Integre o Microsoft Teams com o Microsoft Project e melhore a gestão de projetos

Acima de tudo, em ambientes onde todas as partes envolvidas em cada projeto têm acesso ao aplicativo com diferentes objetivos, entre eles: para estar a par das tarefas atribuídas, imputar horas ou despesas, atualizar atividades, compartilhar calendários / diagramas de Gantt, relatar incidentes, bem como incorporar os avanços ou qualquer detalhe que seja relevante para ter uma visão global de cada projeto.

Sem dúvida alguma, dispor de ferramentas de gestão de projetos é fundamental para planejar, atribuir, controlar e medir a execução de qualquer projeto, permitindo às organizações gerenciar de maneira centralizada um maior número deles.

A Internet foi um avanço importante, mas não é tudo

A disponibilidade da Internet, de qualquer lugar e a qualquer momento, permitiu que a informação possa ser atualizada quase em tempo real onde realmente as atividades são realizadas. Não é mais necessário esperar para voltar ao escritório para atualizar os sistemas de gestão. Dessa forma, é possível tomar decisões através de workflows para a aprovação de solicitações em tempo real, e os projetos avançam com maior fluidez.

Tudo isso contribui para um melhor cumprimento de prazos, economia de custos e aumento da produtividade. E se o software de gestão de projetos for integrado com o ERP para automatizar a gestão de clientes, armazéns, pedidos, faturamento e contabilidade, a carga administrativa do dia a dia é reduzida significativamente.

Adicionalmente, se ambos se hospedarem na nuvem, permitem um acesso contínuo, eliminando potenciais limitações inerentes às infraestruturas on-premise: conectividade, disponibilidade, escalabilidade em termos de capacidade de armazenamento e número de usuários, maior segurança, etc. E até mesmo fornecer acesso a terceiros (fornecedores, subcontratados ou clientes), sem comprometer a segurança das infraestruturas empresariais.

E o que acontece com o resto dos cenários de colaboração?

Em paralelo a esta família de soluções de gestão, em praticamente todos os ambientes de trabalho, utilizamos ferramentas de colaboração como o e-mail, o chat e cada vez mais a videoconferência, que nos permitem interagir uns com os outros para ganhar em eficiência na hora de realizar nossas atividades, evitando atrasos e deslocamentos desnecessários. Algumas empresas também configuram repositórios de documentação como gestão documental, destinados a compartilhar arquivos vitais para a implementação, acompanhamento e encerramento de cada um deles.

Mas, infelizmente, quase sempre essas ferramentas de colaboração estão desconectadas dos sistemas de gestão de projetos. Essa falta de integração obriga a consultar em paralelo umas e outras fontes ou ferramentas, realizar buscas durante o processo para localizar determinada informação relevante, ficar copiando e colando dados, ter que transcrever textos... no final, perdas de tempo que seria desejável evitar.

É possível melhorar a colaboração na gestão de projetos com alguma ferramenta integrada?

Solução: Microsoft Teams integrado com Microsoft Project

Pois hoje em dia já é possível. E é graças à integração do Microsoft Teams com o Microsoft Project, o que torna esse par de ferramentas um conjunto imbatível.

Para aqueles que não conhecem, o Microsoft Teams é um membro relativamente recente da família Office 365 (foi lançado em março de 2017), que dia a dia surpreende por sua capacidade de agregar elementos de colaboração. Já que é capaz de fornecer salas de chat, gestão de equipes, reuniões por vídeo, chamadas, calendários, arquivos e muito mais, em um único aplicativo integrado. Com o Microsoft Teams é possível colaborar de forma segura entre diferentes equipes de trabalho (formadas por pessoas de dentro e fora da organização), plataformas (Windows, MacOS, Android e iOS) e dispositivos (PCs, Tablets ou smartphones).

Se por si só o Microsoft Teams já é realmente útil para qualquer organização e setor de atividade como parte do Office 365, graças à sua capacidade de integração com outras soluções de negócios - tanto de terceiros quanto de gestão da própria Microsoft - a produtividade se eleva ao máximo nível.

Nesse sentido, no final do mês de outubro passado, no evento Microsoft Ignite, foi anunciado um passo importante para alcançar a nova visão da empresa em relação à administração de projetos, divulgando a disponibilidade geral do novo Microsoft Project. A nova versão do Project oferece uma experiência do usuário redesenhada, mais simples e intuitiva; de tal forma que as equipes de trabalho podem adicionar rapidamente novos membros e configurar tarefas, e depois alternar facilmente entre gráficos de grade, painel ou linha do tempo (Gantt) para acompanhar o progresso.

E o que mais nos interessa agora... como o Project faz parte da família do Microsoft 365, as equipes de projetos podem economizar tempo e ser mais produtivas graças a conexões integradas e diretas com aplicativos como o Teams, permitindo que as informações fluam entre as ferramentas sem mudar o ambiente de trabalho.

O que a empresa de Redmond tem muito claro é que o Microsoft Teams continuará sendo o núcleo central para impulsionar o trabalho em equipe na plataforma da Microsoft, e o Project é mais uma peça desse impressionante quebra-cabeça de colaboração integrada.

Se você deseja aprofundar em qualquer um desses aspectos, encorajamos você a entrar em contato conosco para mais informações sem compromisso. Na SEIDOR estamos convencidos de que a integração do Microsoft Teams com o Microsoft Project permitirá que você leve a gestão de projetos a um nível superior de colaboração.