O que é o controle de inventário e quais sistemas de inventário existem?

O controle de inventário, definição e os diferentes sistemas que existem

A definição de controle de inventário é aquele sistema que permite realizar uma gestão dos estoques de um armazém, tanto na entrada quanto na permanência ou na saída. O objetivo final é a otimização dos custos e conseguir que o uso dos estoques seja o melhor.

A gestão leva à otimização, de maneira que se torna imprescindível contar com práticas para alcançar suas metas. É aqui que entra em jogo o conceito de sistema de inventários, que é o que proporciona a ordem. Existem vários sistemas de inventários em função das características de cada empresa.

É preciso pensar que, conforme a complexidade de cada situação, o melhor método será um ou outro. O que sim convém ter em conta é que hoje se pode fazer um controle de inventário complexo em menos tempo. Não em vão, os ERP permitem processar automaticamente uma quantidade enorme de dados e, o que é mais, trabalhar a partir de um local periférico para realizar as modificações de informação.

Hoje em dia, podemos destacar três sistemas de inventários: global, analítico e perpétuo. Tome nota, que isso te interessará para decidir o sistema que mais te interessa:

Sistema de inventários global

O sistema de inventários global destaca-se por sua funcionalidade e simplicidade. Neste caso, o que se faz é incluir em uma mesma conta, denominada "mercadorias", todas as operações do inventário. Se não se tem conhecimentos especializados, é uma forma de começar e de manter um registro mínimo.

Os passos que se têm que registrar são vários, mas sempre na mesma conta. Em primeiro lugar, a situação de partida das mercadorias. Posteriormente, as compras. Em terceiro lugar, as vendas das mercadorias. Por outro lado, é preciso registrar as devoluções e os gastos de compra. Toda essa informação poderá ser centralizada de forma que você não perderá tempo nem se dispersará. Este tipo de sistema é próprio das antigas lojas, por sua simplicidade na hora de fazer cálculos e, evidentemente, é analógico.

A virtude do sistema de inventários global é, por sua vez, seu principal inconveniente. Como não há detalhamento, você não poderá conhecer a quantidade de mercadorias que movimentou, nem os custos ou o valor final do que foi vendido. Este sistema obriga a que também se faça um inventário físico. Portanto, embora seja um sistema básico, paradoxalmente acaba supondo uma duplicidade de esforços.

Sistema analítico ou por memorização

O sistema analítico é aquele que se concentra em conhecer quanto valem todos os elementos que estão incluídos nas operações. Isso implica que se abra uma conta específica para cada elemento, de maneira que a contabilização será realizada assim. Isso traz vantagens como conhecer o valor de cada conta e as perdas e ganhos.

E quais são os elementos que devem ser considerados? Em primeiro lugar, a conta de estoques. Depois, é necessário adicionar uma conta de compras. Em terceiro lugar, deve-se incluir uma seção de despesas para compras. Posteriormente, será incluída uma conta de devoluções sobre vendas. Em quinto lugar, é necessário adicionar uma conta de descontos sobre vendas. A sexta conta que deve constar é a de vendas. Em sétimo lugar, será incluída uma seção de devoluções sobre compras. E, finalmente, haverá uma conta de descontos sobre compras.

Este sistema tem a grande desvantagem de que você desconhece a quantidade de mercadorias nem se houve perda destas. E isso te obrigará, para conhecê-lo, a fazer um inventário físico.

Sistema de inventário perpétuo

O sistema de inventário perpétuo é o de implementação mais complexa, mas, por sua vez, o mais eficaz. A mecânica é realizar um controle de informações de entrada e saída de mercadorias a todo momento.

Essa mecânica permite que você saiba quanto vendeu, os lucros ou perdas e o valor final do inventário. Em geral, para obter essas informações, o que se faz é incluir todos os movimentos, de forma que a consulta que você pode fazer seja exata e te ajude a tomar decisões com maior certeza. Esta é a razão pela qual, nos últimos anos, é uma tipologia que ganhou peso graças ao desenvolvimento das novas tecnologias e do Big Data.

Este sistema tem a vantagem evidente da precisão e, se você dispõe de meios técnicos, é o melhor. O principal inconveniente é que, em geral, você precisará de um ERP especializado que permita registrar todos os passos.

Como um ERP ajuda nas suas tarefas de controle de inventário?

Os ERP são o software que permite realizar um controle de estoques de ponta a ponta. Hoje é possível dispor da informação de entrada da mercadoria, das compras, vendas, devoluções e controlar qualquer extravio.

Como isso é conseguido? Em primeiro lugar, contratando a solução adequada que inclua todos os módulos necessários. Em segundo lugar, realizando as mudanças em tempo real, e isso pode ser conseguido com nosso ERP na nuvem. Finalmente, permitindo o acesso a qualquer pessoa autorizada a partir de qualquer dispositivo. Isso evitará que as operações tenham que ser realizadas várias vezes e, com isso, a conhecida perda de tempo. Não é necessário estar em um ponto fixo para controlar as entradas e saídas de mercadorias e isso facilita o trabalho.

Por todas essas razões, hoje é aconselhável contar com um ERP para controlar o inventário. E, o que é mais, isso permitirá seguir um sistema de inventário perpétuo, mesmo em PMEs.

Conclusão

O controle de inventário é um elemento imprescindível para uma gestão inteligente das suas mercadorias e para tirar o máximo proveito delas. Está procurando um software especializado para garantir os melhores resultados? Na SEIDOR Business One fornecemos soluções de ERP que permitirão realizar uma correta gestão de estoques. É possível conseguir um software para todo tipo de empresas, tanto de produção como de distribuição ou serviços. Contate-nos se quiser saber mais!