Como a lei antifraude afeta o software ERP da sua empresa

A Lei Antifraude: o que é e como te afeta

O texto da Lei Antifraude 11/2021 introduz novidades e tem, como principal objetivo, impedir a fraude fiscal. Nesse sentido, incluem-se obrigações para particulares e empresas, assim como penalizações. Há, portanto, uma afetação da Lei Antifraude ao software ERP.

Esta legislação é a transposição de uma diretiva europeia (2016/1164) que unifica as medidas de combate à fraude. Nesse sentido, busca-se evitar que as novas tecnologias se tornem uma porta para falsificar a contabilidade das empresas. Portanto, é muito importante que você possa saber se o seu ERP é compatível com as novas exigências. Não por acaso, as sanções por descumprimento da legislação chegam a 50.000 euros em casos extremos.

Em consequência, se você tem uma empresa e trabalha com um ERP, esta lei irá afetá-lo. E nem é preciso dizer que, no caso das PMEs, isso envolve maior complexidade. No entanto, ainda está pendente um desenvolvimento regulamentar. Aqui detalhamos de que maneira a Lei Antifraude afeta o software ERP.

Como a Lei Antifraude afeta o software ERP da sua empresa

O software ERP tem que cumprir uma série de condições para que não seja afetado negativamente pela lei. No entanto, é importante destacar que a plena obrigatoriedade será implementada a partir de 1º de janeiro de 2024. De qualquer forma, hoje já é conveniente seguir essas normas. As mais importantes são as seguintes:

Sistema verificado e que não possa ser manipulado

A primeira condição que o seu software ERP deve cumprir é que ele esteja certificado e que não possa ser manipulado. É importante considerar que um dos objetivos da luta contra a fraude se concentra em programas que podem ocultar ou modificar lançamentos contábeis ou faturas com a finalidade de fraudar.

Esta condição básica só é alcançada se houver protocolos definidos no software. Vale ressaltar que, antigamente, os programas de contabilidade ou faturamento não contavam com a verificação. No entanto, hoje é possível enviar informações tributárias e pagar impostos através do SII (Suministro Inmediato de Información). Caso essa diretriz seja seguida, não deve haver problema.

Em consequência, e como elemento geral, será conveniente assegurar-se de que seu ERP cumpre com esta condição. Se houver alguma brecha de segurança que permita manipulação, você estará exposto a sanções.

Acessibilidade controlada

A acessibilidade é outra das condições básicas. E isso faz sentido se lembrarmos que a Agência Tributária precisa fazer verificações. Não se trata de que qualquer pessoa possa acessar essa informação de qualquer forma, mas sim de que seja suficientemente transparente para comparação.

Um exemplo seria o seguinte: um funcionário pode acessar o ERP após inserir a senha. Aqui teríamos uma acessibilidade controlada, mas isso não significaria opacidade na informação. Não em vão, caso houvesse uma solicitação da Administração, o software funcionaria da mesma forma e seria possível acessar os dados.
Isso é extremamente importante porque, se o critério de acessibilidade for cumprido, será possível obter as certificações. Portanto, não deve ser negligenciado.

Garantia de sobrevivência dos registros

A sobrevivência dos registros de operações é outra das condições exigidas por esta nova legislação. Isso faz sentido, se lembrarmos que a documentação de faturas deve ser guardada por um período de 5 a 10 anos, dependendo do caso. Portanto, é necessário garantir que esses registros sejam preservados.

Este conceito está relacionado com as ideias de integridade e inalterabilidade. Por um lado, porque, para dispor da informação completa, é necessário que a informação de balanços e faturamento esteja íntegra. A segunda ideia, relacionada com outras, é que esta informação deve ser mantida tal como foi registrada no momento.

A outra face da moeda, embora relacionada, é o cumprimento da Lei de Proteção de Dados. Da mesma forma que é necessário manter a documentação por alguns anos, quando esse tempo passar, é necessário eliminá-la.

Controlar a rastreabilidade do software

A rastreabilidade do software é outra das condições do ERP com a nova normativa. Não se trata apenas de ter uma boa segurança, mas também de poder controlar todos os movimentos. E não apenas o que se refere à faturação, de modo que é um tema inegociável.

A ideia de rastreabilidade vai muito além da luta contra a fraude. Também se trata de poder verificar onde estão as falhas de segurança para tomar decisões, se necessário. Consequentemente, este é um ponto fundamental.

Certificação

Uma das condições para utilizar um ERP é que este esteja certificado pela Administração, especificamente para trabalhar com a Agência Tributária. A vantagem que a SAP oferece é ser um fornecedor de software comprovado que oferece essa certificação.

Consequentemente, SAP Business One é um produto que cumpre com a nova regulamentação. Isso, evidentemente, proporciona tranquilidade e segurança. Além disso, a certificação também garante suporte por parte do fornecedor em caso de incidente.

Legibilidade única

A legibilidade única é imprescindível para a nova legislação. Não em vão, e isso já consta nos Planos Gerais de Contabilidade, esta deve representar corretamente o estado patrimonial da empresa. Portanto, qualquer ERP terá que estar adaptado a esta circunstância.

É preciso pensar que a legibilidade tem que estar padronizada. Por quê? Porque, dessa forma, a Administração Pública poderá fazer suas verificações quando assim o exigir.

Conclusão

A afetação da Lei Antifraude ao software ERP é múltipla. E isso te obrigará a escolher uma solução que cumpra com a normativa. Na SEIDOR One oferecemos o SAP Business One, um ERP de última geração com diferentes módulos configuráveis e atualizados. Entre em contato para contratá-lo!