Como gerenciar uma empresa de distribuição com um software ERP?

O uso de um ERP para empresas de distribuição, como gerenciá-lo

A primeira coisa que você deve ter em mente é que os ERP para distribuição permitem realizar um controle integral dos diferentes departamentos. E, o que é mais importante, você não precisará repetir operações porque estas ficarão registradas em todos os módulos que você contratou.

É certo que a distribuição pode ter diferentes casuísticas. Não é a mesma coisa, por exemplo, as necessidades da distribuição de alimentos podem variar em relação às do varejo, pois neste último caso são direcionadas ao cliente final.

Um ERP para empresas de distribuição deve poder ser utilizado por todos os agentes da empresa. Nesse sentido, a ferramenta deve ser intuitiva para que possa ser utilizada igualmente por um operador e um gestor. Hoje, o fato é que existem sistemas de acesso por senha que melhoram a segurança.

Seja como for, a gestão de uma empresa que possui um ERP específico para a distribuição deve levar em conta os seguintes aspectos. Tome nota:

1. Controlar os estoques

O controle dos estoques é um dos aspectos centrais em uma empresa de distribuição. Não em vão, estamos falando de sua principal atividade.

O ERP permite conhecer o estado do armazém, mas também as entradas e saídas de mercadorias. O que se busca, em qualquer caso, é conseguir monitorar os processos e evitar falhas na cadeia de distribuição. Uma das vantagens dos atuais ERP de distribuição é que podem ser utilizados em qualquer dispositivo.

Por exemplo, a rastreabilidade se torna um processo crítico. Um estoque tem uma entrada, uma permanência no armazém e uma saída. O controle de todo o ciclo permite saber onde estão os possíveis problemas.

O uso desse tipo de ferramenta em relação aos estoques facilitará o trabalho. Por esse motivo, é conveniente tê-las à mão.

2. Gestão das finanças

Os fluxos financeiros são uma questão chave em toda empresa e as ferramentas automatizadas permitem conhecer qual é a situação exata.

Por exemplo, graças a um ERP integrado com suas contas bancárias você saberá o estado destas. No setor de distribuição, que opera com margens reduzidas, este elemento é central. Felizmente, com uma ferramenta especializada será mais fácil realizar um acompanhamento.

Por outro lado, este departamento também controla o estado dos pagamentos e suas datas, assim como os recebimentos. Isto é indubitavelmente importante se o que você quer é fazer um controle dos seus fluxos de caixa. No final, trata-se de evitar tensões de tesouraria por não receber quando corresponde.

A contabilidade da empresa é igualmente importante, já por questões legais. Os atuais módulos de gestão financeira permitem realizar lançamentos em tempo real ajustados à normativa do Plano Geral de Contabilidade. Portanto, quando quiser realizar um balanço ou uma demonstração de resultados, será mais fácil.

3. Gestão de despesas e fornecedores

A gestão de despesas e fornecedores é uma das questões-chave de todas as empresas e na distribuição não é uma exceção. Os módulos de um ERP estão adaptados às compras, mas também à gestão dos Recursos Humanos.

A ideia é que você possa conhecer qual é a situação de cada momento, conhecendo as compras anteriores de fornecedores e seu volume. Algo similar acontece também quando se trabalha com a equipe. É evidente, portanto, que dispor dessa informação é imprescindível em toda negociação.

A gestão de despesas e fornecedores é fácil de controlar com um ERP e será notada na sua empresa.

4. Gestão de clientes

A gestão de clientes na distribuição é uma das partes mais complexas, especialmente em subsectores como a mensageria.

Um CRM conta com várias ferramentas para que a gestão seja mais eficaz. Por um lado, a base de dados dos clientes com o seu correspondente histórico. Em segundo lugar, o ticket médio e suas preferências para melhorar as campanhas de marketing. Além disso, você pode saber qual é o estado dos contratos. Por outro lado, você saberá se está sendo realizado um acompanhamento correto do serviço de atendimento ao cliente. Finalmente, o estado dos seus pagamentos.

Esta informação é decisiva em todos os sentidos, mas principalmente para o departamento comercial ou de vendas. Uma boa gestão dos seus clientes agrega valor.

5. Realizar relatórios periodicamente

Os relatórios são importantes por duas razões. Em primeiro lugar, para saber qual é o estado real da sua empresa em um determinado momento. Por outro lado, porque essa informação permite realizar um planejamento prévio.

Em tempos de Big Data, há um maior uso de dados e, neste caso, para uma boa gestão empresarial é necessário saber discriminar. É por isso que saber gerar relatórios de qualidade é determinante.

Qual é a opção de software mais recomendável para uma PME de distribuição?

As PMEs de distribuição podem optar por uma solução que está se expandindo, o ERP por módulos. Isso permite que você escolha e ative as áreas que precisa em cada momento.

Qual é a vantagem? Que se você contratou um módulo e mais tarde quiser incorporar outro, a informação será integrada. E, consequentemente, você economizará tempo e dinheiro na sua empresa. Aqueles profissionais que têm um conhecimento médio de informática não terão problema em utilizar o ERP se contarem com um assessoramento especializado.

No entanto, é imprescindível contar com uma empresa experiente que se encarregue da implementação. As empresas especializadas podem estudar o caso da sua PME e propor a solução adequada. Isso, junto com o suporte que fornecerão, facilitará a transição.

Conclusão

O uso de um ERP para empresas de distribuição deve considerar algumas diretrizes de critério. E, claro, você deve contar com um fornecedor que lhe forneça soluções de confiança. SEIDOR Business One facilita módulos ERP adaptados às necessidades da sua empresa de distribuição.