Apprenez à utiliser un tableau de bord équilibré avec SAP Business One

Dans les sections suivantes, nous allons vous expliquer l'importance des tableaux de bord intégrés pour la gestion d'entreprise. De plus, nous analyserons ce qu'est SAP Business One, un logiciel indispensable que de plus en plus de PME adoptent pour améliorer leur compétitivité, et comment son tableau de bord intégré aide à contrôler avec précision tous les aspects d'une entreprise.

Une fois que nous aurons analysé tout cela, il sera temps de découvrir quelles sont les fonctions d'un tableau de bord équilibré dans SAP Business One et le fonctionnement de chacune d'elles. Nous passerons en revue les KPI, les objectifs stratégiques, la mesure de la performance et bien d'autres utilités qu'apporte un tableau de bord équilibré. Nous vous expliquerons même les étapes à suivre pour les configurer.

En définitive, nous vous expliquons ici tout sur le tableau de bord équilibré dans SAP Business One. Ne le manquez pas !

Qu'est-ce qu'un tableau de bord équilibré dans un ERP?

Dans chacune des sections, des informations sont présentées sous forme d'indicateurs clés de performance. Ce concept est largement connu dans le monde des affaires sous son acronyme en anglais, KPI (Key Performance Indicator). Grâce aux indicateurs clés, il est possible de connaître le succès obtenu dans chaque action de l'entreprise.

Si nous combinons le concept de "tableau de bord équilibré" avec "ERP", un logiciel de gestion des ressources d'entreprise, nous obtenons une combinaison intéressante. Les données fournies par l'application sont transférées au tableau de bord équilibré et se transforment en informations substantielles pour le suivi et l'évaluation de la stratégie. De chaque perspective ou section, il est possible d'extraire des graphiques et des rapports qui améliorent la prise de décision.

En résumé, le tableau de bord équilibré dans un ERP est devenu un outil très utile pour améliorer la performance globale d'une entreprise, obtenir un avantage concurrentiel sur le marché et explorer de nouvelles voies de croissance. Cependant, pour qu'il soit efficace, il est nécessaire de bien définir quels sont les KPI et les objectifs à atteindre. C'est une question que nous analyserons plus tard, alors restez avec nous jusqu'à la fin.

Pourquoi est-il important de disposer de cette fonction ?

Est-il vraiment nécessaire de disposer d'une fonction telle que le tableau de bord équilibré ? Il est évident que de nombreuses entreprises exercent leur activité économique sans cet outil et sans même un ERP. Mais celles qui cherchent à renforcer leur compétitivité sur le marché et à atteindre des objectifs de performance trouveront dans les ERP et le tableau de bord deux alliés indiscutables.

En fait, voici une liste des avantages les plus notables de l'intégrer dans une PME :

• Obtenir un suivi de la stratégie établie et de la conformité dans la performance de l'entreprise. Cela permet d'avoir une vision plus complète et équilibrée de la performance de l'entreprise.
• Simplifier la consultation de l'information, en facilitant la prise de décisions. Le tableau de bord équilibré montre les données les plus pertinentes et les présente de manière claire et concise. Il est ainsi plus facile de changer la direction de l'entreprise dans les plus brefs délais, si nécessaire.
• Détecter les opportunités pour perfectionner les processus. Chaque perspective apporte de la visibilité aux possibles déviations des objectifs fixés.
• Améliorer la performance à tous les niveaux et dans toutes les unités organisationnelles de l'entreprise, en favorisant l'alignement des objectifs, la communication et la collaboration entre les différents acteurs impliqués. Le tableau de bord se traduit par une haute productivité.
• Favoriser la conception, la mise en œuvre, le contrôle et l'évaluation de nouvelles stratégies qui encouragent le développement et la croissance de l'entreprise, en permettant de s'adapter aux changements de l'environnement et aux besoins des clients.
• Intégrer les informations de la base de données de l'ERP avec une stratégie concrète dans le tableau de bord équilibré. Cela optimise l'utilisation des ressources et évite la duplication ou l'incohérence des données.

Qu'est-ce que SAP Business One?

SAP Business One est un ERP. Si vous n'êtes pas très sûr de ce qui se cache derrière ces sigles, vous devez savoir qu'ils proviennent de l'anglais Enterprise Resource Planning. En français, nous comprenons quelque chose comme la planification des ressources d'entreprise. Par conséquent, il s'agit d'un logiciel conçu pour que les entreprises gèrent, analysent et automatisent leur activité.

Ce n'est pas un concept nouveau. La réalité est que les ERP accompagnent les entreprises depuis des décennies. En fait, l'une des entreprises développant des solutions de gestion intégrée, SAP, a été fondée en 1972. Cependant, les ERP ont évolué de telle manière qu'ils sont maintenant capables de contrôler les processus de différentes zones, comme les finances, les ressources humaines, la fabrication, la chaîne d'approvisionnement, les services, les achats et plus encore.

Que réalisent les entreprises en intégrant un logiciel de ces caractéristiques dans leur quotidien ? C'est très simple. Avec un ERP, il est possible de lier les informations de tous les départements, en les unifiant dans une seule base de données. Cela permet de faciliter l'accès aux données en temps réel pour améliorer l'efficacité, la productivité et la prise de décisions. L'optimisation des processus conduit à une productivité améliorée, ce qui est obtenu grâce à la collaboration entre les équipes. Cela ouvre également la voie à la réduction des coûts opérationnels et à une meilleure utilisation des ressources.

SAP Business One est précisément le ERP par excellence pour les PME. Il s'adapte aux besoins des petites et moyennes entreprises avec une solution unique et abordable pour gérer les PME, à travers des tableaux de bord et des applications très intuitives, de la comptabilité et des finances aux ventes et aux relations avec les clients. La polyvalence de cette option ne s'arrête pas là. En fait, un autre point remarquable de ce logiciel est qu'il peut être déployé dans le cloud ou sur les installations de l'entreprise.

Dans SAP Business One, parmi beaucoup d'autres choses, vous trouverez le tableau de bord équilibré, une manière d'obtenir une vue d'ensemble de l'état de l'entreprise et de contrôler les aspects les plus importants. Nous en avons déjà parlé au début du guide et nous continuerons à le faire plus tard. Cependant, commençons par mieux connaître l'ERP de SAP pour les PME.

SAP Business One. Logiciel leader pour les PME

Les chiffres ne laissent aucun doute. SAP Business One est le logiciel de gestion d'entreprise leader pour les PME. Certains rapports affirment qu'il est déjà présent dans plus de 150 pays et que sa base de clients est de 60 000. Cependant, d'autres affirment que ces chiffres pourraient être sous-estimés.

Quoi qu'il en soit, le fait de choisir SAP Business One signifie non seulement disposer d'un tableau de bord intégré fiable, mais aussi obtenir les caractéristiques du leader incontesté des ERP pour PME.

Ce fait n'est ni insignifiant ni anecdotique. En réalité, choisir une solution qui, année après année, est en tête du classement des ERP les plus utilisés au monde présente d'énormes avantages, comme avoir à ses côtés une communauté gigantesque, un puissant écosystème de fournisseurs certifiés et un développement actif avec des mises à jour constantes.

Fonctionnalités clés pour tous les secteurs de SAP Business One.

Vous savez déjà que SAP Business One est le logiciel choisi par des milliers et des milliers de petites et moyennes entreprises comme ERP. Cela a aidé leurs propriétaires à augmenter la fiabilité des opérations. Cependant, il est possible que vous vous demandiez quelles sont les outils qu'un logiciel de gestion aussi puissant que SAP Business One apporte.

En plus du tableau de bord équilibré, qui est l'axe central de ce guide, avec la solution SAP, vous obtenez les fonctionnalités suivantes :

• Gestion des achats et de la distribution. Profitez d'une administration avancée pour contrôler tout le processus d'achats et de distribution. L'outil SAP couvre tout le processus, de la création des commandes d'achat à la réception des marchandises, la gestion des stocks, la facturation et le paiement des fournisseurs.
• CRM. SAP Business One est un logiciel caméléon qui s'adapte à pratiquement toutes les tâches au sein d'une entreprise. Vous devez savoir qu'il dispose d'une section CRM qui sert à gérer tout ce qui concerne les clients et les ventes. Il vous aide à suivre les opportunités d'affaires, à entreprendre des actions de fidélisation ou à examiner les ventes et les contacts. Il facilite également le suivi du cycle de vie du client, depuis le premier contact jusqu'au service après-vente et au support. Enfin, il fournit des rapports utiles sur la performance de chaque client et commercial.
• Finances. L'ERP de SAP pour les PME comprend une section de comptabilité générale. Elle gère des questions fondamentales telles que les budgets, la trésorerie, la conciliation bancaire et les impôts. Comme pour le CRM, il fournit également des outils pour l'analyse financière et la génération de rapports.
• Production. Les industries avec une chaîne de production tirent beaucoup parti des options spécifiques pour elles de SAP Business One. L'ERP résout le processus de fabrication de produits, permettant de gérer depuis la définition des listes de matériaux jusqu'à l'émission des ordres de fabrication, le calcul des coûts et la gestion des ressources.
• Inventaires. Les utilitaires pour les inventaires sont très pratiques dans les PME où il est nécessaire de stocker des produits ou des matières premières. Pourquoi ? Principalement parce qu'ils permettent de gérer les articles qui sont vendus, achetés et inclus dans l'inventaire, ainsi que leurs prix, remises, lots, séries et emplacements. Ils disposent également d'une fonction pour effectuer des mouvements de stock, des ajustements et des inventaires physiques. Tout ce dont vous avez besoin pour réaliser une gestion de stock efficace.
• Intelligence d'affaires. L'intelligence d'affaires est un concept de plus en plus pertinent pour les propriétaires d'entreprise. Il s'agit d'extraire, grâce aux données manipulées, des rapports sur l'entreprise à l'aide d'outils analytiques intégrés. SAP Business One est capable de générer des analyses, des graphiques et des feuilles de calcul Microsoft Excel. Ainsi, il est beaucoup plus facile de vérifier le fonctionnement des différents départements et d'obtenir des alertes en temps réel sur leur performance.

Toutes ces outils intégrés s'adaptent à tout type d'entreprise, peu importe le secteur ou la structure de l'entreprise qui se trouve derrière.

Comment fonctionne le tableau de bord équilibré dans SAP Business One?

Jusqu'ici, nous avons analysé toutes les questions liées au tableau de bord équilibré, les ERP et SAP Business One. Avec toutes ces explications sur la table, il est temps de répondre à une question fondamentale. Comment fonctionne le tableau de bord équilibré de SAP Business One ?

Avoir une idée claire des principales caractéristiques de cet outil vous aide à avoir une vision précise de comment il pourrait s'intégrer dans votre entreprise pour améliorer l'efficacité et la compétitivité de votre activité. Voici les éléments les plus remarquables d'un tableau de bord équilibré :

• Indicateurs clés de performance (KPI)
• Objectifs stratégiques
• Plans d'action
• Mesure de la performance

Voyons maintenant ses principales fonctionnalités :

Tableaux prédéfinis

Les tableaux de bord prédéfinis de SAP Business One permettent de créer un tableau de bord équilibré entièrement personnalisé sans avoir des connaissances avancées en programmation. En conséquence, les informations sont affichées grâce à divers formats, tels que des tableaux, des diagrammes, des cartes ou des graphiques. En plus de l'ERP lui-même, il est également possible d'importer des données depuis d'autres plateformes grâce aux intégrations.

Surveiller les résultats

Avoir une perspective globale sur la façon dont les choses se passent dans votre entreprise est possible grâce au CMI. SAP Business One et son tableau de bord digèrent et transforment de grandes quantités de données pour afficher des informations accessibles qui aident à atteindre les objectifs fixés.

Localiser les données

Un autre aspect du fonctionnement du CMI de SAP Business One est son puissant moteur de recherche. Grâce à l'utilisation de mots-clés, il est très facile de localiser les données les plus essentielles à tout moment.

Communication entre départements

Faciliter la communication et la coordination entre les départements est un autre des points forts de SAP Business One. Son tableau de bord intégral est disponible pour les employés autorisés. Cela leur permet de développer leurs tâches de manière rapide et précise. Et comme tout est sous l'égide de l'ERP, les différentes sections de l'entreprise collaborent entre elles, en utilisant la même base de données.

S'adapter au marché

Il est évident que ce qui a été mentionné précédemment a un effet très positif sur la performance de l'entreprise. Cela devient plus rentable car les processus sont exécutés de manière productive et efficace. De plus, cela permet à la PME d'être compétitive sur le marché et d'atteindre les objectifs fixés rapidement.

Comment configurer le tableau de bord équilibré dans SAP Business One étape par étape

La dernière section de ce guide approfondi sur le tableau de bord équilibré de SAP Business One est consacrée au processus de configuration. Est-il compliqué de configurer les différents KPI dans le tableau de bord ? Quelles informations pourrez-vous visualiser ? Sur quels appareils le tableau de bord équilibré de SAP Business One est-il disponible ?

Résolvons toutes ces questions ci-dessous.

Section des widgets

Le tableau de bord de SAP Business One est composé de widgets. C'est dans cette section de la configuration que vous trouverez les différents modules que vous pouvez ajouter à l'écran principal de l'ERP.

Comment fonctionnent les widgets ? Pour ainsi dire, ce sont de petites applications qui affichent des informations dynamiques ou permettent d'exécuter des actions. Par exemple, configurez un widget si vous souhaitez connaître l'état de vos opportunités de vente ou consulter l'état du processus de fabrication d'un produit.

Créer des tableaux de bord personnalisés

Lorsque vous vous apprêtez à créer un tableau de bord personnalisé, vous pourrez ajouter les indicateurs de performance les plus appropriés. Toutes les informations qui apparaissent dans le CMI proviennent des modules de SAP Business One. Ceux-ci sont classés dans les catégories suivantes :

• Gestion. Informations relatives aux paramètres du système, telles que l'importation de données ou les taux de change des devises.
• Finances. Inclut les données relatives à la comptabilité, les rapports et les budgets, entre autres. De plus, ils montrent les dépenses de l'entreprise en temps réel.
• Opportunités de vente. Gestion des opportunités de vente et analyse de celles-ci. Indique les prévisions des opportunités gagnées et une visualisation dynamique des étapes de vente.
• Ventes et achats. Comprend les sections relatives à l'émission de factures, les transactions pour acquérir des matières premières, la réclamation des impayés et bien plus encore.
• Gestion des banques. Permet de concilier les comptes bancaires de l'entreprise avec l'ERP pour automatiser des processus tels que les paiements aux fournisseurs et bien plus encore.
• Ressources humaines. L'ERP dispose également d'une section dédiée à la gestion des employés et des recrutements dans les différents départements.

En prenant comme point de départ ces modules SAP et d'autres, il est possible d'ajouter des widgets à un tableau de bord incluant les informations suivantes :

• Bénéfices bruts.
• Marge bénéficiaire.
• Flux de trésorerie.
• Articles les plus vendus.
• Commandes en attente.
• Clients avec des revenus plus élevés.

En cliquant sur chaque perspective, plus d'informations sont offertes. Le contenu du tableau de bord est mis à jour en temps réel.

Accès depuis tous les appareils

Les tableaux de bord intégrés de SAP Business One sont disponibles sur tous les appareils. Il existe différentes manières d'y accéder, faisant de cette solution l'une des plus polyvalentes pour gérer l'entreprise :

• Client web. Fonctionne entièrement avec les normes actuelles telles que HTML5, compatible avec tout navigateur moderne. Il n'est pas nécessaire d'installer quoi que ce soit, ni sur le mobile ni sur le PC.
• Applications mobiles. Les applications SAP Business One sont une solution pour consulter les tableaux de bord depuis le téléphone. La société a lancé ses clients sous forme d'application à la fois sur Android et iOS. L'expérience est optimisée pour les écrans tactiles et fournit une connexion sécurisée au serveur.
• Équipements de bureau. La dernière possibilité, comme il ne pouvait en être autrement, est d'accéder à toutes les données de l'entreprise depuis un PC ou un Mac. C'est la version du logiciel la plus complète et la plus facile à utiliser en raison de la taille plus grande de l'écran.

Toute la puissance de SAP Business One dans votre entreprise avec SEIDOR

Si vous êtes arrivé jusqu'ici, cela signifie que le tableau de bord équilibré de SAP Business One vous semble très attrayant. Comme vous avez pu le constater, cette fonction n'est que la partie émergée de l'iceberg. En réalité, la solution de SAP est une suite complète pour gérer les opérations de votre PME.

Il est possible que vous disposiez déjà de ce logiciel dans votre entreprise et que vous n'en tiriez pas le meilleur parti. Il est également possible que votre entreprise ne bénéficie pas encore des en matière de productivité et d'efficacité. Dans les deux cas, que devriez-vous faire ?

Notre recommandation est simple et claire : cherche un partenaire fiable, spécialiste de la plateforme SAP. Bien que le fonctionnement de cet ERP soit simple pour l'utilisateur, n'oublie pas que son implémentation dans chaque entreprise est une question délicate qui doit être exécutée avec la plus grande compétence. Il est crucial que SAP Business One et son tableau de bord équilibré s'adaptent parfaitement à ton organisation.

En SEIDOR, nous aidons depuis des décennies les entreprises à mettre en œuvre, adapter et exploiter des outils comme ceux que nous avons mentionnés dans cette publication. L'expérience dans le secteur et le travail bien fait nous soutiennent. Contactez-nous dès maintenant pour commencer à profiter de la meilleure intégration de SAP Business One, du tableau de bord équilibré et du reste de ses outils dans votre entreprise. Faites passer votre entreprise au niveau supérieur !