Novidades na faturação eletrônica após a publicação do rascunho

Lei “Cria e Cresce”

A Lei “Cria e Cresce” deu mais um passo, no passado dia 15 de junho o Ministério dos Assuntos Econômicos e Transformação Digital, e o Ministério da Fazenda e Função Pública, tornaram público o rascunho do Regulamento de Fatura Eletrônica e iniciou-se o trâmite de audiência pública do regulamento. Isso significa que todas as entidades (Ministérios e Organismos Públicos) que intervêm na viabilidade desta lei chegaram a um acordo sobre como realizar o projeto. Com esta publicação realizada por ambos os Ministérios, abre-se a porta para que todos os afetados (Empresas e profissionais) possam indicar aqueles aspectos do cumprimento da Lei que mais os impactarão, supondo um problema na hora de aplicá-la.

Com esta última publicação já se têm os detalhes técnicos da Lei? Não, ainda não. Esta publicação por enquanto é o Rascunho do Regulamento, os detalhes serão publicados nos próximos meses. Já começa a contar o prazo de 1 ano para começar a ser obrigatória sua aplicação? Não, ainda não, pois o prazo começa a contar a partir do momento em que os detalhes técnicos forem tornados públicos, sendo sua aprovação e publicação no BOE que iniciará o prazo que a lei estabelece de 12 meses, que a própria lei estabelece, para sua entrada em vigor.

Devemos lembrar que há dois prazos: 1 ano para todas aquelas empresas que faturam mais de 8 milhões e 2 anos para as demais.

Como principal novidade, a publicação do Rascunho do Regulamento nos apresenta a Solução Pública de Faturação Eletrônica, que é um conjunto de serviços fornecidos pela Agência Estatal de Administração Tributária. Esses serviços formarão a infraestrutura para a emissão e recepção de faturas eletrônicas, para todos aqueles empresários e profissionais que decidirem utilizar este sistema. Além disso, a Solução Pública de Faturação Eletrônica atuará como um repositório universal e obrigatório para todas as faturas eletrônicas. Também oferece serviços gerais para o acompanhamento da cobrança (período médio de pagamento), de acordo com as regulamentações estabelecidas, bem como opções para baixar faturas online, seja de forma individual ou em lotes, tanto para os emissores quanto para os destinatários e seus autorizados.

As empresas e profissionais terão a obrigação de emitir e enviar faturas eletrônicas aos seus clientes, empresários e profissionais, cumprindo com a nova legislação vigente em matéria de faturação eletrônica sobre essa plataforma residente da AEAT, além dos outros meios que estejam utilizando ou desejem utilizar. A AEAT define sua plataforma de faturação eletrônica como o sistema que garante a integridade, segurança e fidelidade dos dados de faturação a nível estatal.

A recepção dessas faturas poderá continuar sendo realizada através dos diferentes canais do sistema espanhol de fatura eletrônica, incluindo desde sua implementação, a Solução Pública de Faturamento Eletrônico. Além disso, será necessário informar sobre o estado da fatura, seja sua aceitação ou rejeição comercial, juntamente com a data correspondente. Da mesma forma, quando realizado, deverá ser indicado se o pagamento completo da fatura foi efetuado, juntamente com a data correspondente.

Outro ponto destacável são os requisitos técnicos e conteúdo de informação que devem cumprir as faturas eletrônicas, como são os formatos de fatura eletrônica aceitos, e os meios de intercâmbio permitidos, e especificações técnicas que deverão incorporar as faturas, como por exemplo a assinatura eletrônica e a utilização de certificados para a comunicação e transmissão dos documentos eletrônicos.

Os formatos que serão admitidos: Entender-se-á por fatura eletrônica para os efeitos deste Decreto Real aquela mensagem informática de caráter estruturado, ajustada ao modelo semântico de dados EN16931 do Comitê Europeu de Normalização e sob uma das seguintes sintaxes:

Mensagem XML do CEFACT/ONU de fatura aplicável a toda a indústria conforme especificado nos esquemas XML 16B (SCRDM — CII).
Mensagens UBL de fatura e nota de crédito conforme definido na norma ISO/IEC 19845:2015
Mensagem EDIFACT de fatura de acordo com a norma ISO 9735
Mensagem Facturae, na versão para faturamento entre empresários e profissionais vigente em cada momento

Um dos aspectos mais relevantes do regulamento é que não serão obrigatórias as plataformas privadas de comunicação: o artigo 9 especifica que a faturação eletrônica poderá ser realizada mediante plataformas privadas de faturação eletrônica, mediante a solução pública de faturação eletrônica ou mediante a combinação de ambas as vias. No caso de que a troca de faturas eletrônicas ocorra inteiramente por meio de plataformas privadas de faturação eletrônica, uma cópia gerada automaticamente de cada fatura eletrônica deverá ser depositada na solução pública de faturação eletrônica. Esta premissa permite considerar a entrega de faturas diretamente na solução pública de faturação eletrônica, nos casos em que o software de faturação eletrônica disponível em nosso sistema tenha a capacidade de integrar-se com ela.

Em nenhum caso, poderá o operador de plataforma eletrônica privada receptora da solicitação de interconexão cobrar qualquer quantia da plataforma solicitante por resolver tais solicitações de interconexão nos prazos estabelecidos, nem por outros serviços de integração que possa ter acordado com o destinatário final da fatura eletrônica.

Repositório de faturas: o futuro sistema espanhol de fatura eletrônica será composto pelas plataformas de intercâmbio de faturas eletrônicas de caráter privado e pela Solução pública de faturamento eletrônico, esta última também cumprirá a função de repositório de faturas, e será gerida pela Agência Estatal de Administração Tributária. Portanto, graças à solução pública de faturamento eletrônico, podemos cumprir com o requisito incluído na lei de "cria e cresce", onde se exigia facilitar o acesso às faturas para nossos clientes durante 4 anos.

Interoperabilidade: a interoperabilidade entre plataformas de fatura eletrônica privadas, seus operadores deverão ter capacidade para transformar a mensagem da fatura para todos os formatos aceitos. Da mesma forma, estarão obrigados a se interconectar com qualquer outra plataforma eletrônica privada e a aceitar todas as solicitações de interconexão que sejam feitas a partir de qualquer uma delas.

Será a Agência Estatal da Administração Tributária a encarregada de extrair informações estatísticas das faturas eletrônicas enviadas ao sistema público de faturamento eletrônico e dos relatórios de informações sobre o pagamento destas que permitam monitorar o cumprimento da normativa sobre inadimplência comercial, encaminhando-as, pelo menos, ao Observatório Estatal da Inadimplência Privada e ao Ministério de Assuntos Econômicos e Transformação Digital.

Durante os primeiros doze meses, as empresas que estejam obrigadas a emitir notas fiscais eletrônicas em suas transações com empresários e profissionais deverão acompanhar essas notas fiscais eletrônicas com um documento em formato PDF que assegure sua legibilidade para as empresas e profissionais para os quais ainda não tenha entrado em vigor a obrigação de receber notas fiscais eletrônicas.

Alguns temas a serem considerados que nos permitam antecipar as atualizações de nossos sistemas, e que serão necessários para cumprir com os requisitos são:

Preparar a implementação: devemos preparar nosso sistema de faturamento para cumprir com os requisitos técnicos exigidos na emissão eletrônica.

Considerar o tratamento de estados: É essencial definir como serão tratados e reportados os diferentes estados relacionados com as faturas. Esses estados podem incluir pendente de pagamento, paga, cancelada, entre outros. Devemos assegurar a compreensão dos requisitos legais e fiscais relacionados com cada estado e adaptar o sistema de faturamento para manejá-los adequadamente.

Finalmente, aproveitar a vantagem das faturas eletrônicas: As faturas eletrônicas oferecem inúmeras vantagens em comparação com as faturas em papel. Aproveitar a oportunidade para automatizar o processo de recebimento e processamento de faturas é crucial nesta nova etapa para considerar a implementação de soluções de digitalização e automação que permitam agilizar o recebimento, validação e armazenamento das faturas eletrônicas.

Na SEIDOR, contamos com uma solução de faturamento eletrônico há mais de 10 anos que cumpre a legislação atual, e que estamos adaptando à nova normativa.