É obrigatório fazer nota fiscal eletrônica na Espanha? Descubra como fazê-la com SAP Business One

Hoje em dia, as empresas são obrigadas a faturar de maneira eletrônica para outras empresas ou autônomos, algo que já acontecia desde 2015 com os fornecedores que tinham que enviar faturas para a administração pública.

Existem diversas e diferentes ferramentas para executar essas assinaturas eletrônicas, neste artigo veremos como é simples e útil fazê-lo através do SAP Business One.

Em que consiste a fatura eletrônica?

Uma fatura eletrônica é um documento digital com os mesmos efeitos legais que uma fatura tradicional ou física. A diferença entre ambas é que é emitida e recebida pelo seu destinatário em formato digital. A regulamentação das faturas digitais foi refletida no Real Decreto 1619/2021.

A velocidade de implantação da fatura eletrônica em nosso país tem se desenvolvido a bom ritmo e fomos, junto com os países nórdicos, os mais avançados nesse sentido. Desde 2021, cresceu exponencialmente o número de PMEs e empresas de maior porte que começaram a emitir faturas eletrônicas.

Estabelecimento da Lei de Criação e Crescimento de Empresas para a implementação da fatura eletrônica

Desde a aprovação da Lei 18/2022 de 28 de setembro, foi iniciada a obrigatoriedade da faturação eletrônica na Espanha.

Empresas que têm faturamentos superiores a 8 milhões de euros tiveram que se adaptar para emitir faturas digitais obrigatoriamente. Para isso, têm um prazo máximo de 12 meses a partir da data de publicação da referida Lei. No caso das demais empresas, foi estabelecido um período de 2 anos.

Mas além dessa obrigatoriedade, será necessário permitir às empresas:

• Facilitar a visualização e o download desses documentos em formato digital aos destinatários.
• Permitir esse acesso por um mínimo de 4 anos, independentemente de o destinatário não ser mais cliente da empresa que emite a fatura.

Paralelamente a esse fato, o Governo desenvolveu um plano para padronizar o uso da fatura eletrônica em todas as transações comerciais. Para isso, a Administração fornecerá uma infraestrutura básica pública para as pequenas e médias empresas, para que estas possam acessar a fatura eletrônica.

Benefícios da utilização de faturas eletrônicas

• Menor risco de perda do documento, já que se encontra em repositórios digitais e há poucas probabilidades de que se extravie.

• Economia considerável de tempo e custos, já que se elimina o formato papel, envio, material, etc. Isso implica também um maior cuidado com o meio ambiente, pois se evita o uso de tinta, papel, etc.

• Maior controle e redução da inadimplência ou fraude.

Vantagens de fazer a fatura eletrônica com SAP Business One

Já são muitos os documentos que se gerenciam diariamente dentro de um ERP, entre os quais estão as faturas, ordens de compra, acordos com fornecedores, contratos. Além de documentação própria do departamento de recursos humanos com os funcionários. A integração das assinaturas eletrônicas de VIDsigner com SAP Business One é total e isso resulta em uma grande funcionalidade, ajudando os clientes a alcançar o tão desejado papel zero.

• As vantagens dessa integração são muitas e muito destacadas, já que tudo ocorre dentro do SAP Business One. Dessa forma, não é necessário um treinamento adicional ou a gestão de mudanças.

• As pessoas que recebem os documentos que devem assinar, não precisam de certificado digital.

• Os trabalhadores que enviam documentos para assinatura não precisam adicionar informações adicionais nem gerenciar nada extra. A enorme flexibilidade nos processos permite o desenvolvimento de qualquer tipo de funcionalidade de maneira integrada.

• Para os gerentes e gestores, é uma grande vantagem, pois acelera a gestão dos recursos.

• Há uma ampla gama de tipos de assinatura, o que resulta em uma maior possibilidade de utilização.

• Resolve-se a custódia dos arquivos com a gestão da documentação do ERP de maneira automática.

• Os envios são totalmente automatizados, assim, realiza-se a emissão, a assinatura e a custódia sem necessidade de um controle exaustivo de pessoal.

• Pode-se fazer um acompanhamento global do processo de assinatura no próprio ERP, com a notificação do término deste, com o que o controle é absoluto.

SEIDOR One: a solução para integrar assinaturas digitais no SAP Business One

Assim, em conclusão, a implementação da fatura digital já é uma realidade em nosso país. A necessidade de uma maior eficiência nos processos de trabalho passa por utilizar cada vez mais e melhor as tecnologias. Para isso, uma solução perfeita é integrar as assinaturas digitais VIDsigner com SAP Business One.

A simplificação dos processos e agilidade nas gestões acelerarão a velocidade de criação de negócios e, com isso, a produtividade das empresas. Aspectos como redução de custos, minimização de riscos, cumprimento legal e eliminação de erros serão os objetivos a serem alcançados para essa maior eficiência.

Na SEIDOR One temos uma grande experiência na implementação de sistemas ERP, bem como na integração do VIDsigner com SAP Business One para assinaturas eletrônicas. Nossos consultores personalizam nosso software para encontrar a solução exata, seja qual for o seu negócio e setor.

Oferecemos a possibilidade de integrar em sua empresa um dos ERPs mais sólidos e potentes do mercado com as ferramentas de gestão necessárias. Entre em contato conosco e nossa equipe de consultores estará à sua disposição para ajudar e esclarecer todas as dúvidas.

Na SEIDOR One sabemos o quão importante é hoje em dia a digitalização das empresas e, por isso, daremos todo o suporte necessário para que você esteja na linha de frente em termos de tecnologia.