Tu guía rápida para la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

O que é a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)?

Segundo o PMI, um WBS é uma decomposição hierárquica do escopo total do trabalho que será realizado pela equipe do projeto para alcançar os objetivos do projeto e criar os entregáveis necessários.

Um pouco mais simplesmente, a Estrutura Analítica do Projeto, ou EAP, é um sistema de organização para a gestão de projetos e o planejamento de projetos. É um método específico para dividir metas grandes ou complicadas em objetivos de projeto gerenciáveis para criar um plano de projeto gerenciável.

O WBS é para os gerentes de projeto que desejam planejar, programar e orçar cada componente de seu projeto de uma maneira que seja completa, mas não excessivamente detalhada, fácil de rastrear e seguir durante a duração do projeto, e que facilite a comunicação de seu progresso e necessidades de forma simples.

Qual é um exemplo de uma Estrutura Analítica do Projeto?

Os gerentes de projeto em quase qualquer campo podem utilizar a Estrutura Analítica do Projeto (WBS) para alcançar seus objetivos, mas para o propósito deste artigo, usemos um exemplo universal, mudança.

Há muitos tipos diferentes de tarefas que devem ser realizadas para que uma mudança seja bem-sucedida, e no final, você deve estar completamente fora de um lugar e completamente instalado no próximo. Ao escrever as tarefas envolvidas em se mudar de um aluguel para outro, a lista é longa e esmagadora como esta:

• Procurar um novo lugar para morar
• Enviar uma solicitação e taxa
• Pagar um depósito
• Assinar um contrato de locação
• Notificar seu locador que você vai se mudar
• Organizar uma festa de despedida
• Transferir seu seguro de inquilinos
• Ativar os serviços públicos na nova casa
• Desligar os serviços públicos na casa atual
• Mudar seu endereço postal e encaminhar seu correio
• Garantir um meio de transporte para mover seus pertences
• Empacotar tudo, desmontar os móveis
• Contratar uma empresa de mudanças para organizar e garantir o processo de mudança
• Convencer seus amigos a ajudá-lo a mover todos os seus pertences para um caminhão de mudanças
• Reparar paredes, pintar e limpar
• Entregar suas chaves antigas
• Pegar as novas chaves
• Transferir tudo para a nova casa
• Desempacotar

É possível que você esteja pensando, "Espere, há mais!" ou talvez, "Algumas dessas tarefas têm várias partes" e você está certo. Esta lista de verificação é longa, desorganizada e não cobre tudo o que precisa acontecer, nem de perto. Escrever cada tarefa em uma lista de verificação é uma forma sólida de garantir que tudo seja feito. No entanto, uma lista por si só não levará em conta as dependências entre tarefas, quanto trabalho e recursos cada tarefa precisa e, consequentemente, não dará uma imagem clara da totalidade do projeto.

Um WBS é uma forma de resolver esses problemas. Um por um, vamos revisar os elementos de um WBS bem-sucedido na gestão de projetos. Ou você pode seguir em frente e experimentar nosso Modelo de WBS.

Elementos WBS

Antes de nos aprofundarmos nos componentes técnicos de uma ferramenta específica para gerenciar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), é bom se familiarizar com seus principais elementos:

• Hierarquia
• Entregáveis sobre ações
• Organização visual

1. Hierarquia

Lembre-se da lista de verificação para a mudança. Algumas dessas tarefas dependem de outras, o que significa que não podem ser concluídas até que outras tarefas tenham sido concluídas primeiro. Por exemplo, você provavelmente carregará seus móveis no caminhão de mudanças antes de entregar as chaves, portanto, entregar as chaves depende de ter saído do apartamento.

Essas dependências começarão a formar uma hierarquia de tarefas. No entanto, as dependências não são o único fator que importa. Digamos que você escrevesse sua lista de mudança em ordem de dependências. Carregar o caminhão de mudanças viria antes de entregar as chaves, mas quando você deve ligar os serviços públicos no novo lugar? Isso viria antes ou depois de entregar as chaves? Ou talvez simultaneamente?

Os elementos de primeiro nível são metas maiores, e dentro de cada meta maior, agrupam-se as tarefas dependentes de segundo nível. Essa hierarquia pode continuar tanto quanto necessário.

No exemplo de mudança, o primeiro nível de tarefas poderia ser:

1. Garantir um novo apartamento
2. Transferir pertences
3. Fechar o antigo apartamento

Em cada um desses elementos de primeiro nível, podemos organizar suas tarefas dependentes.

1. Garantir um novo apartamento
2. Pagar depósito
3. Assinar contrato de locação
4. Entregar a solicitação e os documentos associados
5. Ligar serviços públicos
6. Começar o encaminhamento de correio
7. Ligar para a companhia elétrica
8. Transferir pertences
9. Fechar o antigo apartamento

É assim que se começa a criar uma Estrutura Analítica do Projeto (WBS), mas não é o fim do WBS. Ainda há alguns fatores críticos que fazem este sistema funcionar.

2. Entregáveis, não ações

Se você está familiarizado com WBS, pode ter notado um erro na hierarquia anterior: cada elemento foi listado como um verbo. É comum pensar nas listas de tarefas como ações, "Faça isso" e "faça aquilo". WBS é diferente. Em vez de prescrever um método ou processo, um WBS é descrito em entregáveis. Veja como isso muda nossa lista.

Ao listar os entregáveis em vez das ações, ganha-se mais flexibilidade no processo de como cada tarefa é realizada. Em um ambiente tradicional de gestão de projetos, isso permite que sua equipe seja mais ágil e o libera da microgestão. Como gerente de projeto, é mais importante que os móveis sejam transferidos do que planejar exatamente como eles serão carregados no caminhão. Isso significa que os amigos que ajudam na mudança poderão decidir como melhor encaixar seus pertences, enquanto você tem mais tempo para gerenciar o panorama geral.

3. Organização visual

Tire um momento para considerar a importância das imagens na comunicação. É muito mais fácil entender a informação quando está representada em uma imagem do que em palavras. Voltando ao nosso exemplo de mudança, digamos que você comprou todos os materiais e ferramentas que precisa para reparar alguns buracos de pregos nas suas paredes. As instruções escritas certamente lhe darão os detalhes que você precisa, mas algumas imagens mostrando como reparar a parede serão muito mais intuitivas e fáceis de entender.

Um WBS é visual para facilitar a gestão do seu projeto, assim como a comunicação com a equipe.

Se você deseja obter essa mesma facilidade de comunicação na gestão de projetos, converta a sofisticada hierarquia de entregáveis em algo visual. Coloque cada entregável mutuamente exclusivo em um quadro, sobreponha os quadros conforme se relacionem na hierarquia, conecte as variáveis dependentes e aplique um esquema de cores que chame a atenção onde for necessário.

Imagine olhar a lista de entregáveis para se mudar para seu novo apartamento com um esquema de cores simples que mostre que os itens concluídos são verdes, os itens pendentes são amarelos, os itens vermelhos precisam de ajuda e os itens cinzas ainda não começaram.

Os desafios inesperados estão destinados a ocorrer, mas com um WBS, fica imediatamente claro qual entregável está atrasando o projeto. Nesse caso, talvez a pintura estivesse na cor errada e você precise trocá-la pela correta. Ao marcar o entregável em vermelho, você e sua equipe podem ver que a limpeza do apartamento e a entrega das chaves podem atrasar. A estrutura personalizável e de arrastar e soltar do monday.com também inclui etiquetas de cor e texto personalizáveis para fazer um WBS visual.

Como criar um WBS

Quando você começar a organizar sua lista de tarefas em uma hierarquia de entregáveis, certifique-se de que cada item seja mutuamente exclusivo. Não deve haver sobreposição entre um entregável e outro. Esses limites evitam o trabalho duplicado e tornam possível a atribuição clara de recursos.

Durante o processo de planejamento, provavelmente você sabe quantas pessoas há na sua equipe, qual é o seu orçamento, e assim por diante. Esses recursos são divididos entre os entregáveis mutuamente exclusivos e, em conjunto, devem somar 100%.

1. Novo apartamento assegurado 20% Tempo e esforço $1000
2. Traslado de pertenencias 70% Tiempo y esfuerzo $300
3. Fechamento do apartamento anterior 10% Tempo e esforço $150

A divisão de recursos deve refletir a hierarquia, de modo que cada nível seja completado a 100% pelos entregáveis abaixo dele. Observe como o segundo nível na hierarquia soma um total de 100% dos recursos atribuídos a "Translado de pertences".

1. Novo apartamento assegurado 20% Tempo e esforço $1000
2. Transporte de pertences 70% Tempo e esforço $300
2.a. Empacotamento do antigo apartamento 35% Tempo e esforço $50
2.b. Carga do caminhão 30% Tempo e esforço R$175
2.c. Descarregamento do caminhão 30% Tempo e esforço $25
2.d. Agradecimento a amigos 5% Tempo e esforço $50
3. Fechamento do apartamento anterior 10% Tempo e esforço $150

Crie uma Estrutura de Divisão do Trabalho com monday.com

Com todas essas considerações, provavelmente você está se perguntando como organizar tudo. Antes de recorrer a qualquer software de gestão de projetos ou modelo antigo, considere o monday.com Work OS. Nós até temos um Modelo Curado de Estrutura de Decomposição do Trabalho para ajudá-lo a começar rapidamente com:

• Importação fácil do Excel
• Grupos personalizáveis
• Coluna de linha do tempo
• Coluna de fórmula
• Cores e etiquetas de estado únicas
• Aplicativo móvel

Melhor ainda, você pode adicionar automações para coisas como lembretes de prazos e atribuir membros específicos da equipe às suas entregas.

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