Adapte seu software ERP às mudanças legislativas

Neste artigo, falamos sobre uma mudança normativa muito relevante que ocorreu recentemente e como as soluções ERP de primeira linha, como o SAP Business One permitem que as PMEs estejam sempre atualizadas nesses assuntos. Também analisaremos algumas das principais funcionalidades deste aplicativo para que você saiba como ele facilita a adaptação às novas leis. Não perca!

Mudanças legislativas, ERP e a lei antifraude

A lei antifraude, mais precisamente a Lei 11/2021, já entrou em vigor. Durante toda esta publicação, a tomaremos como referência para demonstrar a necessidade de que um ERP garanta o cumprimento das mudanças legislativas. Com ela, são incluídas uma série de reformas fiscais e a normativa espanhola é igualada à da União Europeia.

Mas o que mais nos interessa nesta nova lei? Uma de suas modificações afeta diretamente o software de contabilidade, faturamento e gestão de processos. Agora, qualquer programa que permita o controle das finanças em uma empresa deve incluir certas medidas antifraude. Com elas, é impedida a destruição de registros e modificações, evitando a ocultação da faturação e as duplas contabilidades.

Os registros realizados a partir de qualquer software de gestão devem ser íntegros, inalteráveis e acessíveis. Não devem incluir controle sobre as alterações ou omissões e devem ser conservados de maneira adequada. A verdade é que se trata de uma questão delicada e difícil de implementar, especialmente se não se conta com ferramentas competentes.

Uma questão séria com consequências

Dispor de software que facilite a dupla contabilidade é considerado uma infração grave. As sanções podem chegar até 50.000 euros quando são detectados sistemas ou programas que não cumprem com a lei antifraude, ou seja, que não possuem a devida certificação.

As mudanças legislativas e o ERP devem andar de mãos dadas

A lei antifraude é apenas uma amostra de como as coisas podem mudar quando são implementadas reformas legislativas. No entanto, certamente para muitas empresas cumprir com novas regulamentações não é sempre fácil, especialmente se tratando de PMEs. Nesse caso, qual é a melhor solução?

Apostar por software que se atualize e esteja sempre em dia. Aquelas soluções que não têm um desenvolvimento contínuo, cedo ou tarde ficam obsoletas. Isso pode levar uma empresa a não cumprir com as mudanças legislativas e a ser sancionada por infração da normativa.

Voltando à lei antifraude, você faz bem em se perguntar o seguinte com relação aos programas de gestão que utiliza atualmente:

• Permite manter uma contabilidade dupla?
• Permite a alteração dos registros após a confirmação das transações?
• Admite a ocultação total ou parcial de anotações?
• Você tem a capacidade técnica para garantir a integridade, conservação, acessibilidade, legibilidade, rastreabilidade e inalterabilidade dos registros?
• Facilita a legibilidade por parte da Receita Federal e outros órgãos?
• Foi certificado pelo Ministério da Fazenda?

Se você não tem certeza de como responder a essas questões, o que deve fazer?

Como adaptar um ERP às mudanças legislativas?

Os programas de gestão, com módulos de contabilidade e faturamento, agora devem cumprir requisitos muito mais exigentes. Explicamos quais passos você deve seguir para garantir que sua empresa se adaptou corretamente.

1. Consulte seu provedor de serviços

A aplicação ERP implementada na sua empresa deve contar com um provedor de serviços ou um desenvolvedor. Recomendamos que consulte com ele se a ferramenta que lhe foi fornecida está preparada para cumprir com a nova lei antifraude. E o mesmo deve ser feito quando forem aprovadas outras mudanças normativas. Tanto se for um software local como na nuvem, consulte se receberá ou já recebeu as atualizações oportunas para estar em dia com as leis do seu país, especialmente as leis de recente aprovação.

2. Atualize o sistema para cumprir com a lei

Quando o desenvolvedor ou fornecedor te der uma resposta, você terá mais claro quais são os próximos passos. Por exemplo, talvez seja necessário implementar um novo programa ou atualizar o que já está sendo utilizado. Ou talvez você receba a confirmação de que já está usufruindo da última versão e que, portanto, sua empresa está atualizada.

3. O que devo fazer quando a ajuda necessária não chega?

No caso de que o fornecedor do seu programa não forneça a ajuda que seu negócio precisa, o melhor é considerar a mudança para uma solução mais eficaz. Por exemplo, as funcionalidades do SAP Business One já estão adaptadas ao novo marco normativo. Assim, as empresas que possuem este produto podem ficar tranquilas: estão cumprindo com as mudanças legislativas.

A tranquilidade de trabalhar com SAP Business One

Apostar nas ferramentas de maior qualidade traz recompensas. A SAP, desenvolvedora de soluções digitais para empresas, leva muito a sério sua responsabilidade com seus colaboradores. Dessa forma, tanto fornecedores quanto clientes têm a garantia de que todas as suas operações estão em estrita conformidade com a regulamentação vigente.

Não há dúvida de que SEIDOR e SAP Business One são uma dupla perfeita. Como fornecedores SAP com uma trajetória renomada, podemos ajudá-lo a implementar a solução ERP líder no mercado para que você não precise mais se preocupar com as novidades jurídicas.

Se você está preocupado em cumprir a nova lei antifraude e não tem certeza se o software utilizado para gerenciar sua PME está atualizado, entre em contato conosco. Nós o assessoramos desde o início para que você tome as melhores decisões.