Software de compras para PMEs: Como otimizar a gestão de compras?

O que é um software de compras?

Um software de compras é um ERP que se encarrega de controlar os gastos e que integra todos os detalhes dos processos de compra em uma única aplicação para uma gestão mais fácil, direta e intuitiva. Dessa forma, trata-se de uma ferramenta que pode ajudar a gerenciar de forma eficiente o gasto que existe por departamentos, por projetos ou até mesmo por pessoas dentro de uma equipe.

Além disso, é uma ferramenta que nos permite administrar de forma centralizada todas as operações que têm a ver com a compra e a provisão de tudo o que é necessário para desempenhar nossa tarefa. Isso vai desde o momento do contato com os fornecedores até o momento da venda e do recebimento.

Como se pode otimizar a gestão de compras?

Uma vez que definimos o que é um ERP de compras, passaremos a falar sobre quais são os passos que podem ser realizados para otimizar a gestão de compras.

1.- Diferenciar entre relações com os fornecedores e sua gestão

Uma das vantagens que um software de compras para PMEs oferece é que nos permite, de uma forma muito clara, poder gerir por um lado a relação com nossos fornecedores e, por outro, seu desempenho. Para melhorar seu desempenho, devemos precisamente obter um fluxo de informação contínuo e construtivo para/com nossos próprios fornecedores. Dessa maneira, poderemos melhorar sua gestão e obter uma visão mais ampla de todo o conjunto.

2.- Melhorar o abastecimento estratégico através de um software de compras para PMEs

Um segundo ponto em que podemos incidir é precisamente o processo de abastecimento estratégico. Este consiste em todos os processos que têm a ver com as inovações para melhorar o desempenho do fluxo de aprovisionamento.

Deve-se ter como prioridade sempre que esses processos possam ser acessíveis de forma telemática. Ao mesmo tempo, devem ser implementados programas de formação para a equipe que incluam boas práticas e recursos à disposição dos trabalhadores.

3.- Dando valor às tarefas de compra

Outro dos aspectos básicos que podem ser alcançados com um software de compras para PMEs é o de dar-lhes o valor que merecem. Dessa forma, podemos entender seu valor para o futuro e, ao mesmo tempo, fazer com que o fruto de nossa análise e atenção sobre eles seja transmitido a outros grupos de trabalho. Em suma, trata-se de ter as compras como uma prioridade a mais do negócio para tentar otimizá-las ao máximo.

4.- Software de compras para PMEs: valorize a importância da tecnologia

Outro dos aspectos básicos ao compreender a importância de um software de compras para PMEs consiste em levar em conta o papel da tecnologia em si. Não se trata apenas de implementar um software de compras para uma PME. Além disso, trata-se de mudar nosso enfoque em relação à tecnologia para incorporá-la à nossa empresa.

Em suma, podemos dizer que o enfoque sobre a otimização do processo de vendas deve partir de uma mudança de mentalidade empresarial. Esta deve, por sua vez, incluir tudo o necessário para podermos nos beneficiar da inovação constante.

5.- Manter-se informado

Este é outro dos aspectos-chave da gestão de compras em que pode te ajudar um software de compras para PMEs. Trata-se de estar a par dos movimentos do mercado: um processo que inclui, por exemplo, os gostos e comportamentos dos consumidores, os estudos de mercado ou, em geral, as impressões que podemos recolher dos nossos clientes.

Não devemos tomar decisões subjetivas, mas sim sempre nos basear no ponto de vista dos clientes e mais concretamente em suas preferências e nas tendências gerais. Para isso, também devemos realizar um processo de cruzamento de dados, comparação e decisão sobre os mesmos após sua análise.

6.- Escolher corretamente os fornecedores

No processo de gestão de compras é importante escolher de forma acertada nossos fornecedores. Esta escolha deve estar de acordo com os próprios objetivos que temos em nossa empresa. Em algumas ocasiões, e sobretudo para poder cumprir com os pontos anteriores que mencionamos, é possível que seja necessário mudar de fornecedores e escolher um que se encaixe melhor com nossa visão de negócio.

Este é um processo que afetou especialmente diversas empresas como consequência de seus processos de digitalização: tiveram que mudar de fornecedores para poder ajustá-los aos seus próprios processos para se introduzirem no século XXI de mãos dadas com a tecnologia.

7.- Implementar um abastecimento inteligente

Outro dos pontos essenciais na hora de gerir compras consiste em fazer com que um negócio tenha um fluxo de estoque o mais efetivo possível. Isso passa por realizar uma visão estratégica do abastecimento. Dessa maneira, um negócio deve funcionar conforme os objetivos estratégicos que tem, assim como de acordo com seus objetivos em relação ao atendimento ao cliente.

Nesse sentido, devemos analisar e reduzir o máximo possível os prazos, distância e, em geral, recursos disponíveis para o abastecimento do nosso negócio. Agora bem: devemos buscar um equilíbrio em que os investimentos estejam de acordo com o que necessitamos. Estrategicamente, o sobreinvestimento também não é um bom caminho na hora de gerir um negócio.

Esperamos que esses conselhos para melhorar a gestão das compras sejam de ajuda. Lembre-se que todos eles fazem parte do tão necessário processo de digitalização ao qual as empresas devem se submeter. Por isso, te encorajamos a conhecer de primeira mão todos os processos que tenham a ver com a tecnologia do seu setor em geral e do seu negócio em particular sempre de mãos dadas com profissionais como SEIDOR.