Gästblogg: Hur man planerar ett projekt för automatisering av affärsprocesser

Företag tvingas förändras när vi går in i efterdyningarna och den möjliga recessionen orsakad av Covid-19-pandemin. En robust affärsstrategi under en recession är grundläggande för att övervinna de otaliga utmaningar som dagens ledare ställs inför. Men även med rätt strategi på plats, är det möjligt för organisationer av alla storlekar och branschspecialiseringar att blomstra under en recession och ständigt föränderliga ekonomiska klimat?

Att förbereda IT-system och investera i digitala transformationslösningar, såsom programvara för affärsprocessautomation (BPA), kommer att lindra den påverkan som en lågkonjunktur kan ha på ditt företag och säkerställa att du är positionerad för att fungera effektivt med minimal avbrott. Effektiv planering och implementering av din affärsstrategi under en nedgång är nyckeln till att behålla anställda, hållbarhet inom din marknad och balansera kassaflödet.

Simon Wybrow - Digital Marketing Manager, Codeless Platforms - har arbetat inom mjukvaruindustrin sedan 2011. Codeless Platforms är en strategisk partner till SEIDOR och tillhandahåller integrationer för SAP Business One. Här är hans tips om hur man bäst planerar ett projekt för automatisering av affärsprocesser i din organisation:

Planera ditt projekt

Automatiseringslösningar för affärsprocesser gör det möjligt för organisationer att effektivisera dagliga operationer och manuella uppgifter för att hjälpa till att övervinna de utmaningar som en ekonomisk nedgång medför. Automatisering av dataregistrering tar bort repetitiva och tidskrävande uppgifter från medarbetarnas arbetsbelastning, vilket minskar kostnaderna och ökar lönsamheten.

BPA-projektledning är processen att planera och strukturera implementeringen av programvara för automatisering av affärsprocesser i hela företaget för att effektivisera arbetsflödesprocesser, minska administrationstider och kostnader, öka företagets intäkter och förbättra produktiviteten.

Denna typ av programvara ger dig dra-och-släpp-verktyg för att snabbt och enkelt bygga automatiserade processer, som är unika för din organisation, genom ett intuitivt grafiskt användargränssnitt. Typiska funktioner inom BPA-programvara inkluderar systemintegration, arbetsflöde, rapportautomatisering, aviseringar och varningar.

Följande steg hjälper dig att överväga affärskraven och de resurser som finns tillgängliga inom din organisation för att göra ditt BPA-implementeringsprojekt framgångsrikt. När du har definierat din projektöversikt kan du diskutera alternativen och nästa steg med din valda programvaruleverantör.

Definiera ditt projekt

Det första steget för att säkerställa att ditt projekt blir en framgång är att beskriva de viktigaste områdena i verksamheten som du vill effektivisera och förbättra produktiviteten. Varje steg måste stämma överens med din övergripande affärsstrategi, processer och företagets tillväxtplaner.

Att dokumentera de avdelningar och processer du vill effektivisera hjälper dig att snabbt få en överblick på hög nivå. Till exempel kan du vilja minska antalet dagar för förfallna fordringar eller stärka kassaflödet i din ekonomiavdelning. Eller minska orderhanteringstiderna i ditt lager.

Bygg ditt projektteam

När du har en uppfattning om de områden inom ditt företag som du vill automatisera och förbättra, behöver du etablera ett projektledningsteam som kommer att ta kontroll över projektet. Ditt projektteam kan inkludera en mängd olika bidragsgivare. Men som en allmän riktlinje bör du försöka bilda följande tre kärngrupper:

• Användare, såsom företagsledare, linjechefer och teammedlemmar
• BPA-projektledare ska kommunicera framsteg mellan användare och IT-specialister
• Interna IT-specialister (om tillgängliga)

Sammanställa ett affärsfall

När du har ditt projektledningsteam på plats är nästa steg att sammanställa en detaljerad beskrivning av affärsfallet och de nuvarande bearbetningsproblemen som du planerar att lösa. Detta steg syftar till att identifiera nyckelmetrik och mål som överensstämmer med din affärsstrategi, processer och tillväxtplaner. Det är viktigt att ditt BPA-projektledningsteam är involverat i denna process och att viktiga punkter dokumenteras under hela processen.

Denna process hjälper dig att prioritera mål och önskemål i en strukturerad ordning. Inom din affärsplan, inkludera aspekter som avdelning, process(er) och dess flaskhals(ar), tid som spenderas, fel och förlorad tid, kostnader och involverade system.

När ditt affärsfall har lyfts fram är nästa steg att ge en översikt på hög nivå av de affärsprocesser som ska automatiseras. Detta kommer att hjälpa IT-specialister att forma projektleveranserna och identifiera ytterligare processer som kan automatiseras. Sammanställ dessutom en lista över de affärssystem som är involverade i de processer du vill automatisera. Detta kommer att hjälpa dig att identifiera systemintegrationskrav, datakällor, potentiella objekt och slutpunkter.

Checklista för BPA-framgång

Det är inte alla aspekter av en avdelning eller specifika processer som behöver automatiseras. Men att skissera ditt automatiseringsprojekt och strategi kommer att hjälpa till att identifiera förbättringsområden för att eliminera stora mängder repetitiv datainmatning eller manuell bearbetning. Vanligtvis bör dessa projekt slutföras i följande tio steg:

1. BPA-projektets mål och syften
2. Bygg ett projektteam
3. Sammanställ ett affärsfall
4. Översikt på hög nivå av manuella processer som ska automatiseras
5. System- och applikationsanalys
6. Kartlägg processflöden och beskriv varje process
7. Identifiera var företags- och kunddata lagras
8. Identifiera datavolymer och genomströmning
9. Användarutbildning – identifiera nyckelanvändare av BPA-plattformen
10. Detaljera projektfaser och leveranser

Dina nästa steg

Vill du planera ditt BPA-projekt med hjälp av vårt team eller integrera tredjepartslösningar i SAP Business One? Kontakta SEIDORs team av experter på affärsprocessautomation idag för att se hur vi kan hjälpa dig att eliminera repetitiva eller tidskrävande uppgifter i hela din organisation. Kontakta oss nu eller ring oss på 01932 212 777.