Como implantar um software ERP em uma empresa de fabricação?

Os passos para implantar software ERP em uma empresa de fabricação

Antes de mais nada, convém lembrar que a implantação de um software tem um custo elevado e, embora a longo prazo compense (e muito), há aspectos que podem encarecê-lo, como uma implementação tardia ou ineficiente.

Este problema se agrava, ainda mais, quando se trata de uma empresa de fabricação. É preciso ter em mente que, nesses casos, o software é utilizado para todos os processos, inclusive para a fabricação, pois hoje está automatizada ou robotizada. Portanto, qualquer falha de abordagem que se cometa tem consequências. Um Enterprise Resource Planning (ERP) tem que ser bem escolhido e o processo de implementação tem que ser ordenado.

É importante destacar que os seguintes passos vão ajudar, portanto, a que o processo de implantação do seu ERP seja mais simples e eficaz. Tome nota, porque isso te interessa:

1. Escolha do ERP adequado

É evidente que o primeiro passo que você terá que dar é escolher um ERP específico. E, como isso vai condicionar todo o processo, vale a pena que você compare as diferentes vantagens e desvantagens. Em geral, convém que você faça uma avaliação prévia. Não em vão, esta é a maneira de tomar uma decisão consciente. Hoje existem ERPs para empresas de fabricação.

Os ERPs para empresas de fabricação têm características próprias. E, além disso, o fornecedor é fundamental, tanto pela qualidade e funcionalidades quanto pelo suporte ao cliente. Todas essas questões são decisivas para evitar problemas futuros.

2. Planejamento do timing

O planejamento do timing, uma vez que você decidiu, é crucial. Neste caso, trata-se de avaliar quanto tempo você vai levar para implementar o ERP. E, sobretudo, uma vez que você tenha esse cronograma, será necessário se comprometer a cumpri-lo.

O ideal, como regra geral, é que o tempo de implementação seja o menor possível. No entanto, não podemos nos enganar, porque essa tarefa tem uma complexidade. Portanto, quando você planejar um timing, precisa ser realista.

3. Consultoria e análise de funcionalidades

O ERP tem que cumprir uma série de objetivos e, em algumas ocasiões, é necessário instalar algumas funcionalidades específicas para empresas de fabricação. Portanto, é recomendável que você faça uma revisão prévia para tomar decisões sobre quais funções instalar. Isso permitirá que o software ofereça tudo o que pode oferecer.

Por exemplo, é importante destacar que o controle das mercadorias e insumos é fundamental nas fábricas. E esse conceito deve ser entendido como controle do armazém e de unidades, com a finalidade de contar com o fluxo de mercadorias adequado e evitar a ruptura de estoques.

Muitas vezes há uma subutilização do software. E é uma pena porque não se exploram ao máximo as possibilidades que ele tem. Como é necessário fazer um investimento prévio de um certo valor, realizar essa verificação e estudo é fundamental.

4. Configuração e parametrização

A configuração é já o passo de introdução, pois implica a instalação do software e sua correta configuração. Chegados a este ponto, você tem que verificar se a parametrização se ajusta ao que você precisa. Portanto, este passo permitirá que, se houver uma falha, você possa revisá-la e reiniciar o processo.

Claro, a configuração tem que estar adequada ao hardware que você utiliza. E isso é relevante porque, às vezes, um equipamento obsoleto ou com pouca capacidade pode ser problemático para uma correta implementação.

5. Migração de plataforma e dados

O processo de migração da plataforma e dos dados é sensível por dois motivos. Em primeiro lugar, porque você precisa garantir que essa mudança seja feita de forma segura. Por outro lado, porque você precisa garantir que a migração dos dados seja completa. Consequentemente, você deve garantir que esse processo seja feito de maneira limpa para sua empresa de fabricação; lembre-se, além disso, que, se você tiver dados externos, a legislação de proteção de dados sanciona quem não os gerencia corretamente.

O que recomendamos, por outro lado, é que, ao migrar os dados, você verifique se possui apenas os estritamente necessários em sua base. Isso é importante, além disso, porque permitirá economizar espaço que será utilizado para outros fins.

6. Treinamento de pessoal em empresas de fabricação

O treinamento de pessoal deve começar antes da implementação do software, mas é comum que também seja realizado uma vez em funcionamento. Afinal, o objetivo é que os trabalhadores possam tirar o máximo proveito deste software; a longo prazo, isso evitará problemas. Por exemplo, quando se trata de um software para a produção, isso também afetará os supervisores ou operários.

Nas fábricas, há diferentes funções e, neste caso, é imprescindível que cada responsável saiba qual área utilizar. Por exemplo, nos processos produtivos, há um supervisor que controla os inputs e outputs. Em segundo lugar, há pessoas encarregadas das compras e vendas. E, finalmente, há um departamento de contabilidade. Consequentemente, é necessário dar o treinamento adequado a quem precisa.

O conveniente é que você estabeleça um calendário de treinamento para os trabalhadores da empresa. E, claro, que este treinamento seja eminentemente prático, porque se trata de que aprendam a usar o ERP.

7. Funcionamento

Uma vez que tudo estiver pronto, é necessário iniciar o software para que ele comece a funcionar. Há casos em que o funcionamento pode ser realizado de forma simultânea, enquanto outras vezes terá que ser feito por fases.

Quando se trata de uma empresa de fabricação, é conveniente assegurar-se de que as partes fundamentais, diretamente relacionadas com o processo produtivo, funcionem ao mesmo tempo. A ideia é que se possa produzir mais em menos tempo e com um consumo de energia ótimo. Portanto, torna-se relevante controlar que a implementação seja adequada.

Este passo é crítico porque, se houver algum erro na inicialização, será necessário verificar qual é o problema. E, evidentemente, é possível que seja necessário retroceder alguns passos.

8. Acompanhamento e avaliação

A tarefa de implantar software ERP em uma empresa de fabricação finaliza com o processo de acompanhamento e avaliação. É certo que este período variará conforme o tipo de companhia, mas deve-se ter em mente que oscila entre 6 meses e 1 ano.

É importante destacar que a implementação implica, não apenas que o software funcione bem, mas que o faça com todas as suas capacidades. Isso significa que, se você instalou 5 módulos, todos devem funcionar a pleno rendimento. E, além disso, você deve verificar se as melhorias esperadas foram alcançadas. Um exemplo seria o do fornecimento e gestão de matérias-primas, para verificar se houve melhorias ou redução de custos; o mesmo pode ser medido em tempos de produtividade, tanto das mercadorias quanto dos benefícios globais.

Por um lado, você deve revisar se a implementação está sendo cumprida conforme o planejamento que você estabeleceu e, por outro, após um tempo, você terá que avaliar se os objetivos que você estabeleceu foram alcançados.

Conclusão

Implantar software ERP em uma empresa de fabricação é um processo complexo e vale a pena conhecer as fases. Está procurando um ERP para indústrias de produção? SAP Business One é uma boa solução para que você seja mais competitivo e eficiente. Não hesite em nos contatar se precisar de mais informações.