Business One e a reconciliação em fechamentos de períodos

O SAP Business One oferece uma utilidade para o fechamento do exercício financeiro que nos permite saldar as contas tanto de balanço, como de perdas e ganhos a cada exercício.

Este processo, por um lado, calcula o resultado do exercício e zera as contas de perdas e ganhos para o próximo período. Por outro lado, fecha e abre cada conta de balanço com seu saldo de fim do exercício e abre o novo exercício fiscal pelo mesmo valor.

Mas este artigo não trata de como realizar esse processo e seus passos, mas de 'eliminar' certos incômodos ao ver os maiores das contas, consequência de realizar esse processo a cada ano.

Cada vez que tiramos um livro razão, vemos os movimentos de uma conta, interlocutor comercial ou até mesmo relatórios de dívidas, entre todas as partidas em aberto, veremos os lançamentos de cada ano correspondente ao fechamento e à abertura se estes não tiverem sido reconciliados.

Está claro que podemos ir conta a conta, por cada cliente e por cada fornecedor realizando esta conciliação para que não se mostrem, mas quando o volume é grande se torna uma tarefa árdua.

Para automatizar este processo de conciliação, propomos o uso dos assistentes de conciliação, tanto de contas de maior como de Interlocutores Comerciais.

Para que o uso desses assistentes seja eficiente e nos realize uma conciliação ótima sem reconciliar partidas que não deveria, propomos a realização dos seguintes passos:

O primeiro e essencial é ser previdentes do que posteriormente vamos realizar e sob quais circunstâncias. Para isso, estabeleceremos uma regra mnemônica e única que nos permita identificar o fechamento e a abertura de maneira conjunta.

No exemplo a seguir, propomos estabelecer a regra Fechamento + Ano + Abertura + Ano tanto para o lançamento de fechamento quanto para o de abertura.

Como resultado deste fechamento, obteremos este resultado:

Como veremos, na linha do lançamento, tanto de fechamento quanto de abertura, foi estabelecida na REF1 a regra mnemônica que anteriormente estabelecemos e que usaremos a seguir.

O próximo passo é reconciliar os Interlocutores comerciais (contas associadas) por um lado e por outro lado o restante das contas contábeis. Para isso, iremos aos assistentes de reconciliação interna e definiremos os seguintes parâmetros:

Exemplos para período anual natural do exercício 2018.

Data de contabilização: De 31/12/2018 a 01/01/2019

Regras de ajuste:

Regra 1: Data de contabilização – 1 dia de desvio.

Com isso conseguimos que apenas sejam reconciliados lançamentos com um dia de diferença. Entre o último dia do período e o primeiro do novo, sempre há um dia.

Regra 2: Código da conta associada.

Com isso conseguimos que não sejam conciliadas partidas de diferentes contas associadas de IC. Por exemplo, a de carteira.

Regra 3: Ref.1 (linha) - 6 últimos caracteres.

Nesta última regra aplicamos a regra mnemônica anterior e dizemos que reconcilie lançamentos onde coincidam os 6 últimos caracteres. Lembramos que no exemplo descrito estabelecemos o mesmo para ambos os lançamentos, C18A19.

Ambos assistentes podem ser encontrados em:

Interlocutores comerciais>Reconciliamentos Internos>Reconciliamentos.

Finanças>Reconciliamentos Internos>Reconciliamento

Em ambos os casos devemos selecionar a opção automática.

Esperamos que tenham aprendido muito com esta dica!