Nouveautés dans la facturation électronique après la publication de l'ébauche

Loi “Créer et Croître”

La Loi “Créer et Croître” a franchi une nouvelle étape, le 15 juin dernier, le Ministère des Affaires Économiques et de la Transformation Numérique, ainsi que le Ministère des Finances et de la Fonction Publique, ont rendu public le projet de règlement sur la Facturation Électronique et ont entamé la procédure de consultation publique du règlement. Cela signifie que toutes les entités (Ministères et Organismes Publics) impliquées dans la viabilité de cette loi se sont mises d'accord sur la manière de mener à bien le projet. Avec cette publication réalisée par les deux Ministères, la porte est ouverte pour que tous ceux concernés (Entreprises et professionnels) puissent indiquer les aspects de la conformité à la Loi qui les impacteront le plus, posant un problème lors de son application.

Avec cette dernière publication, avons-nous déjà les détails techniques de la Loi ? Non, pas encore. Cette publication est pour l'instant le Projet de Règlement, les détails seront publiés dans les prochains mois. Le délai d'un an pour commencer à être obligatoire commence-t-il déjà à courir ? Non, pas encore, car le délai commence à courir à partir du moment où les détails techniques seront rendus publics, son approbation et publication au BOE marquera le début du délai de 12 mois, fixé par la loi elle-même, pour son entrée en vigueur.

Nous devons rappeler qu'il y a deux délais : 1 an pour toutes les entreprises qui facturent plus de 8 millions et 2 ans pour les autres.

Comme principale nouveauté, la publication du Projet de Règlement nous présente la Solution Publique de Facturation Électronique, qui est un ensemble de services fournis par l'Agence d'État de l'Administration Fiscale. Ces services constitueront l'infrastructure pour l'émission et la réception de factures électroniques, pour tous les entrepreneurs et professionnels qui décident d'utiliser ce système. De plus, la Solution Publique de Facturation Électronique agira comme un dépôt universel et obligatoire pour toutes les factures électroniques. Elle offre également des services généraux pour le suivi des paiements (délai moyen de paiement), conformément aux réglementations établies, ainsi que des options pour télécharger des factures en ligne, soit individuellement, soit par lots, tant pour les émetteurs que pour les destinataires et leurs autorisés.

Les entreprises et les professionnels auront l'obligation d'émettre et d'envoyer des factures électroniques à leurs clients, entrepreneurs et professionnels, en conformité avec la nouvelle législation en vigueur en matière de facturation électronique sur cette plateforme résidente de la AEAT, en plus des autres moyens qu'ils utilisent ou souhaitent utiliser. L'AEAT définit sa plateforme de facturation électronique comme le système qui garantit l'intégrité, la sécurité et la fidélité des données de facturation au niveau national.

La réception de ces factures pourra continuer à se faire par les différents canaux du système espagnol de facturation électronique, y compris depuis son lancement, la Solution Publique de Facturation Électronique. De plus, il sera nécessaire d'informer sur l'état de la facture, qu'il s'agisse de son acceptation ou de son rejet commercial, ainsi que de la date correspondante. De même, lorsqu'il sera effectué, il faudra indiquer si le paiement complet de la facture a été réalisé, ainsi que la date correspondante.

Un autre point important est les exigences techniques et le contenu des informations que doivent respecter les factures électroniques, tels que les formats de facture électronique acceptés, et les moyens d'échange autorisés, ainsi que les spécifications techniques que doivent incorporer les factures, comme par exemple la signature électronique et l'utilisation de certificats pour la communication et la transmission des documents électroniques.

Les formats qui seront admis : On entend par facture électronique aux fins de ce Décret Royal tout message informatique de caractère structuré, conforme au modèle sémantique de données EN16931 du Comité Européen de Normalisation et sous l'une des syntaxes suivantes :

Message XML du CEFACT/ONU de facture applicable à toute l'industrie tel que spécifié dans les schémas XML 16B (SCRDM — CII).
Messages UBL de facture et note de crédit tels que définis dans la norme ISO/IEC 19845:2015
Message EDIFACT de facture conforme à la norme ISO 9735
Message Facturae, dans la version pour la facturation entre entrepreneurs et professionnels en vigueur à chaque moment

Un des aspects les plus pertinents du règlement est que les plateformes privées de communication ne seront pas obligatoires : l'article 9 précise que la facturation électronique pourra se faire via des plateformes privées de facturation électronique, via la solution publique de facturation électronique ou via une combinaison des deux. Dans le cas où l'échange de factures électroniques se fait entièrement via des plateformes privées de facturation électronique, une copie générée automatiquement de chaque facture électronique devra être déposée dans la solution publique de facturation électronique. Cette prémisse permet d'envisager la livraison des factures directement dans la solution publique de facturation électronique, dans les cas où le logiciel de facturation électronique dont nous disposons dans notre système a la capacité de s'intégrer avec elle.

En aucun cas, l'opérateur de la plateforme électronique privée réceptrice de la demande d'interconnexion ne pourra facturer à la plateforme demandeuse pour résoudre ces demandes d'interconnexion dans les délais établis, ni pour d'autres services d'intégration qu'il pourrait avoir convenus avec le destinataire final de la facture électronique.

Répertoire des factures : le futur système espagnol de facturation électronique sera composé des plateformes d'échange de factures électroniques de caractère privé et de la Solution publique de facturation électronique, cette dernière remplira également la fonction de répertoire des factures, et sera gérée par l'Agence d'État de l'Administration Fiscale. Par conséquent, grâce à la solution publique de facturation électronique, nous pouvons répondre à l'exigence incluse dans la loi de "créer et croître", qui demandait de faciliter l'accès aux factures pour nos clients pendant 4 ans.

Interopérabilité : l'interopérabilité entre les plateformes de facturation électronique privées, leurs opérateurs devront avoir la capacité de transformer le message de la facture dans tous les formats acceptés. De même, ils seront obligés de s'interconnecter avec toute autre plateforme électronique privée et d'accepter toutes les demandes d'interconnexion provenant de l'une d'elles.

Ce sera l'Agence d'État de l'Administration Fiscale qui sera chargée d'extraire des informations statistiques des factures électroniques envoyées au système public de facturation électronique et des rapports d'information sur le paiement de celles-ci, permettant de surveiller le respect de la réglementation sur les retards de paiement commerciaux, en les transmettant, au moins, à l'Observatoire d'État des Retards de Paiement Privés et au Ministère des Affaires Économiques et de la Transformation Numérique.

Au cours des douze premiers mois, les entreprises qui sont tenues d'émettre des factures électroniques dans leurs transactions avec des entrepreneurs et des professionnels devront accompagner ces factures électroniques d'un document au format PDF qui assure leur lisibilité pour les entreprises et les professionnels pour lesquels l'obligation de recevoir des factures électroniques n'est pas encore entrée en vigueur.

Quelques sujets à prendre en compte pour nous permettre d'anticiper les mises à jour de nos systèmes, et qui seront nécessaires pour répondre aux exigences sont :

Préparer la mise en œuvre : nous devons préparer notre système de facturation pour répondre aux exigences techniques requises pour l'émission électronique.

Considérer le traitement des états : Il est essentiel de définir comment seront traités et rapportés les différents états liés aux factures. Ces états peuvent inclure en attente de paiement, payée, annulée, entre autres. Nous devons nous assurer de comprendre les exigences légales et fiscales liées à chaque état et d'adapter le système de facturation pour les gérer correctement.

Enfin, profitez de l'avantage des factures électroniques : Les factures électroniques offrent de nombreux avantages par rapport aux factures papier. Profiter de l'opportunité pour automatiser le processus de réception et de traitement des factures est crucial à cette nouvelle étape pour envisager la mise en œuvre de solutions de numérisation et d'automatisation qui vous permettent d'accélérer la réception, la validation et le stockage des factures électroniques.

Chez SEIDOR, nous disposons d'une solution de facturation électronique depuis plus de 10 ans qui respecte la législation actuelle, et que nous adaptons à la nouvelle réglementation.