Guia para escolher o melhor software para sua empresa

1. Constatar necessidades ou aspectos a melhorar

A primeira coisa a se perguntar é o que nos falta para realizar um bom diagnóstico. Os ERP ou os CRM podem cobrir necessidades, mas é preciso saber qual é o problema. E isso pode acontecer tendo ou não um software.

Por exemplo, um CRM pode ter um módulo de gestão com clientes ativado, mas talvez precise de outro módulo para a fábrica e integrar ambos. Consequentemente, o primeiro passo a ser dado é verificar o que está faltando.

É possível, também, que você tenha um CRM, mas que falte capacidade de integração com outras ferramentas. É, então, quando você pode considerar se precisa de uma alternativa.

Outro aspecto que você deve ter sempre em mente são as características da sua empresa. Não é a mesma coisa trabalhar na agricultura do que nos serviços. Além disso, também não é a mesma coisa dependendo das dimensões da empresa e se se trabalha fundamentalmente na nuvem ou não.

Finalmente, há outros aspectos relacionados com as melhorias, como a velocidade, a interconexão ou a implementação.

2. Estabelecer objetivos corporativos

Uma vez que você indicou uma necessidade, será sua vez de definir alguns objetivos. Afinal, esta é a forma de dispor de um elemento mensurável que lhe permita saber até onde você quer chegar.

Por exemplo, você pode definir um aumento das vendas ou da produtividade. Outro critério que pode ser válido é uma redução das devoluções se você se dedica ao transporte. E, claro, nunca é demais considerar a possibilidade de redução de custos. Em resumo, dependendo do setor ao qual você se dedica, poderá valorizar uma questão ou outra.

O que é conveniente é que, além de definir alguns objetivos, você o faça com base em um calendário. Um ou dois exercícios, no mínimo, deveriam servir como base. E esta deve ser a parte que lhe permita realizar um cálculo do retorno em relação ao seu investimento.

Esta é a parte que lhe permitirá iniciar a busca pelo software ajustado às suas necessidades.

3. Avaliar as diferentes opções segundo critérios objetivos

A escolha das diferentes opções, uma vez claro o que você precisa e aonde quer chegar, deve levar em conta vários fatores. Estes são os mais importantes para tomar sua decisão:

Módulos

A quantidade de módulos e sua integração é algo a ser considerado. Em primeiro lugar, se por exemplo você já está utilizando um ERP e quer introduzir novos módulos. Por outro lado, porque permitirá discriminar quais são aqueles que realmente precisa para ajustar seu investimento ao que necessita.

Os ERP SAP Business One oferecem várias soluções de módulos ativáveis separadamente. Isso permite que você ative uma parte e, se precisar de mais no futuro, possa ativar mais sem paralisar sua atividade nem realizar grandes mudanças.

Benefícios

As funcionalidades do software são outro elemento determinante. Por exemplo, a diferenciação OnDemand e OnPremise é importante, porque há empresas que querem se concentrar na nuvem enquanto outras desejam fazê-lo em um ambiente físico. Além disso, a velocidade ou a memória do software são outra questão de grande importância.

As prestações têm que estar relacionadas com o seu setor de atividade. Não é o mesmo, por exemplo, trabalhar no varejo, para o qual você tem soluções como SAP Business One Retail, que trabalhar em serviços, para o qual existe SAP Business One para serviços.

Custo

O custo do software é outro dos elementos para tomar uma decisão e está relacionado com as funcionalidades e com as dimensões de uma PME. É verdade que existem módulos gratuitos, mas são muito básicos. Se você quiser profissionalizar sua operação e tiver mais de uma equipe, terá que optar por um plano pago.

Por outro lado, o custo deve ser analisado, não apenas em termos de totalidade; o mais barato nem sempre é o melhor. Finalmente, você deve verificar se vai pagar de uma vez, em parcelas ou se vai alugar.

Suporte técnico

A capacidade de suporte técnico é outro dos motivos pelos quais optar por uma ou outra empresa. Em geral, o melhor é optar por uma companhia com trajetória no setor. Um caso paradigmático é o da SEIDOR Business One.

A primeira razão é simples, tem uma credibilidade no mercado que te gerará tranquilidade. E o segundo motivo é que você terá uma garantia por contrato em caso de problemas. Quando se trata de uma implementação integral, isso é muito importante.

A ideia é que, se você tiver um problema, conte com um suporte para realizar os reparos. Também deve considerar como valor a possibilidade de que a empresa ofereça atualizações gratuitas.

Facilidade de implementação

A facilidade de implementação é outro dos elementos a ter em conta e isso dependerá, também, da sua equipe. Você precisa ter bem claro se seus funcionários têm a formação necessária para implementar rapidamente o software.

Como princípio geral, quanto mais fácil for a implementação, melhor. No entanto, pense que em algumas ocasiões isso não será possível e pode ser bom contar com um apoio externo da empresa.

A complexidade das funções não precisa representar grandes dificuldades para a implementação. Portanto, realizar esse balanço é importante.

Conectividade a dispositivos

A realidade das empresas de hoje é descentralizada, e muito mais com a pandemia do Covid-19. Embora haja um sistema central, o normal é que se funcione com vários dispositivos.

É importante que você possa avaliar, em primeiro lugar, a possibilidade da conectividade múltipla. Não deve haver problema se você utilizar computadores de mesa, tablets ou telefones móveis.

Por outro lado, a possibilidade de enviar ordens ou realizar monitoramento por controle remoto também é relevante.

Escolher o melhor software para sua empresa implica planejar bem e, posteriormente, tomar uma decisão racional. Na SEIDOR, facilitamos sua tarefa porque oferecemos várias soluções para diversos setores