O que é um ERP? Sistema de planejamento de recursos empresariais

O que é e para que serve um ERP?

O ERP (Enterprise Resource Planning) é um software de planejamento de recursos empresariais. As funcionalidades são várias, dependendo de cada modalidade e da empresa que vai utilizá-lo. É possível realizar gestão de inventários, de documentação, contabilidade, de fornecedores, de vendas, de horários e de rastreabilidade de mercadorias, conforme o caso e a companhia. Trata-se do ápice da digitalização no âmbito empresarial.

Por que implantar software ERP na sua empresa é necessário para ter sucesso

Implantar software ERP em qualquer empresa, grande ou PME, é necessário para ter sucesso por uma questão de custo de oportunidade; não fazê-lo significa partir em desvantagem. Em uma economia tão competitiva, convém reduzir custos e esta ferramenta contribui para isso. Além disso, consultar o estado real do armazém ou inventário é fundamental para evitar rupturas de estoque.

Por que mudar de ERP

Existem vários ERP com diferentes funcionalidades e uma empresa pode mudar por diferentes motivos. Em primeiro lugar, para incorporar novas funções como a gestão e atendimento aos clientes (CRM) porque o software ficou obsoleto. Outra razão relevante é que você não tenha um serviço técnico de qualidade. Finalmente, você pode mudar de dispositivo por razões de segurança.

Quais são as características de um ERP?

As principais características de um ERP são cinco. A primeira delas é a automação na captura de dados. O segundo elemento distintivo é sua estrutura modular, que permite ativar ou desativar funções. A terceira característica é a capacidade de configuração. O quarto elemento é a interação entre módulos e o quinto é a centralização de dados.

O uso de um sistema para a gestão de armazéns nas diferentes indústrias

A utilização de um sistema para a gestão de armazéns é um lugar comum nas indústrias que precisam contar com produtos em estoque. Isso acontece em setores tão diversos como o varejo, moda e acessórios, alimentação, bebidas e farmacêuticas. Esse tipo de ações são realizadas pelas ferramentas de software especializado como os ERP (Enterprise Resource Planning).

Os inconvenientes que uma PME encontra sem ter um ERP

Os inconvenientes de uma PME sem ERP são de três tipos. Em primeiro lugar, de organização, porque a dispersão da informação influencia negativamente o funcionamento da empresa. O segundo inconveniente de peso é que você perderá mais tempo para realizar as mesmas funções. Em terceiro lugar, você não terá informações à mão para planejar e ser eficiente em suas ações.

Organização

A dispersão de dados é um problema que obriga você a duplicar esforços ou empregar mais trabalho para conseguir o mesmo resultado. Hoje é difícil que uma empresa industrial não trabalhe com um ERP porque tende ao caos. Você não pode se dar ao luxo de dar cinquenta voltas para encontrar algo porque isso gerará disfunções na sua empresa, especialmente se você tiver vários departamentos.

Perda de tempo

Não dispor de um ERP faz você perder tempo porque terá que fazer mais movimentos para obter os dados necessários. Isso implica, a longo prazo, uma falta de eficiência profissional que o torna menos competitivo. O tempo é ouro e você não pode se dar ao luxo de perdê-lo por demorar mais para encontrar algo.

Falta de informação

Na era do Big Data, contar com um ERP se torna imprescindível para dispor dos dados em tempo real e tomar decisões racionais. Se você não tiver essa ferramenta, estará um passo atrás dos seus concorrentes porque não aproveitará o potencial dos dados. E isso acontece além do fato de que a informação que você tem seja correta; se for escassa, você terá problemas.

Problemas que sua empresa pode melhorar com um ERP

As empresas que utilizam um ERP podem melhorar vários problemas de raiz. Você terá mais facilidade para controlar seu estoque e assim reduzir as perdas ou ineficiências. Por outro lado, você poderá fazer um acompanhamento de suas vendas e compras, bem como dos funcionários, clientes e fornecedores. Além disso, você terá toda a informação centralizada em um único sistema.

Benefícios que uma solução de gestão empresarial traz para a empresa

As vantagens de implementar uma solução de gestão empresarial na sua empresa são várias, embora as mais importantes sejam a economia de tempo e recursos por centralizar as informações em um único sistema. Em qualquer caso, podem ser indicados os seguintes aspectos definidores que fazem a diferença:

Fornece uma visão geral da gestão de vendas

O uso dos sistemas de gestão empresarial permite não só controlar as vendas, mas também fazer estatísticas gerais para a gestão de vendas. Portanto, será mais fácil saber quanto você vende em um determinado período e quais clientes geram mais valor para o seu negócio, quantificando isso em termos absolutos e relativos. Além disso, você poderá fazer comparações com outros anos.

Ajude a planejar um inventário de forma simples

Os sistemas de gestão empresarial facilitam o controle de todos os inputs e outputs da companhia. Isso significa, por exemplo, conhecer o fluxo de mercadorias ou realizar rapidamente um inventário. No final, isso servirá para planejar um inventário de forma simples a várias semanas ou meses de antecedência. Antecipar-se permitirá economizar custos e otimizar seus investimentos.

Economia de tempo

A centralização da informação representa uma economia de tempo. Como não é necessário procurar em vários lugares, você terá os dados em tempo real. Isso significa, no final, que seus funcionários terão mais tempo para realizar outras ações. E esta é uma forma muito importante de gerar valor, ser mais eficiente com os recursos humanos, especialmente em uma PME.

Ahorro económico

A economia a longo prazo é outro dos motivos para implantar um ERP. Este efeito atinge todas as vertentes da empresa, desde as compras até as vendas, a gestão de pessoal ou a documentação. Não é à toa que a informação fornecida por esta ferramenta permite ser mais eficiente. Este é o motivo principal que contribuiu para a generalização dessas soluções.

Motivos para organizar uma empresa com um ERP

As razões para organizar uma empresa com um ERP são de três tipos. A primeira delas, melhorar a comunicação entre as diferentes áreas da empresa. O segundo motivo é reduzir o fator de erro humano associado à falta de controle de mercadorias. Finalmente, é importante indicar a capacidade de realizar um planejamento empresarial melhor e mais racional.

A importância de um ERP em uma indústria de distribuição

O uso de um ERP em uma indústria de distribuição é importante por três motivos. Em primeiro lugar, porque você pode gerenciar diretamente o fluxo de mercadorias, o que é a base deste negócio. O segundo motivo é que você realizará a gestão da documentação diretamente. Finalmente, esta ferramenta serve para realizar um controle financeiro das companhias.

Software ERP com CRM para gestão de clientes

O software ERP com CRM para gestão de clientes é uma ferramenta que permite gerenciar todas as suas interações com os clientes. Existem alguns ERPs que não possuem CRM, mas o recomendável é que você o incorpore. Em consequência, você poderá saber no momento quais foram suas últimas compras, preços ou os dados de contato. Este módulo é fundamental para as PMEs.

Como gerenciar um ERP para empresas de distribuição: com quais companhias trabalhamos

O software ERP pode ser para empresas de distribuição, produção, moda e acessórios, varejo, alimentação e bebidas e serviços. Em cada caso, há uma solução específica porque as problemáticas também o são e nem sempre você precisará dos mesmos módulos. Por exemplo, em uma indústria de produção o armazém é central, enquanto que não é em outros setores.

As funcionalidades do SAP Business One

Os ERP têm funcionalidades diversas que dependerão dos módulos que se queiram ativar. Seja como for, o software contempla a possibilidade de realizar ações de Contabilidade e Finanças, Inventários e Distribuição, Manutenção (preventiva e corretiva), Relatórios e Administração, Vendas e Clientes e, finalmente, Compras e Operações. Esses módulos podem funcionar integrados ou separadamente.

ERPs gratuitos vs. ERPs pagos

Embora existam ferramentas gratuitas e pagas, há diferenças significativas entre ambas. As aplicações gratuitas geralmente têm menos funcionalidades e menos módulos ativados. Um ERP pago que trabalha com software SAP proporciona uma maior versatilidade porque está adaptado a todo tipo de empresas. Se puder, utilize um software pago específico.

Planejamento da produção: A importância de um ERP

A incorporação dos ERPs é fundamental se você deseja planejar com critério sua produção e funcionamento cotidianos. Em primeiro lugar, porque saberá o que tem em cada momento e os insumos que necessita em sua empresa. O segundo motivo é que poderá fazer comparações com anos anteriores, baseando-se nos fluxos e na faturação, sendo mais eficaz.

O que é gestão de vendas e por que é importante

A resposta para o que é a gestão de vendas é que engloba todas as ações administrativas, organizativas, de implementação e comunicação relacionadas com o processo de venda. Este ponto é fundamental porque, sem uma boa gestão de vendas, as possibilidades de ter sucesso empresarial se reduzem exponencialmente. O software corporativo facilita uma boa gestão.

Etapas da implementação ERP

A implementação bem-sucedida desses dispositivos requer cinco fases inevitáveis. Em primeiro lugar, um planejamento sobre o que você precisa e o produto que lhe interessa. A segunda fase é a migração do sistema da plataforma anterior para a nova. Posteriormente, é necessário treinar o pessoal. Em quarto lugar, é preciso colocar o software em funcionamento e, finalmente, deve-se realizar um acompanhamento do seu funcionamento.

Tipologias de módulos ERP e características

Os módulos ERP estão adaptados para as necessidades de cada empresa de forma independente. As tipologias de módulos ERP são quatro: setor logístico (para as entradas e saídas de mercadorias e inventários), finanças (para a contabilidade e controle de fluxos), gestão de recursos humanos (pessoal e cálculo de folhas de pagamento) e funções multiaplicações (projetos).

Como funciona um ERP na indústria alimentícia, varejo, moda e serviços?

O funcionamento dos ERP em cada indústria tem sua própria idiossincrasia e funcionalidade, embora sempre necessite de uma instalação prática e de formação para os funcionários. Por isso, sistemas como SAP oferecem soluções específicas para cada setor de atividade profissional. Estes são os principais produtos específicos que você pode encontrar no mercado:

Indústria alimentícia

A solução SAP Business One Alimentação é concebida para qualquer empresa industrial do setor de alimentação. É possível controlar os armazéns, o funcionamento da fábrica, os custos de produção, clientes, vendas e outros processos. Em resumo, você terá um software para melhorar seus índices de desempenho. Também é especializado em outras áreas relacionadas, o que o torna um ERP ideal para empresas de catering ou o setor horeca.

Varejo

As empresas de varejo contam com a solução SAP Business One Retail. A ferramenta proporciona uma solução integral para a distribuição de varejo. Algumas das funções que realiza são a gestão de estoque, a contabilidade, a etiquetagem dos produtos e a gestão comercial global. Não é à toa que, na venda direta, o estoque tem uma importância decisiva para suas margens.

Moda e acessórios

A solução SAP Business One Moda é específica para o setor de moda e acessórios, e permite realizar uma gestão vertical por produtos, tamanhos e cores. Você pode importar informações do Excel ou processá-las automaticamente, assim como imprimir documentos. Isso facilita a adaptação às diferentes mudanças nos padrões de demanda do mercado.

Quando é o melhor momento para comprar um ERP em uma empresa?

A incorporação de uma ferramenta de automação é sempre aconselhável para sua PME, mas o melhor momento para comprar um ERP pode ocorrer por duas razões. A primeira, se você experimentar um crescimento significativo de vendas ou volume. O segundo motivo importante é se você quiser realizar uma reestruturação ou reorganização dos seus departamentos.

Qual é o preço de incorporar um ERP para uma PME?

O preço de um ERP para uma PME é variável, dependendo do fornecedor. Por isso, você deve escolher o fornecedor mais adequado. Um valor indicativo é de 15.000 euros, como base, para uma PME. Dependendo da complexidade da empresa, o preço pode aumentar porque mais módulos são integrados. Existem soluções parciais para microempresas que são gratuitas, mas tornam-se pouco funcionais a partir de um certo volume.

Incorporar um software de planejamento de recursos empresariais é fundamental para qualquer empresa. Na SEIDOR Business One você encontrará várias opções de software SAP para produção, distribuição e gestão de serviços, assim como ferramentas adaptadas a empresas de setores diversos como o setor agrícola.