Business One et la réconciliation lors des clôtures de périodes

SAP Business One offre un utilitaire pour la clôture de l'exercice financier qui nous permet de solder les comptes de bilan ainsi que ceux de pertes et profits chaque exercice.

Ce processus, d'une part, nous calcule le résultat de l'exercice et nous laisse à zéro les comptes de pertes et profits pour la période suivante. D'autre part, il clôture et ouvre chaque compte de bilan avec son solde de fin d'exercice et ouvre le nouvel exercice fiscal pour le même montant.

Mais cet article ne traite pas de la façon de réaliser ce processus et de ses étapes, mais d'« éliminer » certaines gênes lors de la consultation des grands livres, conséquence de la réalisation de ce processus chaque année.

Chaque fois que nous sortons un grand livre, nous voyons les mouvements d'un compte, d'un interlocuteur commercial ou même des rapports de dettes, parmi toutes les écritures ouvertes, nous verrons les écritures de chaque année correspondant à la clôture et à l'ouverture si celles-ci n'ont pas été rapprochées.

Il est clair que nous pouvons aller compte par compte, pour chaque client et pour chaque fournisseur en réalisant cette conciliation pour qu'ils ne soient pas affichés, mais lorsque le volume est important, cela devient une tâche ardue.

Pour automatiser ce processus de conciliation, nous proposons l'utilisation des assistants de conciliation, tant pour les comptes généraux que pour les Interlocuteurs Commerciaux.

Pour que l'utilisation de ces assistants soit efficace et nous permette de réaliser une conciliation optimale sans réconcilier des éléments qui ne devraient pas l'être, nous proposons de suivre les étapes suivantes :

La première chose essentielle est d'être prévoyant sur ce que nous allons réaliser par la suite et dans quelles circonstances. Pour cela, nous établirons une règle mnémotechnique et unique qui nous permettra d'identifier la clôture et l'ouverture de manière conjointe.

Dans l'exemple suivant, nous proposons d'établir la règle Clôture + Année + Ouverture + Année tant pour l'écriture de clôture que pour celle d'ouverture.

Comme résultat de cette clôture, nous obtiendrons ce résultat :

Comme nous le verrons, dans la ligne de l'écriture, tant de clôture que d'ouverture, nous avons établi dans la REF1 la règle mnémotechnique que nous avons précédemment établie et que nous utiliserons ci-après.

La prochaine étape consiste à réconcilier les Interlocuteurs commerciaux (comptes associés) d'un côté et de l'autre côté le reste des comptes comptables. Pour cela, nous irons aux assistants de réconciliation interne et nous fixerons les paramètres suivants :

Exemples pour la période annuelle naturelle de l'exercice 2018.

Date de comptabilisation : Du 31/12/2018 au 01/01/2019

Règles d'ajustement :

Règle 1 : Date de comptabilisation – 1 jour de déviation.

Avec cela, nous obtenons que seuls les écritures avec un jour de différence soient réconciliées. Entre le dernier jour de la période et le premier du nouveau, il y a toujours un jour.

Règle 2 : Code de compte associé.

Avec cela, nous nous assurons que les écritures de différents comptes associés de IC ne soient pas réconciliées. Par exemple, celui du portefeuille.

Règle 3 : Réf.1 (ligne) - 6 derniers caractères.

Dans cette dernière règle, nous appliquons la règle mnémotechnique précédente et nous demandons de réconcilier les écritures où cette valeur coïncide dans ses 6 derniers caractères. Nous nous rappellerons que dans l'exemple décrit, nous avons établi la même pour les deux écritures, C18A19.

Nous pouvons trouver les deux assistants dans :

Interlocuteurs commerciaux>Réconciliations Internes>Réconciliations.

Finances>Réconciliations Internes>Réconciliation

Dans les deux cas, nous devrons sélectionner l'option automatique.

Nous espérons que vous avez beaucoup appris avec cette astuce !