Como implementar o SAP Business One na sua empresa

Implementação do SAP Business One em cinco fases

A metodologia de implementação do SAP Business One divide os projetos de implementação em fases. Começa quando o cliente assina o contrato, o momento em que a organização de vendas entrega o projeto à organização de consultoria e implementação. Continua cobrindo todo o processo de implementação e a conferência final de revisão e otimização, que ocorre várias semanas após a entrega do projeto ao cliente.

Fase 1: Preparação do projeto

O objetivo desta fase é analisar os objetivos e necessidades do cliente e fornecer planejamento e preparação para o projeto.

Nesta etapa inicial do projeto, a equipe se reúne para planejar a forma como o projeto deve ser executado e identificam as principais áreas de foco que devem ser consideradas. É realizada uma reunião inicial na qual o gerente do projeto, os consultores e o gerente de contas discutem os temas técnicos e os temas de gestão de projetos para planejar e executar o projeto. O projeto é transferido do departamento de vendas para a equipe de consultoria. O software adequado do SAP Business One é preparado, entregue e instalado para a preparação do projeto.

Os principais marcos da fase de preparação do projeto são:

• Entrega de projetos para implementação
• Reunião de início do cliente
• Entrega e instalação do sistema de teste do SAP Business One
• Revisão da fase do projeto e aprovação do cliente

Fase 2: Plano de negócios

Durante esta fase, é criado um plano através da realização de um workshop com as partes interessadas chave para definir o escopo, o cronograma e os objetivos do projeto, além do processo comercial relevante.

Nesta fase, considera-se o requisito e alcança-se uma compreensão comum de como o cliente pretende executar o SAP Business One para o seu negócio. São realizados workshops com a presença do gerente de projeto do SAP Business One e do gerente de projeto do cliente, que juntos analisam e definem os requisitos funcionais individuais e comerciais do cliente. É criado um plano que consiste em uma documentação detalhada dos resultados obtidos nos workshops, e atua como um guia técnico e funcional para o processo de implementação.

Os principais marcos da fase do plano de negócios são:

• Talleres para reunir los requisitos comerciales con los clientes potenciales funcionales del cliente
• Criação do documento detalhado do plano comercial
• Determinação das mudanças no escopo inicial do projeto e no cronograma (se aplicável)
• Revisão da fase do projeto e aprovação do cliente
• Recomendações de melhores práticas

Fase 3: Realização do projeto

Esta é a fase mais importante de todas as fases de implementação e nesta fase o processo de negócio e os requisitos técnicos são implementados conforme documentado no plano.

Os consultores instalam e personalizam o sistema de produção do SAP Business One após validar e atualizar a configuração. Os consultores de negócios, com o apoio do administrador de TI do cliente, instalam todos os componentes do SAP Business One, como o sistema operacional, o banco de dados, os patches, etc. A validação e o teste da configuração do sistema são realizados e as mudanças necessárias são feitas. O plano de suporte e corte de treinamento é definido.

Os principais marcos da fase de realização do projeto são:

• Instalação e personalização do software SAP Business One com base no plano comercial
• Migração de dados (se aplicável)
• Validação da configuração do sistema
• Teste do sistema
• Definição de treinamento e plano de transição
• Revisão da fase do projeto e aprovação do cliente
• Recomendações de melhores práticas

Fase 4: Preparação final

O objetivo desta fase é completar a preparação final, incluindo o treinamento de usuários e administradores, a administração do sistema e as atividades de transferência para finalizar a preparação para a entrada em operação.

O objetivo desta fase é preparar o sistema SAP Business One e a organização do cliente para a implementação da produção. As atividades-chave desta fase incluem a finalização do usuário e a administração do treinamento e o ajuste final do sistema SAP Business One. Os ajustes necessários e as atividades de corte são concluídos para resolver todos os problemas críticos e deixar o sistema pronto para funcionar.

Os principais marcos da fase de preparação final são:

• Treinamento de usuários chave e administradores
• Disponibilidade do sistema para começar a funcionar
• Finalização das atividades de corte.
• Revisão da fase do projeto e aprovação do cliente
• Recomendações de melhores práticas

Fase 5: Implementação e suporte

O objetivo desta fase é passar de um ambiente de pré-produção orientado a projetos para uma operação de produção ao vivo.

Go-Live e suporte

O sistema SAP Business One desenvolvido é implementado completamente em produção e é fornecido suporte contínuo para melhorar as operações ao vivo. Na fase de encerramento do projeto, o sistema é utilizado nas operações diárias e todos os problemas são resolvidos. A equipe de suporte monitora o sistema e aborda os problemas dos processos comerciais ao vivo na fase de melhoria contínua. É programada e realizada uma “Conferência de Revisão e Otimização” para revisar e melhorar continuamente os processos comerciais.

Os principais marcos da fase de implementação e suporte são:

• Implementação de produção completa de SAP Business One
• Revisão da fase do projeto e aprovação do cliente para a implementação e suporte, bem como para a conclusão final do projeto.
• Conferência de revisão e otimização

A metodologia de implementação do SAP Business One oferece muitos benefícios para as empresas. Proporciona uma compreensão clara do escopo, da estrutura e da duração da implementação do SAP Business One no início do projeto para eliminar surpresas e excessos de tempo ou orçamento.