Programari de compres per a PIMES: Com optimitzar la gestió de compres?

Què és un programari de compres?

Un programari de compres és un ERP que s'encarrega de dur a terme el control de les despeses i que integra tots els detalls dels processos de compra en una única aplicació per a una gestió més fàcil, directa i intuïtiva. D'aquesta manera, es tracta d'una eina que pot ajudar a gestionar de manera eficient la despesa que existeix per departaments, per projectes o fins i tot per persones dins d'una plantilla.

A més, és una eina que ens permet administrar de manera centralitzada totes les operacions que tenen a veure amb la compra i la provisió de tot el necessari per a dur a terme la nostra tasca. Això va des del moment del contacte amb els proveïdors fins al moment de la venda i el cobrament.

Com es pot optimitzar la gestió de compres?

Un cop hem definit què és un ERP de compres, passarem a parlar de quins són els passos que poden dur-se a terme per optimitzar la gestió de compres.

1.- Diferenciar entre relacions amb els proveïdors i la seva gestió

Un dels avantatges que té un programari de compres per a PIMES és que ens permet, d'una manera molt clara, poder gestionar d'una banda la relació amb els nostres proveïdors i, d'altra banda, el seu rendiment. Per millorar el seu rendiment, hem d'obtenir precisament un flux d'informació continu i constructiu per/a amb els nostres propis proveïdors. D'aquesta manera, podrem millorar la seva gestió i obtenir una visió més àmplia de tot el conjunt.

2.- Millorar l'abastament estratègic a través d'un programari de compres per a PIMES

Un segon punt en què podem incidir és precisament el procés d'abastament estratègic. Aquest consisteix en tots els processos que tenen a veure amb les innovacions per millorar el rendiment del flux d'aprovisionament.

S'ha de tenir com a prioritat sempre que aquests processos puguin ser accessibles de forma telemàtica. Al mateix temps, s'han d'implementar programes de formació per a la plantilla que incloguin bones pràctiques i recursos a disposició dels treballadors.

3.- Donant valor a les tasques de compra

Un altre dels aspectes bàsics que es poden aconseguir amb un programari de compres per a PIMES és el de donar-los el valor que es mereixen. D'aquesta manera, podem entendre el seu valor per al futur i, al mateix temps, fer que el fruit de la nostra anàlisi i atenció sobre ells es passi a altres grups de treball. En definitiva, es tracta de tenir les compres com una prioritat més del negoci per intentar optimitzar-les tant com sigui possible.

4.- Programari de compres per a PIMES: valora la importància de la tecnologia

Un altre dels aspectes bàsics a l'hora de comprendre la importància d'un programari de compres per a PIMES consisteix a tenir en compte el paper de la tecnologia en si. No es tracta únicament d'implementar un programari de compres per a una PIME. Més enllà d'això, es tracta de canviar el nostre enfocament cap a la tecnologia per incorporar-la a la nostra empresa.

En definitiva, podem dir que l'enfocament sobre l'optimització del procés de vendes ha de partir d'un canvi de mentalitat empresarial. Aquest ha d'incloure tot el necessari per poder beneficiar-nos de la innovació constant.

5.- Mantenir-se informat

Aquest és un altre dels aspectes clau de la gestió de compres en què et pot ajudar un programari de compres per a PIMES. Es tracta d'estar al corrent dels moviments del mercat: un procés que inclou, per exemple, els gustos i comportaments dels consumidors, els estudis de mercat o, en general, les impressions que podem recollir al seu torn dels nostres clients.

No hem de prendre decisions subjectives, sinó més aviat basar-nos sempre en el punt de vista dels clients i més concretament en les seves preferències i les tendències generals. Per fer-ho, també hem de dur a terme un procés de creuament de dades, comparació i decisió sobre les mateixes després de la seva anàlisi.

6.- Escollir correctament els proveïdors

En el procés de gestió de compres és important escollir de manera encertada els nostres proveïdors. Aquesta elecció ha d'estar d'acord amb els propis objectius que tenim a la nostra companyia. En ocasions, i sobretot per poder complir amb els anteriors punts que hem esmentat, és possible que calgui canviar de proveïdors i escollir-ne un que encaixi millor amb la nostra visió de negoci.

Aquest és un procés que ha afectat especialment diverses empreses com a conseqüència dels seus processos de digitalització: han hagut de canviar de proveïdors per poder ajustar-los als seus propis processos per introduir-se al segle XXI de la mà de la tecnologia.

7.- Implementa un proveïment intel·ligent

Un altre dels punts essencials a l'hora de gestionar compres consisteix a fer que un negoci tingui un flux d'stock el més efectiu possible. Això passa per dur a terme una visió estratègica del proveïment. D'aquesta manera, un negoci ha de funcionar conforme als objectius estratègics que té així com d'acord amb els seus objectius pel que fa a l'atenció al client.

En aquest sentit, hem d'analitzar i reduir tot el possible els terminis, distància i, en general, recursos disponibles per al proveïment del nostre negoci. Ara bé: hem de buscar un equilibri en què les inversions estiguin d'acord amb el que necessitem. Estratègicament, la sobreinversió tampoc és un bon camí a l'hora de gestionar un negoci.

Esperem que aquests consells per millorar la gestió de les compres et siguin d'ajuda. Recorda que tots ells formen part del tan necessari procés de digitalització al qual s'han de sotmetre les empreses. Per això, t'animem a conèixer de primera mà tots els processos que tinguin a veure amb la tecnologia del teu sector en general i el teu negoci en particular sempre de la mà de professionals com SEIDOR.