obrigatoriedade será para as demais empresas.

Motivo da mudança

A motivação e intenções para desenvolver esta nova Lei, por parte do Ministério da Fazenda, são a busca pela eficiência e transparência. É de conhecimento geral que digitalizar o processo de faturamento melhora a eficiência, agregando valor a todos os setores da economia. Em segundo lugar, busca maior transparência para o cumprimento da Lei de inadimplência, cujo objetivo é combater a inadimplência e prevenir abusos na fixação dos prazos de pagamento. Embora esta Lei esteja vigente há mais de 10 anos, não é de cumprimento generalizado e, portanto, busca-se medidas para facilitar sua aplicação.

Portanto, a implementação do novo regulamento permitirá automatizar a troca eletrônica de faturas entre empresas, dar visibilidade aos prazos de pagamento, dispor de rastreabilidade e transparência para validar o cumprimento da atual regulamentação de inadimplência.

Pontos que já podemos levar em consideração

Na Espanha, já existe um processo de faturamento eletrônico com a Administração Pública. Este processo é baseado no formato de fatura FacturaE 3.2.x e na entrega de faturas telemáticas em um ponto geral de entrada chamado FACE.

Poderíamos pensar que o novo processo de faturamento para o setor privado seria um processo igual ou similar, no entanto, já nos adiantaram que este modelo não será seguido.

Por outro lado, atualmente, a fatura em formato “pdf” é aceita como fatura original, e portanto, por ser um documento “digital”, este poderia ser considerado como fatura eletrônica. No entanto, outro ponto que foi avançado é que a fatura eletrônica deverá ser um documento eletrônico estruturado, e portanto o documento eletrônico similar ao papel não será aceito como fatura eletrônica.

Muitos outros países, dentro e fora da União Europeia, já possuem faturamento eletrônico, e muitos outros estão imersos em sua implementação. Existem vários modelos de implantação possíveis, no caso da Espanha, será utilizada a sinergia da atual rede de fornecedores de intercâmbio eletrônico de documentos. Desta forma, busca-se proporcionar com a soma de todas as infraestruturas a interoperabilidade necessária para o intercâmbio de faturas B2B na Espanha.

O principal motivo dessa decisão é poder conservar a faturação eletrônica vigente no setor privado que opera atualmente através dessas redes, como nos setores de automóveis ou distribuição, entre outros. Isso nos leva a interpretar que, assim como agora é permitido, com a nova Lei existirá mais de um formato de fatura eletrônica.

Como devemos nos preparar para a faturação eletrônica

Ainda há muitas coisas a serem definidas, e devemos esperar a liberação do regulamento no final do Q1/2023 da nova Lei. Este regulamento especificará como compartilhar a informação do estado da fatura, além de: quem deverá resolver a identificação dos destinatários, como serão geridos os anexos e quem serão os responsáveis por mapear o formato da fatura entre o emissor e o receptor, entre muitos outros pontos.

Do que podemos ter certeza é que será exigido um formato estruturado, e podemos preparar nosso sistema ERP para emitir um formato reconhecido e que possamos mapear facilmente para outros formatos do mercado.

Um grande esquecido a ser considerado com a mudança pela nova Lei é o recebimento de faturas, onde realmente podemos conseguir uma melhoria na produtividade.

A obrigatoriedade para a maior parte das empresas de faturar mediante documentos estruturados proporciona uma oportunidade de implementar a automação do processo de recepção de faturas de forma mais simples.

Para isso, deveremos preparar nossos sistemas informáticos com o tratamento e a contabilização automática das faturas eletrônicas, agilizar o tratamento de incidentes na fatura, digitalizar o processo de aprovação interno a fim de conseguir um processo de entrada mais rápido e menor esforço de tratamento.

SEIDOR dispõe na solução e-Invoicing for SAP by SEIDOR, tudo o necessário para cumprir com as boas práticas e a normativa vigente, e tem previsto incluir as especificações necessárias para cumprir com as futuras, de maneira simples e segura diretamente a partir de um sistema SAP.

Em conclusão, estamos diante de uma mudança relevante no tratamento da faturação B2B, que afetará a médio prazo a maioria das empresas com as quais atualmente temos relação, por isso devemos estar atentos às informações que serão liberadas este ano e planejar as mudanças necessárias para cumprir os prazos acordados.