Adaptez votre logiciel ERP aux changements législatifs

Dans cet article, nous vous parlons d'un changement de réglementation très pertinent qui s'est produit récemment et comment les solutions ERP de premier niveau, comme SAP Business One permettent aux PME de toujours être à jour sur ces sujets. Nous analyserons également certaines des principales fonctionnalités de cette application pour que vous sachiez comment elle facilite l'adaptation aux nouvelles lois. Ne le manquez pas !

Changements législatifs, ERP et la loi antifraude

La loi antifraude, plus exactement la Loi 11/2021, est déjà entrée en vigueur. Tout au long de cette publication, nous la prendrons comme référence pour démontrer la nécessité qu'un ERP garantisse le respect des changements législatifs. Avec elle, une série de réformes fiscales sont incluses et la réglementation espagnole est alignée sur celle de l'Union européenne.

Mais qu'est-ce qui nous intéresse le plus dans cette nouvelle loi ? L'une de ses modifications affecte directement le logiciel de comptabilité, de facturation et de gestion des processus. Désormais, tout programme permettant de contrôler les finances d'une entreprise doit inclure certaines mesures antifraude. Avec elles, la destruction des enregistrements et les modifications sont empêchées, évitant ainsi la dissimulation de la facturation et les doubles comptabilités.

Les enregistrements effectués à partir de tout logiciel de gestion doivent être intègres, inaltérables et accessibles. Ils ne doivent inclure aucun contrôle sur les altérations ou omissions et doivent être conservés de manière appropriée. En réalité, il s'agit d'une question délicate difficile à mettre en œuvre, surtout si l'on ne dispose pas d'outils compétents.

Une question sérieuse avec des conséquences

Disposer d'un logiciel facilitant la double comptabilité est considéré comme une infraction grave. Les sanctions peuvent atteindre jusqu'à 50 000 euros lorsqu'il est détecté des systèmes ou des programmes qui ne respectent pas la loi antifraude, ou en d'autres termes, qui ne disposent pas de la certification appropriée.

Les changements législatifs et l'ERP devraient aller de pair

La loi anti-fraude n'est qu'un exemple de comment les choses peuvent changer lorsque des réformes législatives sont mises en œuvre. Cependant, il est certain que pour de nombreuses entreprises, se conformer à de nouvelles réglementations n'est pas toujours facile, surtout s'il s'agit de PME. Dans ce cas, quelle est la meilleure solution ?

Parier sur un logiciel qui se met à jour et qui est toujours à jour. Les solutions qui n'ont pas de développement continu finissent tôt ou tard par devenir obsolètes. Cela peut amener une entreprise à ne pas se conformer aux changements législatifs et à être sanctionnée pour infraction à la réglementation.

En revenant à la loi anti-fraude, vous faites bien de vous poser la question suivante concernant les programmes de gestion que vous utilisez actuellement :

• Permet-il de tenir une double comptabilité ?
• Permet-il de modifier les enregistrements après avoir confirmé les transactions ?
• Permet-il la dissimulation totale ou partielle des annotations ?
• Avez-vous la capacité technique pour garantir l'intégrité, la conservation, l'accessibilité, la lisibilité, la traçabilité et l'inaltérabilité des enregistrements ?
• Facilite-t-il la lisibilité pour le fisc et d'autres organismes ?
• A-t-il été certifié par le Ministère des Finances ?

Si vous n'êtes pas sûr de la façon de répondre à ces questions, que devez-vous faire ?

Comment adapter un ERP aux changements législatifs ?

Les programmes de gestion, avec des modules de comptabilité et de facturation, doivent désormais répondre à des exigences beaucoup plus strictes. Nous vous expliquons quelles étapes vous devez suivre pour vous assurer que votre entreprise s'est correctement adaptée.

1. Consultez votre fournisseur de services

La application ERP mise en œuvre dans votre entreprise doit avoir un fournisseur de services ou un développeur. Nous vous recommandons de consulter ce dernier pour savoir si l'outil qu'il vous a fourni est prêt à se conformer à la nouvelle loi anti-fraude. Vous devriez faire de même lorsque d'autres changements réglementaires seront approuvés. Qu'il s'agisse d'un logiciel local ou dans le cloud, vérifiez s'il recevra ou a reçu les mises à jour nécessaires pour être en conformité avec les lois de votre pays, en particulier les lois récemment adoptées.

2. Mettez à jour le système pour se conformer à la loi

Lorsque le développeur ou le fournisseur te donnera une réponse, tu auras plus clair quels sont les prochaines étapes. Par exemple, il pourrait être nécessaire d'implémenter un nouveau programme ou de mettre à jour celui qui est déjà utilisé. Ou peut-être recevras-tu la confirmation que tu utilises déjà la dernière version et que, par conséquent, ton entreprise est à jour.

3. Que dois-je faire lorsque l'aide nécessaire n'arrive pas ?

Dans le cas où le fournisseur de votre programme ne vous apporte pas l'aide dont votre entreprise a besoin, il est préférable d'envisager de passer à une solution plus efficace. Par exemple, les fonctionnalités de SAP Business One sont déjà adaptées au nouveau cadre réglementaire. Ainsi, les entreprises disposant de ce produit peuvent être tranquilles : elles respectent les changements législatifs.

La tranquillité de travailler avec SAP Business One

Opter pour les outils de la plus haute qualité a ses récompenses. SAP, développeur de solutions numériques pour entreprises, prend très au sérieux sa responsabilité envers ses collaborateurs. Ainsi, tant les fournisseurs que les clients ont la garantie que toutes leurs opérations sont scrupuleusement conformes à la réglementation en vigueur.

Il ne fait aucun doute que SEIDOR et SAP Business One forment un tandem parfait. En tant que fournisseurs SAP avec une trajectoire réputée, nous pouvons vous aider à implémenter la solution ERP leader sur le marché afin que vous n'ayez plus à vous soucier des nouveautés juridiques.

Si vous vous inquiétez de respecter la nouvelle loi antifraude et n'êtes pas sûr que le logiciel utilisé pour gérer votre PME soit à jour, contactez-nous. Nous vous conseillons dès le début pour que vous preniez les meilleures décisions.