O sucesso na gestão da mudança em um projeto de digitalização

Assim como na maioria dos projetos tecnológicos dentro de uma organização, podemos dividir isso em duas etapas: o desenvolvimento do projeto e a implementação da plataforma com seu impacto na organização. Aqui, apresentamos as principais recomendações para abordar a gestão da mudança de maneira eficiente. Também encontrará conselhos para introduzir novas ferramentas digitais de forma rápida e sem afetar os processos atuais do seu negócio.

Uma nova estratégia digital

Todas as empresas devem estabelecer seus objetivos finais para sua estratégia digital. Para algumas, isso pode ser algo temporário e tático, como criar novos canais de venda devido à situação atual. Para a maioria, será uma estratégia mais profunda, buscando uma unificação de canais no futuro e dessa forma alcançar a omnicanalidade. Evidentemente, isso pode ser abordado de diferentes pontos de vista. Em qualquer caso, sempre haverá limites em relação ao orçamento e ao tempo.

Na SEIDOR, aconselhamos aplicar o que chamamos de Produto mínimo viável, inclusive na parte organizacional. Isso significa não apenas lançar uma plataforma com as funções básicas que proporcionem valor rapidamente, mas fazê-lo de maneira eficaz. Em outras palavras: não se trata apenas de implementar rapidamente (quick-win). Em vez disso, referimo-nos a adaptar os processos de maneira ágil e eficiente (lean management), fazendo com que funcionem desde o primeiro dia. Isso é crucial na gestão da mudança.

Critérios de início que devem ser estabelecidos

A organização deve avaliar se pode gerenciar os novos processos do canal digital. Na estratégia do projeto, devem ser identificados conceitos básicos como Fatores chave de sucesso. Esta expressão faz referência aos resultados desejados do projeto de transformação (por exemplo, aumentar vendas, alcançar maior lealdade dos clientes, reduzir custos no atendimento ao cliente, etc.) e como mediremos se são alcançados.

Também é importante considerar como essas mudanças afetarão os processos atuais da empresa para evitar sobrecarregar as equipes atuais. Por exemplo, os responsáveis por produtos e catálogos deveriam poder se adaptar ao novo canal digital sem dificuldades excessivas.

Não devemos esquecer o custo em termos de organização, além do custo tecnológico, que inclui a plataforma e os serviços de implementação. Este custo organizacional não se refere apenas ao tempo necessário para estabelecer o novo canal, mas também ao custo de oportunidade de deixar de lado as tarefas habituais do dia a dia.

As chaves para um MVP organizacional

Quando se introduzem novos canais em uma organização e estes mudam a forma de trabalho, é crucial gerenciar bem o processo de adaptação. Isso é ainda mais relevante se forem feitas grandes mudanças em nossa empresa. Com tudo, torna-se indispensável encontrar um equilíbrio, pois passar muito tempo analisando pode ir contra o objetivo de obter resultados rápidos. Ou seja, busca-se um lançamento precoce com o menor impacto e custo organizacional.

Com relação a isso, aqui estão algumas chaves:

• A terceirização. Às vezes, quando se tenta uma gestão de mudança profunda para adotar novos métodos e ferramentas, pode-se cair na “paralisia por análise”. É aqui que uma consultoria experiente pode ajudar. Esse tipo de empresa facilita às organizações a adaptação para aproveitar as ferramentas escolhidas, em vez de tentar fazer com que as ferramentas se ajustem à forma como fazemos as coisas atualmente. Não se deve esquecer que a resposta mais imediata é que os processos participantes do MVP serão os que requerem menor impacto organizacional.
• Conte com o equipamento necessário. Também é necessário envolver as pessoas-chave desde o início, especialmente aquelas que serão mais afetadas pelas mudanças. Isso deve começar desde o design e continuar durante os testes e validações. Essas pessoas-chave ajudarão a definir como usaremos as ferramentas e o que precisamos para garantir que tudo funcione corretamente. Isso também ajudará para que todas as equipes aceitem as mudanças e se preparem para trabalhar de maneira diferente.
• A escolha correta das novas ferramentas. Tanto a participação dos funcionários quanto o design adequado das soluções são essenciais. Quando adotamos novos canais digitais, nossos funcionários devem aprender a utilizá-los corretamente e adaptar suas formas de trabalho antigas. As soluções digitais devem ser projetadas de maneira que os funcionários as considerem naturais e fáceis de usar. Isso também afeta a experiência do funcionário, que é semelhante à experiência do cliente.
  

Como enfrentar a gestão da mudança em um processo de digitalização?

Desde SEIDOR, recomendamos enfaticamente terceirizar muitos desses processos digitais, pelo menos no início, quando a transformação está sendo implementada. Não devemos esquecer que a gestão da mudança em projetos digitais é complexa. Embora seja verdade que existem trabalhos difíceis de substituir, como aqueles que envolvem o contato direto com os clientes, há outras tarefas que podem ser facilmente delegadas a uma agência ou implementador.

Falamos sobre processos relacionados à gestão de catálogos e produtos online, estratégias comerciais, acompanhamento da logística, coordenação de equipes, controle financeiro, sistemas de pagamento, marketing digital e design gráfico, entre outros. Externalizar tarefas desse tipo é muito benéfico. A maior vantagem disso é que não é necessário aprender tudo do zero para aproveitar ao máximo as ferramentas.

Além disso, ao terceirizar esses processos, é possível supervisionar uma equipe temporária fornecida pelo fornecedor e, ao mesmo tempo, delegar a ele as tarefas mais repetitivas. Durante esse processo, a própria equipe da empresa aprende com os especialistas sem interromper o trabalho nas primeiras etapas. Enquanto outra entidade gerencia nossa nova plataforma, podemos continuar definindo como nossos papéis internos mudarão e quais novos cargos serão necessários para que tudo funcione de maneira fluida.

A duração da terceirização

Falamos sobre o que é importante para que um projeto funcione e como saber se está no caminho certo. Para entender bem um projeto de mudança determinante, precisamos ter um bom sistema de controle, relatórios e análises constantes. Isso nos ajuda a medir como as coisas estão indo e nos dá uma ideia de como poderiam melhorar. Quando se tem uma estratégia transformacional, já se decidiu aonde queremos chegar. No entanto, o caminho para chegar lá terá diferentes etapas, dependendo das decisões que tomarmos e do que nossos clientes e funcionários pensam sobre as novas ideias.

Alcançar a maturidade levará tempo, especialmente se estivermos fazendo muitas mudanças e se forem mudanças significativas. Mas uma vez que as diferentes partes da empresa estejam trabalhando bem juntas, pode-se deixar de depender tanto da ajuda externa para certos processos. Em vez disso, esses procedimentos podem ser integrados e executados pela própria empresa. Por outro lado, é possível que, por diferentes motivos, como um custo inferior, a colaboração externa se mantenha a longo prazo.

SEIDOR, seu parceiro confiável para a gestão da mudança

Somos uma equipe que sabe como lidar com diferentes situações, como as mencionadas neste artigo. Ambas as empresas são especialistas em gestão de mudanças e terceirização de processos. Juntos, oferecemos serviços que incluem ajuda para fazer grandes mudanças em uma empresa, ajudar a empresa a se adaptar a essas mudanças, supervisionar o processo e fazer com que certos trabalhos sejam realizados por pessoas fora da empresa, como em agências.

Isso também pode incluir trabalhar em plataformas digitais. Podem fazer isso usando ferramentas que já têm ou usando ferramentas de outras empresas. Também podem ajudar com a estratégia e o plano para promover coisas online. Além disso, esses serviços podem ser por um período longo ou curto, dependendo do que a empresa precisar e quiser fazer. Entre em contato conosco agora!