5 motivos para organizar uma empresa com um ERP

Características de um ERP sólido

Para que este software ERP seja operacional e nos permita organizar de maneira adequada uma empresa, deve contar com pelo menos estas características:

· Permitir a automação na captura de dados.

· Ser modular, ou seja, deve permitir adicionar, ativar ou desativar suas diferentes funcionalidades.

· O manuseio deve ser relativamente simples de configurar, sendo claro e intuitivo.

· Capaz de interagir entre os diferentes módulos e colaborar entre eles.

· Funcionar como centro de armazenamento dos dados da companhia.

E se eu não tiver um ERP?

Os problemas das PMEs que não dispõem de um ERP vão afetar principalmente a produtividade e desorganização. Assim, os recursos não serão aproveitados da mesma maneira e, a médio prazo, resultará em uma diminuição da rentabilidade. As principais desvantagens de não organizar uma empresa com ERP são, sobretudo:

Descentralização de dados

Em termos organizacionais, isso implicaria esforços extras para obter os mesmos resultados que com um ERP, mas com mais recursos humanos. O acesso rápido aos dados e informações do dia a dia é vital para evitar perdas de tempo absurdas. Portanto, não seria lógico perder horas em algo que poderia ser imediato utilizando as tecnologias.

Informações desatualizadas

Nesta era do Big Data, dispor de um ERP para obter os dados em tempo real é extremamente importante. Além de não ter acesso rápido, em muitos casos a informação provavelmente estará desatualizada e obsoleta.

Hoje em dia, uma empresa medianamente competitiva não pode se permitir funcionar sem um software de gestão adequado. Não é profissional manejar dados que não estejam atualizados. Em consequência, o ERP e sua implantação será quase obrigatória.

Principais motivos para organizar uma empresa com um ERP

Antes de decidir-se pelo fornecedor que instalará o software, é necessário um estudo. Para isso, o trabalho conjunto do cliente e da empresa desenvolvedora será vital. Devem ficar claros os aspectos e objetivos que se querem cumprir. Com uma consultoria correta, economizará muito tempo de trabalho e se ajustará melhor. Os principais motivos são basicamente estes:

· Melhor capacidade para planejar a empresa ou PME de maneira mais estruturada.

· Reduzir as possibilidades de erros humanos, esquecimentos ou distrações ao deixar o controle sob um software.

· Comunicação eficiente entre os diferentes departamentos da empresa que estará ligada à rentabilidade.

Resumindo, um software ERP implica economia de tempo e previsão de incidentes. Facilita o trabalho dos funcionários, tornando seu tempo mais produtivo. É uma ferramenta que ajudará no planejamento e melhoria dos resultados. E os relatórios que serão gerados fornecerão dados de grande valor para otimizar processos futuros.

Planejamento de produtos, estoques e inventários

Um ERP facilita o controle e o fluxo, por exemplo, dos produtos que compõem o estoque da empresa. Dessa forma, tem-se um conhecimento daquilo que será necessário repor ou daquilo que há em excesso. Isso permitirá otimizar os investimentos apenas nos produtos necessários e adequá-los às necessidades reais.

Melhoria na gestão de vendas

O conhecimento exato do volume de vendas, das estatísticas globais deve ser exaustivo. Por isso, conhecer em detalhe quando ocorrem aumentos ou quedas no faturamento, proporcionará uma melhor organização do negócio. Toda empresa busca seu crescimento e ter essas informações organizadas em bancos de dados é imprescindível para conhecer o progresso e evolução.

Eficiência na gestão externa com clientes: CRM

Como parte essencial na organização de uma empresa com um ERP, está a gestão de clientes por parte do diretor de vendas. Um dos módulos mais destacados é o CRM para o armazenamento dos dados de clientes e prospectos.

Um departamento comercial competente se apoiará no CRM para realizar seu trabalho comercial, gestão de clientes reais e sua fidelização. Da mesma forma, os prospectos serão organizados e ajudará para que nada fique sem fazer ou se atrase.

Algo tão crucial como é o departamento comercial terá todas as tarefas especificadas. Desta forma, reuniões, chamadas, avisos, e-mails, campanhas de marketing, etc. ficarão organizadas.

Supõe uma economia de tempo

Cada departamento de uma empresa utiliza dados diferentes, mas às vezes há dados comuns que todos devem compartilhar. Se todos estiverem centralizados, isso fará com que seu acesso seja imediato por ser em tempo real e qualquer alteração será replicada imediatamente.

Isso sempre representará uma economia de tempo para os trabalhadores e, consequentemente, um aumento da eficácia.

Implica economia de custos e maior benefício

Outra vantagem de organizar uma empresa com um ERP são as economias a médio e longo prazo. A eficiência implica uma produção mais rápida em todos os departamentos. Compras, vendas, gestões comerciais e de recursos humanos serão beneficiados. Uma metodologia correta com este software agilizará todas as gestões. Assim, organizar uma empresa com um ERP será um acerto total.

Implantação de um ERP

Implantar um ERP em uma empresa é uma tarefa que deve ser realizada de maneira planejada para que tenha sucesso. O primeiro passo é compreender o negócio da empresa e saber exatamente o que ela precisa para selecionar os módulos.

Se a empresa já possui um, haverá uma migração de uma plataforma para outra e isso deve ser feito por uma equipe de consultores. Uma vez implantado, será necessário um período de treinamento do pessoal que vai trabalhar. Evidentemente, nas primeiras semanas será feito um acompanhamento tanto de aspectos técnicos quanto de adaptação.

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