Como evitar rupturas de estoque com um ERP

Existem muitos riscos derivados de um mau controle de inventários, a ruptura de estoque é um deles. Nos parágrafos seguintes, damos as respostas a estas e outras questões.

O que é uma ruptura de estoque e por que ocorre?

Vamos começar analisando o que é exatamente uma ruptura de estoque. Utilizamos essa expressão quando uma empresa não é capaz de satisfazer as demandas de seus clientes para um ou vários produtos determinados. Em outras palavras, embora o consumidor deseje adquirir o produto, os estoques estão esgotados.

Trata-se de uma falha importante na cadeia de suprimentos, que afeta a rentabilidade do negócio e a imagem da marca. O mais notável das rupturas de estoque é que geralmente ocorrem devido a uma alta demanda de algum bem comercializado. Em consequência, e apesar de o consumidor estar decidido a comprar o produto, a empresa não consegue monetizar esse interesse porque não possui estoque.

E quais são as causas pelas quais ocorre uma ruptura de estoque? Quando um produto deixa de estar disponível, o habitual é que a responsabilidade seja da própria empresa e a gestão que aplica à sua cadeia de suprimentos. No entanto, às vezes o estoque também se esgota por fatores externos que não são controláveis. Em qualquer caso, aqui deixamos alguns motivos frequentes:

• Pedidos não efetuados a tempo. Quando a cadeia de suprimentos é controlada de maneira rudimentar ou até mesmo manual, os pedidos aos fornecedores são afetados. Se não forem feitos a tempo, corre-se o risco de ter que interromper a produção parcial ou totalmente. A ruptura de estoque, por essa razão, é responsabilidade da empresa.
• Flutuações da demanda. Os consumidores mudam de opinião rapidamente e o mercado é muito volátil. É possível que uma empresa que trabalha com base em uma demanda estável de um produto se veja sobrecarregada quando o pico de pedidos dispara. Evidentemente, esta é uma causa externa, que a companhia não pode controlar. Mas, como veremos mais adiante, há ferramentas para prever essas mudanças.
• Inventário de suprimentos impreciso. Os dados imprecisos do inventário podem chegar a interromper a produção completamente. Por quê? Ter uma previsão pouco confiável de um suprimento provoca que os pedidos não sejam feitos a tempo e que componentes fundamentais do produto não estejam disponíveis. Esta é uma causa que tem a ver diretamente com a gestão que a empresa faz de sua cadeia de suprimentos.
• Atrasos no envio de matérias-primas. A recepção das mercadorias às vezes é demorada. Embora seja um problema difícil de evitar, seus efeitos são mitigados se houver estoque de segurança.

As rupturas de estoque não são algo novo. Mas, há alguma maneira de enfrentá-las ou evitá-las?

Previsão de demanda, a chave para evitar rupturas de estoque

A previsão de demanda é uma técnica que permite às empresas saber antecipadamente se precisarão reduzir ou aumentar a produção. Isso é alcançado graças aos dados históricos e outras informações críticas da companhia.

Essas tarefas são possíveis de realizar com um ERP. Nesse caso, o aplicativo de gestão abrange muitas outras áreas do negócio, além de gerar relatórios sobre a demanda futura. Dispor dessa previsão evita as rupturas de estoque, mas também leva a tomar melhores decisões sobre compras e otimização de inventário.

Outros conceitos relacionados com as rupturas de estoque

Além da previsão de demanda, há outros conceitos relacionados com a ruptura de estoque que você deve conhecer. Aqui estão os mais básicos:

• Estoque máximo. É uma expressão que se emprega para se referir ao limite de quantidade que será produzido. A disponibilidade de um produto nunca estará acima desse máximo. É bom lembrar que superar o estoque máximo se traduz em gastos desnecessários relacionados ao armazenamento.
• Estoque mínimo. É o contrário do estoque máximo. O estoque mínimo é a quantidade de produto que deve haver sempre no armazém. O número é o ideal para que a empresa atenda com sucesso os pedidos dos clientes. A linha de produção deve funcionar de tal maneira que sempre se cumpra o mínimo de disponibilidade do produto.
• Estoque de segurança. Conceito interessante para evitar rupturas de estoque. Refere-se a uma quantidade extra de produto que haverá no armazém para enfrentar imprevistos ou um aumento repentino da demanda.
• Ponto de reabastecimento. Define o momento em que se deve abastecer novamente o armazém com estoques.

Evitar rupturas de estoque é possível definindo corretamente essas variáveis. Sem dúvida, é uma tarefa complicada que se simplifica graças a soluções digitais com os ERP.

SAP Business One e SEIDOR, evitando rupturas de estoque com um ERP

Um ERP é um sistema de gestão de processos integral que unifica todas as tarefas de uma empresa em um só lugar. Além disso, proporciona informações úteis que melhoram a tomada de decisões e, como dissemos no início deste artigo, permite planejar os estoques de forma simples e evitar rupturas de estoque.

Com SAP Business One você obtém controle absoluto da produção no seu negócio. Graças à implementação de análises baseadas em Big Data, você dispõe de uma previsão de demanda confiável para determinar qual deve ser o estoque mínimo e máximo. Você até poderá gerenciar os pedidos realizados aos fornecedores!

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