Aprenda a usar um painel de controle integrado com SAP Business One

Nos parágrafos seguintes, vamos explicar a importância dos painéis de controle integrados para a gestão empresarial. Além disso, analisaremos o que é o SAP Business One, um software indispensável que cada vez mais PMEs estão adotando para melhorar sua competitividade, e como seu painel de controle integrado ajuda a controlar com precisão todos os aspectos de um negócio.

Uma vez que tivermos analisado tudo isso, será o momento de descobrir quais são as funções de um painel de controle integrado no SAP Business One e o funcionamento de cada uma delas. Faremos uma revisão dos KPI, dos objetivos estratégicos, da medição de desempenho e muitas outras utilidades que um painel de controle integrado oferece. Até explicaremos quais passos seguir para configurá-las.

Em definitivo, aqui explicamos tudo sobre o painel de controle balanceado no SAP Business One. Não perca!

O que é um painel de controle integrado em um ERP?

Um quadro de comando integral (QCI) é uma ferramenta que vem em alguns ERP para melhorar a gestão dos recursos de uma empresa. Com o conjunto de funções que oferece, os responsáveis departamentais de um negócio podem medir e controlar o desempenho de uma organização em relação aos seus objetivos estratégicos. Com o quadro de comando integral obtêm-se diferentes visões e perspectivas da empresa, como a financeira, a de clientes, a de processos internos ou a de crescimento.

Em cada uma das seções são mostradas informações na forma de indicadores-chave de desempenho. Este conceito é amplamente conhecido no mundo dos negócios por suas siglas em inglês, KPI (Key Performance Indicator). Graças aos indicadores-chave, é possível conhecer o sucesso que foi alcançado em cada ação da empresa.

Se unirmos o conceito de "painel de controle integrado" com "ERP", um software de gestão de recursos empresariais, obtemos uma combinação interessante. Os dados fornecidos pelo aplicativo são transferidos para o painel de controle integrado e se transformam em informações substanciais para o acompanhamento e a avaliação da estratégia. De cada perspectiva ou seção é possível extrair gráficos e relatórios que melhoram a tomada de decisões.

Em resumo, o painel de controle integrado em um ERP tornou-se uma ferramenta muito útil para melhorar o desempenho global de uma empresa, alcançar uma vantagem competitiva no mercado e explorar novos caminhos para o crescimento. No entanto, para que seja eficaz, é necessário definir bem quais são os KPIs e os objetivos que devem ser alcançados. Esta é uma questão que analisaremos mais adiante, então fique conosco até o final.

Por que é importante dispor desta função?

É realmente tão necessário contar com uma função como o balanced scorecard? É evidente que muitas empresas desempenham sua atividade econômica sem essa ferramenta e sem sequer um ERP. Mas aquelas que buscam potencializar sua competitividade no mercado e alcançar objetivos de desempenho vão encontrar no ERP e no balanced scorecard dois aliados indiscutíveis.

De fato, aqui está uma lista com as vantagens mais notáveis de integrá-lo em uma PME:

• Obter um acompanhamento da estratégia estabelecida e do cumprimento no desempenho do negócio. Isso permite ter uma visão mais completa e equilibrada do desempenho da empresa.
• Simplificar a consulta das informações, facilitando a tomada de decisões. O painel de controle mostra os dados mais relevantes e os apresenta de forma clara e concisa. Assim, é mais fácil mudar o rumo do negócio no menor tempo possível, se necessário.
• Detectar oportunidades para aperfeiçoar os processos. Cada perspectiva traz visibilidade para os possíveis desvios dos objetivos estabelecidos.
• Melhorar o desempenho em todos os níveis e em todas as unidades organizacionais da empresa, promovendo o alinhamento dos objetivos, a comunicação e a colaboração entre os diferentes atores envolvidos. O painel de controle se traduz em alta produtividade.
• Favorecer o design, implantação, controle e avaliação de novas estratégias que fomentem o desenvolvimento e crescimento do negócio, ao permitir adaptar-se às mudanças do ambiente e às necessidades dos clientes.
• Integrar as informações do banco de dados do ERP com uma estratégia concreta no balanced scorecard. Assim, otimiza-se o uso dos recursos e evita-se a duplicidade ou inconsistência dos dados.

O que é SAP Business One?

SAP Business One é um ERP. Se você não tem muita certeza do que está por trás dessas siglas, deve saber que elas vêm do inglês Enterprise Resource Planning. Em espanhol entendemos algo como planejamento de recursos empresariais. Portanto, trata-se de um software projetado para que as empresas gerenciem, analisem e automatizem seus negócios.

Este não é um conceito novo. A realidade é que os ERP acompanham as empresas há décadas. De fato, uma das empresas desenvolvedoras de soluções de gestão integral, SAP, foi fundada no ano de 1972. Com tudo, os ERP evoluíram de tal maneira que agora são capazes de controlar os processos de diferentes áreas, como finanças, recursos humanos, fabricação, cadeia de suprimentos, serviços, compras e mais.

O que as empresas conseguem ao integrar um software dessas características no seu dia a dia? É bem simples. Com um ERP é possível vincular as informações de todos os departamentos, unificando-as em uma única base de dados. Com isso, facilita-se o acesso aos dados em tempo real para melhorar a eficiência, a produtividade e a tomada de decisões. A otimização dos processos resulta em uma produtividade melhorada, algo que se consegue graças à colaboração entre as equipes. Também abre caminho para a redução dos custos operacionais e o melhor aproveitamento dos recursos.

SAP Business One é, precisamente, o ERP por excelência para PMEs. Adapta-se às necessidades das pequenas e médias empresas com uma solução única e acessível para gerenciar as PMEs, através de painéis de controle e aplicativos muito intuitivos, desde a contabilidade e finanças até as vendas e relações com os clientes. A versatilidade desta opção não para por aí. De fato, outro ponto notável deste software é que pode ser implementado na nuvem ou nas instalações da empresa.

Dentro do SAP Business One, entre muitas outras coisas, você encontrará o painel de controle, uma maneira de obter uma visão global do estado do negócio e controlar os aspectos mais importantes. Já falamos sobre isso no início do guia e continuaremos a falar mais adiante. No entanto, primeiro vamos conhecer um pouco melhor o ERP da SAP para PMEs.

SAP Business One. Software líder em PMEs

Os números não deixam dúvidas. SAP Business One é o software de gestão empresarial líder nas PMEs. Alguns relatórios afirmam que já está presente em mais de 150 países e que sua base de clientes é de 60.000. No entanto, há outros que afirmam que esses números podem ser ainda maiores.

Seja como for, a questão é que apostar no SAP Business One não só significa contar com um painel de controle integral confiável, mas também obter as características do líder indiscutível dos ERP para PMEs.

Este fato não é insignificante ou anedótico. Na verdade, escolher uma solução que ano após ano lidera a classificação dos ERPs mais usados do mundo traz enormes benefícios, como ter ao seu lado uma comunidade gigantesca, um potente ecossistema de fornecedores certificados e um desenvolvimento ativo com atualizações constantes.

Funcionalidades chave para todos os setores do SAP Business One.

Você já sabe que o SAP Business One é o software escolhido por milhares e milhares de pequenas e médias empresas como ERP. Isso ajudou seus proprietários a aumentar a confiabilidade das operações. No entanto, é possível que você se pergunte quais ferramentas um software de gestão tão potente como o SAP Business One oferece.

Além do painel de controle integral, que é o eixo central deste guia, com a solução da SAP você obtém as seguintes funcionalidades:

• Gestão de compras e distribuição. Desfrute de uma administração avançada para controlar todo o processo de compras e distribuição. A ferramenta SAP abrange todo o processo, desde a criação de pedidos de compra até o recebimento de mercadorias, a gestão de inventários, a faturação e o pagamento a fornecedores.
• CRM. SAP Business One é um software camaleônico que se adapta a praticamente qualquer tarefa dentro de uma empresa. Você deve saber que conta com uma seção CRM que serve para gerenciar tudo o que tem a ver com os clientes e as vendas. Ajuda a acompanhar as oportunidades de negócio, empreender ações de fidelização ou revisar as vendas e os contatos. Também facilita o acompanhamento do ciclo de vida do cliente desde o primeiro contato até o serviço pós-venda e o suporte. Por fim, fornece relatórios úteis sobre o desempenho de cada cliente e comercial.
• Finanças. O ERP da SAP para PMEs possui uma seção de contabilidade geral. Nela são administradas questões fundamentais, tais como orçamentos, tesouraria, conciliação bancária e impostos. Assim como acontece com o CRM, adicionalmente fornece ferramentas para a análise financeira e a geração de relatórios.
• Produção. As indústrias com uma cadeia de produção tiram muito proveito das opções específicas para elas do SAP Business One. O ERP resolve o processo de fabricação de produtos, permitindo gerenciar desde a definição de listas de materiais até a emissão de ordens de fabricação, o cálculo de custos e a gestão de recursos.
• Inventários. As utilidades para inventários são muito práticas naquelas PMEs onde é necessário armazenar produtos ou matérias-primas. Por quê? Principalmente, porque permite gerenciar os artigos que são vendidos, comprados e incluídos no inventário, assim como seus preços, descontos, lotes, séries e localizações. Também conta com uma função para realizar movimentos de estoque, ajustes e inventários físicos. Tudo o necessário para fazer uma gestão de estoque eficiente.
• Business Intelligence. A inteligência de negócios é um conceito cada vez mais relevante para os proprietários de uma empresa. Trata-se de extrair, graças aos dados que são manipulados, relatórios sobre o negócio por meio de ferramentas analíticas integradas. O SAP Business One é capaz de gerar análises, gráficos e planilhas do Microsoft Excel. Assim, é muito mais simples verificar como estão funcionando os diferentes departamentos e obter avisos em tempo real sobre seu desempenho.

Todas essas ferramentas integradas se adaptam a qualquer tipo de negócio, não importa o setor ou a estrutura empresarial por trás.

Como funciona o painel de controle balanceado no SAP Business One?

Até aqui, analisamos todas as questões relacionadas com o painel de controle integrado, os ERP e o SAP Business One. Com todas essas explicações na mesa, é hora de responder a uma questão fundamental. Como funciona o painel de controle integrado do SAP Business One?

Ter claras quais são as características principais desta ferramenta ajuda a ter uma visão clara de como poderia ser integrada na sua empresa para melhorar a eficiência e competitividade do negócio. Estes são os elementos mais destacados de um painel de controle integral:

• Indicadores chave de desempenho (KPI)
• Objetivos estratégicos
• Planos de ação
• Medição de desempenho

Agora vejamos suas principais funcionalidades:

Painéis predefinidos

Os painéis predefinidos do SAP Business One permitem criar um painel de controle completamente personalizado sem ter conhecimentos avançados de programação. Como consequência, as informações são exibidas em diversos formatos, como tabelas, diagramas, mapas ou gráficos. Além do próprio ERP, também é possível importar dados de outras plataformas graças às integrações.

Monitorar os resultados

Ter uma perspectiva global sobre como as coisas estão indo na sua empresa é possível graças ao CMI. O SAP Business One e seu painel de controle processam e transformam grandes quantidades de dados para mostrar informações acessíveis que ajudam a cumprir os objetivos estabelecidos.

Localizar dados

Outro aspecto do funcionamento do CMI do SAP Business One é seu potente motor de busca. Graças ao uso de palavras-chave, é muito simples localizar os dados mais imprescindíveis a cada momento.

Comunicação entre departamentos

Facilitar a comunicação e a coordenação entre os departamentos é outro dos pontos fortes do SAP Business One. Seu painel de controle integral está disponível para aqueles funcionários autorizados. Isso lhes permite desenvolver suas tarefas de forma rápida e acertada. E como tudo fica sob o guarda-chuva do ERP, as diferentes seções da empresa colaboram entre si, manuseando a mesma base de dados.

Adaptar-se ao mercado

É evidente que o mencionado anteriormente tem um efeito muito positivo no desempenho do negócio. Este se torna mais rentável porque os processos são executados de forma produtiva e eficiente. Além disso, propicia que a PME seja competitiva no mercado e alcance as metas estabelecidas com rapidez.

Como configurar o painel de controle balanceado no SAP Business One passo a passo

A última seção deste guia detalhado sobre o painel de controle do SAP Business One é dedicada ao processo de configuração. É complicado configurar os diferentes KPIs no painel de controle? Que informações você poderá visualizar? Em quais dispositivos o painel de controle do SAP Business One está disponível?

Vamos resolver todas essas questões a seguir.

Seção de widgets

O painel do SAP Business One é composto por widgets. É nesta seção de configuração que você encontrará os diferentes módulos que pode adicionar à tela principal do ERP.

Como funcionam os widgets? Por assim dizer, são pequenas aplicações que mostram informações dinâmicas ou permitem executar ações. Por exemplo, configure um widget se quiser conhecer o estado de suas oportunidades de venda ou consultar o estado do processo de fabricação de um produto.

Criar painéis personalizados

Quando você estiver pronto para criar um painel personalizado, poderá adicionar os indicadores de desempenho mais convenientes. Todas as informações que aparecem no CMI vêm dos módulos do SAP Business One. Estes são classificados nas seguintes categorias:

• Gestão. Informações relacionadas aos parâmetros do sistema, como a importação de dados ou as taxas de câmbio de moeda.
• Finanças. Inclui os dados relacionados com a contabilidade, os relatórios e os orçamentos, entre outros. Além disso, mostram as despesas da empresa em tempo real.
• Oportunidades de vendas. Administração das oportunidades de venda e a análise destas. Indica quais são a previsão de oportunidades ganhas e uma visualização dinâmica das etapas de venda.
• Vendas e compras. Inclui as seções relacionadas com a emissão de faturas, as transações para adquirir matérias-primas, reclamação de inadimplências e muito mais.
• Gestão de bancos. Permite conciliar as contas bancárias da empresa com o ERP para automatizar processos como os pagamentos a fornecedores e muito mais.
• Recursos humanos. O ERP também conta com uma seção dedicada à gestão dos funcionários e das contratações nos diferentes departamentos.

Tomando como ponto de partida estes e outros módulos do SAP, é possível adicionar widgets a um painel que inclua as seguintes informações:

• Benefícios brutos.
• Margem de lucros.
• Fluxo de caixa.
• Artigos mais vendidos.
• Pedidos pendentes.
• Clientes com maiores rendimentos.

Ao clicar em cada perspectiva, são oferecidas mais informações. O conteúdo do painel de controle é atualizado em tempo real.

Acceso desde todos los dispositivos

Os painéis de controle do SAP Business One estão disponíveis em todos os dispositivos. Existem diferentes maneiras de acessá-los, tornando esta solução uma das mais versáteis para gerenciar a empresa:

• Cliente web. Funciona completamente com os padrões atuais como HTML5, é compatível com qualquer navegador moderno. Não é necessário instalar nada, nem no celular nem no PC.
• Aplicativos móveis. Os aplicativos do SAP Business One são uma solução para consultar os painéis de controle a partir do telefone. A empresa lançou seus clientes na forma de aplicativo tanto para Android quanto para iOS. A experiência está otimizada para painéis táteis e proporciona uma conexão segura ao servidor.
• Equipamentos de mesa. A última possibilidade, como não poderia ser de outro modo, é acessar todos os dados da empresa a partir de um PC ou Mac. Esta é a versão do software mais completa e fácil de utilizar devido ao maior tamanho da tela.

Toda a potência do SAP Business One no seu negócio com a SEIDOR

Se você chegou até aqui, significa que o painel de controle do SAP Business One é muito atraente para você. Como você pôde comprovar, essa função é apenas a ponta do iceberg. Na verdade, a solução da SAP é uma suíte completa para gerenciar as operações da sua PME.

É possível que você já tenha este software em sua empresa e não esteja aproveitando ao máximo. Também é possível que seu negócio ainda não esteja desfrutando dos em termos de produtividade e eficiência. Em ambos os casos, o que você deveria fazer?

Nossa recomendação é clara e simples: procure um parceiro confiável, especialista na plataforma SAP. Embora o funcionamento deste ERP seja simples para o usuário, não se esqueça de que sua implementação em cada empresa é uma questão delicada que deve ser executada com a maior destreza. É crucial que o SAP Business One e seu painel de controle integral se adaptem perfeitamente à sua organização.

Na SEIDOR, temos décadas ajudando as empresas a implementar, adaptar e aproveitar ao máximo ferramentas como as que mencionamos nesta publicação. A experiência no setor e o trabalho bem feito nos respaldam. Entre em contato conosco agora para começar a desfrutar da melhor integração do SAP Business One, o painel de controle integral e o restante de suas ferramentas no seu negócio. Leve seu negócio para o próximo nível!