Votre guide rapide pour la Structure de Décomposition du Travail (SDT)

Qu'est-ce que la structure de découpage du travail (SDT) ?

Selon le PMI, un WBS est une décomposition hiérarchique de l'étendue totale du travail qui sera réalisé par l'équipe du projet pour atteindre les objectifs du projet et créer les livrables requis.

Un peu plus simplement, la structure de découpage du travail, ou SDT, est un système d'organisation pour la gestion de projets et la planification de projets. C'est une méthode spécifique pour décomposer des objectifs grands ou compliqués en objectifs de projet gérables afin de créer un plan de projet gérable.

Le WBS est destiné aux chefs de projet qui souhaitent planifier, programmer et budgétiser chaque composant de leur projet d'une manière qui soit complète mais pas excessivement détaillée, facile à suivre et à suivre pendant la durée du projet, et qui facilite la communication de ses progrès et besoins de manière simple.

Quel est un exemple de structure de découpage du travail ?

Les chefs de projet dans presque tous les domaines peuvent utiliser la Structure de Découpage du Travail (WBS) pour atteindre leurs objectifs, mais pour les besoins de cet article, utilisons un exemple universel, le déménagement.

Il existe de nombreux types de tâches différentes qui doivent être effectuées pour qu'un déménagement soit réussi, et à la fin, vous devez être complètement sorti d'un endroit et complètement installé dans le suivant. En écrivant les tâches impliquées dans le déménagement d'une location à une autre, la liste est longue et accablante comme celle-ci :

• Chercher un nouveau logement
• Envoyer une demande et des frais
• Payer un dépôt
• Signer un contrat de location
• Notifier votre propriétaire que vous déménagez
• Organiser une fête d'adieu
• Transférer votre assurance locataire
• Activer les services publics dans la nouvelle maison
• Éteindre les services publics dans la maison actuelle
• Changer votre adresse postale et faire suivre votre courrier
• Assurer un moyen de transport pour déplacer vos biens
• Emballer tout, démonter les meubles
• Engager une entreprise de déménagement pour organiser et sécuriser le processus de déménagement
• Obliger vos amis à vous aider à déplacer tous vos biens dans un camion de déménagement
• Réparer les murs, peindre et nettoyer
• Remettre vos anciennes clés
• Récupérer les nouvelles clés
• Déplacer tout dans la nouvelle maison
• Déballer

Vous pensez peut-être, "Attendez, il y a plus !" ou peut-être, "Certaines de ces tâches ont plusieurs parties" et vous avez raison. Cette liste de contrôle est longue, désorganisée et ne couvre pas tout ce qui doit se passer, même de loin. Écrire chaque tâche dans une liste de contrôle est une façon solide de s'assurer que tout est fait. Cependant, une liste seule ne prendra pas en compte les dépendances entre les tâches, la quantité de travail et de ressources nécessaires pour chaque tâche et, par conséquent, ne donnera pas une image claire de l'ensemble du projet.

Un WBS est un moyen de résoudre ces problèmes. Un par un, nous passerons en revue les éléments d'un WBS réussi dans la gestion de projet. Ou vous pouvez continuer et essayer notre Modèle de WBS.

Éléments WBS

Avant de plonger dans les composants techniques d'un outil spécifique pour gérer la structure de découpage du travail (SDT), il est bon de se familiariser avec ses éléments principaux :

• Hiérarchie
• Livrables sur actions
• Organisation visuelle

1. Hiérarchie

Rappelez-vous la liste de contrôle pour le déménagement. Certaines de ces tâches dépendent d'autres, ce qui signifie qu'elles ne peuvent pas être complétées avant que d'autres tâches ne soient terminées en premier. Par exemple, vous chargerez probablement vos meubles dans le camion de déménagement avant de remettre les clés, donc remettre les clés dépend d'avoir quitté l'appartement.

Ces dépendances commenceront à donner forme à une hiérarchie de tâches. Cependant, les dépendances ne sont pas le seul facteur qui compte. Disons que vous écriviez votre liste de déménagement dans l'ordre des dépendances. Charger le camion de déménagement viendrait avant de remettre les clés, mais quand devriez-vous allumer les services publics dans le nouveau lieu ? Cela viendrait-il avant ou après de remettre les clés ? Ou peut-être simultanément ?

Les éléments de premier niveau sont des objectifs plus grands, et dans chaque objectif plus grand, les tâches dépendantes de deuxième niveau sont regroupées. Cette hiérarchie peut continuer autant que nécessaire.

Dans l'exemple de déménagement, le premier niveau de tâches pourrait être :

1. Assurer un nouvel appartement
2. Transférer les biens
3. Fermer l'ancien appartement

Sous chacun de ces éléments de premier niveau, nous pouvons organiser leurs tâches dépendantes.

1. Assurer un nouvel appartement
2. Payer le dépôt
3. Signer le contrat de location
4. Soumettre la demande et les documents associés
5. Allumer les services publics
6. Commencer le transfert de courrier
7. Appeler la compagnie d'électricité
8. Transférer les biens
9. Fermer l'ancien appartement

C'est ainsi que l'on commence à créer une Structure de Découpage du Travail (WBS), mais ce n'est pas la fin du WBS. Il y a encore quelques facteurs critiques qui font fonctionner ce système.

2. Livrables, pas actions

Si vous êtes familier avec le WBS, vous avez peut-être remarqué une erreur dans la hiérarchie précédente : chaque élément a été listé comme un verbe. Il est courant de penser aux listes de tâches comme des actions, "Faites ceci" et "faites cela". Le WBS est différent. Au lieu de prescrire une méthode ou un processus, un WBS est décrit en livrables. Voyez comment cela change notre liste.

En énumérant les livrables au lieu des actions, on gagne plus de flexibilité dans le processus de réalisation de chaque tâche. Dans un environnement de gestion de projet traditionnel, cela permet à votre équipe d'être plus agile et vous libère de la microgestion. En tant que chef de projet, il est plus important que les meubles soient déplacés que de planifier exactement comment ils sont chargés dans le camion. Cela signifie que les amis qui vous aident à déménager pourront décider de la meilleure façon de ranger vos biens, tandis que vous aurez plus de temps pour gérer la vue d'ensemble.

3. Organisation visuelle

Prends un moment pour considérer l'importance des images dans la communication. Il est beaucoup plus facile de comprendre l'information lorsqu'elle est représentée par une image plutôt que par des mots. Revenons à notre exemple de déménagement, disons que tu as acheté tous les matériaux et outils dont tu as besoin pour réparer quelques trous de clous dans tes murs. Les instructions écrites te donneront sûrement les détails dont tu as besoin, mais quelques images montrant comment réparer le mur seront beaucoup plus intuitives et faciles à comprendre.

Un WBS est visuel pour faciliter la gestion de ton projet, ainsi que la communication avec l'équipe.

Si tu souhaites obtenir cette même facilité de communication dans la gestion de projets, convertis la hiérarchie sophistiquée des livrables en quelque chose de visuel. Place chaque livrable mutuellement exclusif dans un encadré, superpose les encadrés selon leur relation dans la hiérarchie, connecte les variables dépendantes et applique un schéma de couleurs qui attire l'attention là où c'est nécessaire.

Imagine regarder la liste des livrables pour emménager dans ton nouvel appartement avec un schéma de couleurs simple montrant que les éléments terminés sont verts, les éléments en attente sont jaunes, les éléments rouges ont besoin d'aide et les éléments gris n'ont pas encore commencé.

Les défis inattendus sont destinés à se produire, mais avec un WBS, il est immédiatement clair quel livrable retarde le projet. Dans ce cas, peut-être que la peinture était de la mauvaise couleur et que vous devez la changer pour la bonne. En marquant le livrable en rouge, vous et votre équipe pouvez voir que le nettoyage de l'appartement et la remise des clés peuvent être retardés. La structure personnalisable et de glisser-déposer de monday.com inclut également des étiquettes de couleur et du texte personnalisable pour créer un WBS visuel.

Comment créer un WBS

Lorsque vous commencez à organiser votre liste de tâches dans une hiérarchie de livrables, assurez-vous que chaque élément soit mutuellement exclusif. Il ne doit pas y avoir de chevauchement entre un livrable et un autre. Ces limites évitent le travail dupliqué et permettent d'assigner les ressources de manière claire.

Au cours du processus de planification, vous savez probablement combien de personnes il y a dans votre équipe, quel est votre budget, et ainsi de suite. Ces ressources sont réparties entre les livrables mutuellement exclusifs et doivent ensemble totaliser 100 %.

1. Nouvel appartement assuré 20% Temps et effort $1000
2. Déménagement des biens 70% Temps et effort 300 $
3. Fermeture de l'appartement précédent 10% Temps et effort 150 $

La division des ressources doit refléter la hiérarchie, de sorte que chaque niveau soit complété à 100% par les livrables en dessous de lui. Observe comment le deuxième niveau dans la hiérarchie totalise 100% des ressources attribuées au "Transfert des biens".

1. Nouvel appartement assuré 20% Temps et effort 1000 $
2. Déménagement des biens 70% Temps et effort 300 $
2.a. Emballage de l'ancien appartement 35% Temps et effort $50
2.b. Chargement du camion 30% Temps et effort 175 $
2.c. Déchargement du camion 30% Temps et effort 25 $
2.d. Remerciements aux amis 5% Temps et effort 50$
3. Fermeture de l'appartement précédent 10% Temps et effort 150 $

Créez une Structure de Répartition du Travail avec monday.com

Avec toutes ces considérations, vous vous demandez probablement comment tout organiser. Avant de recourir à un logiciel de gestion de projet ou à un ancien modèle, pensez à monday.com Work OS. Nous avons même un Modèle Structuré de Décomposition du Travail pour vous aider à démarrer rapidement avec :

• Importation facile depuis Excel
• Groupes personnalisables
• Colonne de la chronologie
• Colonne de formule
• Couleurs et étiquettes d'état uniques
• Application mobile

Encore mieux, vous pouvez ajouter des automatisations pour des choses comme des rappels de délais et assigner des membres spécifiques de l'équipe à vos livrables.

Préparez vos projets pour le succès avec une plateforme WBS automatisée et facile à mettre à jour. Incorporez les détails les plus importants de ce guide dans la plateforme monday.com, conviviale et disponible à tout moment et en tout lieu.