Software de finanzas: O que é? ❘ 5 funcionalidades

Software de finanças: definição e principais funcionalidades

A definição de software de finanças é a de um programa de gestão que permite realizar operações de faturamento, vendas e contabilidade da sua empresa. É importante destacar que existem várias opções específicas para pequenas e médias empresas (PMEs).

Quando falamos de um software de finanças para fazer faturas, estamos acostumados à ideia da fatura automática. E, na verdade, você deve saber que esse tipo de solução vai muito além disso. No final, trata-se de ferramentas integrais que permitem realizar múltiplas operações. Além disso, hoje existem alternativas específicas para empresas de diferentes setores, o que facilita o trabalho.

O fato é que esses tipos de softwares são aplicados para múltiplas funcionalidades. As mais importantes que cobrem são as seguintes:

1. Configuração das faturas

A primeira coisa que você precisa saber é que este tipo de software permite gerenciar e configurar as faturas automaticamente, incluindo todos os campos necessários. Isso permite que você tenha o documento, envie-o ao cliente e o armazene minimizando o risco de perdas.

O software permite calcular os conceitos e, automaticamente, incluir os descontos, retenções e impostos correspondentes. Por outro lado, também serão incluídos os dados da sua empresa e os do cliente. Esta funcionalidade é a mais conhecida porque, evidentemente, simplifica o processo. Em geral, os dados já foram introduzidos em um campo anterior, e basta preenchê-los onde corresponde.

É importante destacar que as faturas podem ser de vários formatos. Em primeiro lugar, existe a fatura convencional. Por outro lado, a fatura simplificada, ou ticket (válido em alguns casos). Finalmente, o pagamento de recibos. O que é conveniente, neste caso, é que você conheça bem qual é o seu setor de atividade para aproveitar ao máximo o software. Há empresas que podem utilizar indistintamente os três formatos, enquanto outras utilizam apenas um ou dois.

Hoje em dia, é importante destacar que esta é a funcionalidade mais básica deste tipo de software. No entanto, você deve se certificar de que ele atende corretamente às suas necessidades.

2. Controle de despesas e receitas

O controle de despesas e receitas é outra das funcionalidades que este software possui. E acrescentamos que é extremamente eficaz porque você tem dados rápidos sobre a situação patrimonial da sua empresa.

A ideia é que você possa realizar um cálculo, seja mensal, trimestral, semestral ou anual. Esses dados, tanto de receitas quanto de despesas, podem ser interpretados de forma bruta ou líquida. Em resumo, a chave é que seja muito mais fácil realizar um controle das finanças e contabilidade, porque aqui também são registradas as faturas que, efetivamente, foram cobradas. Além disso, também serão incluídos alertas no caso de haver algo pendente de cobrança.

Os balanços que podem ser feitos são extraoficiais ou oficiais. Seja como for, você pode realizar lançamentos de maneira direta e automática, tanto para o balanço contábil quanto para a demonstração de resultados. Em ambos os casos, será cumprido o que exige o Plano Geral de Contabilidade de 2007.

3. Gestão de pagamentos com o banco

A gestão de pagamentos e recebimentos com o banco também pode ser realizada através de um software de finanças. O motivo é que geralmente há uma integração completa que permite tomar decisões.

Economizar tempo e realizar as operações com mais facilidade é um dos aspectos que você deve conhecer. Por exemplo, no caso de você ter várias contas bancárias, esta é uma das boas maneiras de centralizar toda a operação. Além disso, você também terá acesso ao saldo bancário de todas as contas disponíveis, o que permite fazer outros movimentos. Consequentemente, se o que você deseja é realizar uma gestão integral dos seus movimentos bancários, isso facilita o trabalho.

É interessante, portanto, que você saiba que essa funcionalidade já está incorporada em vários softwares financeiros. E é especialmente útil nas PMEs, pois simplifica muito o trabalho.

4. Relatório de resultados com um software de finanças

O relatório de resultados é muito interessante se o que você quer é ter uma ideia aproximada de como está o seu negócio. No entanto, é importante indicar que este relatório pode incluir informações diversas.

Geralmente, o documento mais conhecido é o de perdas e lucros em um determinado período. Mas, também, você pode fazer essa conta para saber qual foi o faturamento de um determinado dia ou as vendas com um cliente específico. Dependendo do tipo de empresa, esses relatórios serão diferentes, abrangendo datas ou clientes distintos. Em tempos de Big Data e Inteligência Artificial (IA), dispor de todas essas informações permite planejar com critério.

Portanto, o relatório de resultados é outro dos complementos que você pode encontrar em algumas soluções de software de finanças. A chave é que você tenha dados suficientes para, no futuro, tomar outras decisões.

5. Preparação de orçamentos

A preparação de orçamentos é outra das funcionalidades que são apreciadas ao utilizar este tipo de software em contabilidade. Nesses casos, a execução pode ser feita de duas maneiras diferentes.

A primeira possibilidade que você tem é a de simular um documento de proforma, esclarecendo que não é oficial. No entanto, outra opção que essas soluções incluem, e que recomendamos, é a de criar um orçamento específico; isso é bom para as empresas de serviços, de modo que valerá a pena considerar esse tipo de solução. Muitas vezes, e especialmente para operações de um certo valor, é necessário propor um orçamento ao cliente potencial para que ele avalie a oferta.

No final, o que se trata é que você possa adaptar sua solução às circunstâncias da sua empresa. É bom, portanto, que você leve isso em consideração porque, em determinadas empresas, essa funcionalidade é muito importante.

Conclusão

Os softwares financeiros são uma solução muito interessante, especialmente se contarem com as funcionalidades adequadas. Na SEIDOR você encontrará várias opções adaptadas a diferentes tipos de empresas, tanto de distribuição quanto de fabricação ou comercialização. Contate-nos para saber mais!