Digitalização e segurança dos dados 8 aspectos a ter em conta

As 8 chaves da digitalização e segurança dos dados

O uso intensivo de dados digitais e sua valorização (Big Data) fez com que a segurança se tornasse um aspecto chave devido aos múltiplos riscos que se correm por uma falsificação de identidade (phishing), roubo de dados, instalação de software malicioso (malware) ou simples sabotagem. Não é à toa que é preciso lembrar que a empresa está exposta a receber multas consideráveis e outras perdas.

A lista a seguir resume aquelas diretrizes que você deve (e muito) levar em consideração para minimizar os problemas. A digitalização e segurança dos dados já é uma obrigação. No entanto, tenha em mente que, dependendo da atividade da sua empresa, há aspectos que precisarão ser ajustados. Seja como for, tome nota, pois será do seu interesse:

1. Siga as diretrizes legais de Proteção de Dados

A Lei Orgânica de Proteção de Dados e o Regulamento Europeu de Proteção de Dados, ambos em vigor desde 2018, são os textos legais pelos quais você deve se guiar. E, em ambos os casos, exige-se um princípio de autocontrole.

Em primeiro lugar, certifique-se de que a obtenção dos dados foi lícita (consentimento claro, expresso e inequívoco). Por outro lado, você deve notificar qualquer incidente à Agência Espanhola de Proteção de Dados (AEPD) quando este ocorrer. E, finalmente, você deve implementar sistemas de autorregulação para garantir a segurança de suas bases de dados.

Lembre-se de que as multas por descumprimento são muito altas. Estamos falando de até 20 milhões de euros ou 4% do faturamento da empresa.

2. Contrate um ERP com uma empresa confiável

A contratação de um serviço de ERP é fundamental para a maioria das empresas. E, além das questões relacionadas à funcionalidade, a segurança também é crucial.

Existem empresas confiáveis, como a SEIDOR, que fornecem uma solução integral com suporte técnico 24 horas. Além disso, também é conveniente que essa presença seja global. Se você tiver algum problema, será mais fácil gerenciá-lo se trabalhar com uma empresa que tenha uma boa rede de atendimento ao cliente. Portanto, essa é uma questão fundamental na digitalização e segurança dos dados.

Por fim, lembre-se de que você tem um prazo de apenas 72 horas para notificar a AEPD sobre incidentes de segurança. Portanto, uma resposta rápida do fornecedor é essencial para tomar decisões.

3. Limite o acesso aos dados digitais

A limitação de acesso aos dados digitais é outra das políticas que se tornam imprescindíveis. Como princípio geral, você deve autorizar que utilizem os dados apenas pessoas diretamente envolvidas com a gestão destes. E seria conveniente considerar a possibilidade de que sejam assinadas cláusulas de confidencialidade para as questões não regulamentadas.

O ideal é que esses dados sejam utilizados apenas pelos funcionários da empresa. E, claro, quando houver algum motivo para isso. Caso contrário, os riscos se multiplicarão.

4. Introduza um sistema de rastreabilidade na gestão dos dados

A introdução de sistemas de rastreabilidade é imprescindível para detectar a origem dos problemas. Para isso, há duas vias possíveis.

Em primeiro lugar, você pode exigir que a entrada nas bases de dados seja realizada a partir de um ID e uma senha. Por outro lado, também pode realizar rastreamentos de IP no caso de que a informação que você possui não seja conclusiva. Este protocolo deve ser ativado sempre que houver problemas ou suspeitas evidentes.

Claro, ao implementar um protocolo de rastreabilidade, você deve se certificar de que não está violando nenhuma norma legal.

5. Utilize um bom antivírus

O antivírus é um elemento básico, mesmo para um usuário; com muito mais razão para os profissionais. A ideia é que você procure um produto de última geração e que realize varreduras rotineiras, além de bloquear ameaças.

Não em vão, quanto mais potenciais vulnerabilidades existirem, mais importante é que o antivírus responda. O recomendável, nesses casos, é que você pague uma assinatura anual e que verifique a cada ano o nível de serviço que lhe proporcionam. Em resumo, trata-se de que você disponha de uma ferramenta útil contra as ameaças.

6. Navegue apenas em sites com o certificado SSL

A segurança também passa pela navegação em sites com certificado de segurança. É imprescindível que você evite a navegação em sites sem o certificado SSL. Este elemento é facilmente distinguível através de um cadeado na barra de navegação. O motivo? As possibilidades de phishing ou malware se multiplicam, com o consequente risco para suas bases de dados. Embora seja uma ação fácil de realizar, muitas vezes nos distraímos, correndo riscos.

7. Atualize sempre que necessário

A atualização do software é fundamental porque não fazê-lo abre espaço para ataques. As vulnerabilidades muitas vezes estão relacionadas com a falta de software atualizado, o que facilita os ataques. Não é à toa que os hackers estão esperando que você ofereça uma brecha para entrar no seu sistema e complicar a gestão. Consequentemente, é conveniente que no seu ERP ou sistema operacional você inclua as atualizações quando necessário.

Também deixamos este guia com todos os aspectos a serem considerados na hora de escolher o melhor software para sua empresa, já que este introduzirá um antes e depois na sua gestão.

8. Aposte pelo armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem é uma opção para aumentar a segurança no armazenamento dos dados. E isso se deve a dois motivos principais.

Primeiro, você deve considerar que um armazenamento em nuvem evita o risco de ataques físicos. Por outro lado, a própria filosofia desse armazenamento permite que apenas quem precisa acessar a base de dados o faça. E não é demais ressaltar que ambos os elementos estão inter-relacionados. Portanto, talvez este seja um bom momento para repensar sua política de armazenamento para minimizar riscos.

Não estamos falando das evidentes vantagens em termos de uso intensivo de dados. Se você busca segurança, trabalhar na nuvem é uma boa opção.

Conclusão

A digitalização e segurança dos dados é mais simples se você trabalhar com boas ferramentas e com um planejamento adequado. As soluções SAP Business One tornarão seu trabalho mais fácil, independentemente do setor de atividade. Entre em contato conosco para obter mais informações sobre as diferentes possibilidades adaptadas à sua empresa!