SAP CONCUR: A solução que cumpre com a Digitalização Certificada de Faturas

O que é a digitalização certificada de faturas?

A digitalização certificada de faturas é o processo tecnológico de transformação de um recibo em papel para um formato digital e legal, cumprindo assim com a regulação definida pelas autoridades locais (na França, a URSSAF, e na Espanha, a Agência Tributária, a AEAT). As autoridades de cada país têm a responsabilidade de determinar o que constitui um documento ou cópia eletrônica de acordo com os requisitos publicados. A maioria dos países aceita cópias digitais de faturas emitidas em papel, desde que certos requisitos sejam garantidos (autenticidade de origem, integridade de conteúdo, legibilidade e acessibilidade). As medidas técnicas para cumprir esses requisitos variam de um mercado para outro. Por enquanto, os países suportados pelo SAP CONCUR são Japão, França e Espanha. O suporte a países adicionais para converter “papel em digital” está em desenvolvimento pela direção de produto da SAP Concur.

SAP CONCUR foi reconhecido como software de digitalização homologado em junho de 2019 (normativa principalmente descrita no artigo 7 da Ordem EHA 962/2007). Graças a isso, atualmente muitos clientes estão implementando o SAP CONCUR na Espanha e o resultado tem sido muito positivo. A maior vantagem detectada é a automatização do processo de gestão tanto para os administrativos quanto para os usuários, sem a necessidade de armazenar cópias em papel. Além disso, valorizam muito a redução do tempo de gestão, economia de custos com material e conformidade com a norma ISO 14001 de gestão ambiental.

Como funciona o processo de digitalização de faturas?

Uma vez entendido o que é e antes de tomar a decisão de tal transformação, a maioria das empresas se pergunta: como funciona?

1. Captura: Os usuários adicionam os recibos com Cancur Expense ou ExpenseIT
2. Confirmação: Aplicam-se as regras locais de digitalização (conversão para PDF, metadados e assinatura digital)
3. Arquivo: A cópia digital certificada foi criada com o selo "certificada" após a conclusão do processo.

O processo de digitalização automatizado consiste basicamente em três fases de tratamento de documento para assegurar a continuidade para que a imagem não possa ser modificada: captura da cópia digital, conformação da cópia digital às regras do mercado (digitalização) e arquivamento da cópia no sistema.

Para a Espanha, a solução garante a reprodução completa e exata dos documentos, detalhada a seguir:

• Garantir que nenhum dado seja perdido
• Formato PDF ou PDF/A-3 (ISO 19005-3)
• O arquivo convertido inclui uma assinatura eletrônica baseada em um certificado eletrônico qualificado. O fornecedor do certificado deve utilizar uma lista de prestadores de serviços de confiança da UE (EU TSL; EU Trust-Service List).
• Gravar a data de criação da cópia eletrônica e a identificação do documento e a homologação.
• Registro das modificações feitas no documento após a conversão
• Cada documento escaneado deve ser guardado junto a um registro de dados que contém todos os campos necessários para salvar no livro de logs do IVA.

Em conclusão, podemos afirmar que esta transformação favorecerá positivamente a numerosos setores em sua empresa graças à economia de custos, eliminação de erros manuais, verificação automática de políticas de despesas da empresa e armazenamento de recibos em papel, entre outros.

Na SEIDOR, ajudamos você na implementação do SAP CONCUR e na digitalização de faturas em sua empresa. Se você já é usuário do SAP CONCUR, o caminho é ainda mais fácil, e na Seidor, guiamos você para realizar com sucesso a transição para essa maravilhosa digitalização em sua empresa.